Abonnement

Dokos permet la création et la gestion des abonnements client. Créez des abonnements mensuels, annuels etc.

Pour accéder à la liste des abonnements, allez sur :

Accueil > Ventes > Abonnement

1. Comment créer un abonnement

1. Cliquer sur en haut à droite sur le bouton ➕ Ajouter Abonnement pour créer un nouveau
2. Sélectionnez un client
3. Indiquez la société et choisissez la devise de transaction
4. Enregistrez

2. Caractéristiques

2.1 Période d'abonnement

La période d'abonnement vous permet de définir la date de début de l'abonnement ou de définir une date pour commencer une période d'essai.

• Sélectionnez une date de début d'abonnement ou une date de début de période d'essai

2.2 Paramètre d'abonnement

Dans la section Paramètre, vous allez choisir les différentes options possibles pour cet abonnement :

• Génération d'une commande client au démarrage de la période
• Génération de la facture au début de la période: par défaut la facture est générée à la fin de la période
• Validation automatique de la facture après sa création : Si cette option n'est pas cochée, la facture reste en brouillon pour validation manuelle
• Choisir l'intervalle de facturation de l'abonnement : Jour, Semaine, Mois ou Année
• Définir la fréquence de facturation : Nombre de fois que votre abonné va recevoir la facture de l'abonement. Par exemple, si vous avez choisi un intervalle par mois et une fréquence sur 1, il recevra une facture par mois.
• Le nombre de jours avant échéance : Nombre de jours maximum pendant lesquels l'abonné peut payer les factures générées par cet abonnement avant d'être considéré en retard.
• Générer une demande de paiement automatiquement: Option permettant de créer une demande de paiement pour chaque facture générée. Cette option s'accompagne de la possibilité de choisir quelles passerelles de paiement seront proposées au client pour son réglement, quel modèle d'email sera utilisé pour envoyer un email automatiquement au client, ainsi que le format d'impression à utiliser pour générer le PDF de la facture accompagnant l'email.

2.3 Plans d'abonnement

La notion de plan de d'abonnement consiste à lier un article avec une devise, une règle de détermination du prix et un intervale de facturation. Vous pouvez créer autant de plans d'abonnement que nécessaire.

Dans une même facture vous ne pouvez ajouter que des plans d'abonnements ayant la même devise, la même règle de détermination du prix et le même intervale de facturation.

Si votre plan d'abonnement est lié à un plan de facturation Stripe, vous pouvez l'ajouter dans la section plans de passerelles de paiement.

2.3.1 Dates de début et de fin

Chaque plan d'abonnement peut avoir une date de début et une date de fin d'abonnement. Lors de la génération des factures, le plan doit être encore valide pour être pris en compte. Il n'est pas possible de facturer des plans d'abonnement au pro-rata.

2.4 Taxes

Pour ajouter des taxes à votre abonnement, vous devez sélectionner un Modèle de frais et taxes de vente ou ajouter des taxes manuellement dans le tableau des taxes et frais de vente.

Le total des taxes et frais est affiché sous le tableau. En cliquant sur Répartition des taxes vous afficherez toutes les composantes de taxes et leurs montants.

Vous pouvez également ajouter une Règle de livraison pour les articles dans votre abonnement.

2.5 Réductions

En plus d'offrir des remises par article, vous pouvez ajouter une remise à la totalité de l'abonnement dans cette section.
Cette remise peut être basée sur le total TTC ou sur le total HT.
La remise additionnelle peut être définie en pourcentage ou en montant.

2.6 Termes et conditions

Vous pouvez sélectionner un modèle de termes et conditions et le modifier en fonction des spécificités de la transaction.

2.7 Passerelles de paiement

Lorsque le client paie son premier mois d'abonnement, la passerelle de paiement liée à cet abonnement est automatiquement mise à jour. Elle permet la génération automatique des paiements suivants ou la liaison avec un webhook reçu depuis la passerelle de paiement.

3. Annuler un abonnement

Actions > Annuler l'abonnement

Mettez la date d'annulation de cet abonnement. Si la dernière facture doit être générée au pro-rata des jours d'abonnements, cochez la case correspondante.

4. Cas d'usage

Le tiers lieu Mappemonde souhaite mettre en place une formule d'abonnement mensuel à son espace de coworking.

4.1. Création d'un modèle d'abonnement

Nous allons donc créer un modèle d'abonnement prévoyant les règles de génération de factures qui s'appliqueront à tous les clients souscrivant à cette offre.

Vous pouvez retrouver le détail de ce modèle sur la démo en ligne: https://tierslieux.dokos.io/app/subscription-template/Coworking%20mensuel

• Une facture sera générée une fois par mois
• Les abonnements démarreront systématiquement le 1er du mois
• Les factures seront générées en début de période
• les factures seront validées automatiquement après leur génération
• Une demande de paiement sera générée avec chaque facture
  • Seul le paiement par carte bancaire sera proposé
  • Le modèle d'email Notification de facture sera utilisé pour envoyer automatiquement un email au client avec un lien de paiement et sa facture. Si le paiement peut être déclenché automatiquement par Dokos, le lien de paiement ne sera pas ajouté dans l'email.
  • Le format d'impression de facture "Facture Mappemonde" sera utilisé pour générer le PDF de facture associé à l'email.
• Nous choisissons de facturer le plan d'abonnement Coworking mensuel
  • Ce plan d'abonnement est composé d'une ligne de facturation comprenant une quantité de l'article Coworking mensuel. Son prix sera déterminé automatiquement pour chaque client sur la base de la liste de prix qui lui est applicable.

4.2. Création d'un abonnement

4.2.1. Premier mois

Pour créer notre premier abonnement, nous cliquons sur Actions > Créer un abonnement Nous pouvons le retrouver en accédant à la liste des abonnement via les Documents liés du tableau de bord. Il n'est pas immédiatement actif afin de nous laisser le temps de faire d'éventuelles modifications avant son déclenchement. Nous pouvons l'activer en cliquant sur Vérifier si l'abonnement est à jour.

Dès qu'il est actif, on peut constater qu'une facture de vente a été générée ainsi qu'une demande de paiement. Nous pouvons vérifier la facture et s'assurer que l'article Coworking mensuel a bien été facturé au prix attendu pour ce client.

Dans la demande de paiement nous retrouvons l'email qui a été envoyé au client, avec l'adresse du destinataire, correspondant au contact principal du client, sélectionné dans l'abonnement.

En cliquant sur le lien de paiement (lien dans le mail et dans la barre latérale de gauche), on vérifie que le client peut bien régler par carte bancaire.

A la validation du paiement par le client, la passerelle de paiement renvoie une Demande d'intégration qui permet à Dokos de créer l'écriture de paiement associée à la facture et de solder la facture.

4.2.2. Deuxième mois et mois suivants

Le deuxième mois, le processus est le même: l'abonnement déclenche la création d'une facture et d'une demande de paiement. Cette fois-ci la passerelle de paiement a conservé les informations de paiement du client, nous sommes donc en mesure de déclencher le paiement automatiquement sans demander au client de ressaisir ses informations de carte bancaire. L'email envoyé ne contiendra pas de lien paiement et Dokos déclenchera le paiement automatiquement.

Plan d'abonnement

La notion de plan de d'abonnement consiste à créer un plan avec la table des articles, des quantités, des prix et la période. Vous pouvez créer autant de plans d'abonnement que nécessaire.

Dans une même facture vous ne pouvez ajouter que des plans d'abonnements ayant la même devise, la même règle de détermination du prix et le même intervale de facturation.

Si votre plan d'abonnement est lié à un plan de facturation Stripe, vous pouvez l'ajouter dans la section plans de passerelles de paiement.

A la différence, un modèle d'abonnement vous permettra de définir la devise, les intervales de facturation et d'autres paramètres spécifiques.

Pour accéder à la liste des plans d'abonnements, allez sur :

Accueil > Lieu > Abonnement > Plan d'abonnement

1. Comment créer un plan d'abonnement ?

1. Allez sur la liste des plans d'abonnements, cliquez sur Ajouter un Plan d'abonnement
2. Renseignez les différents champs suivant :
   • Indiquez un Nom du plan
   • Remplissez la table des articles (quantités, articles, prix, dates)

2. Détails du plan d'abonnement

2.1 Portail

• Modifiable sur portail : Si la case est cochée, alors le plan d'abonnement pourra être modifié depuis le portail.
• Limiter au groupe de client : Sélectionnez le groupe de client qui aura accès au portail avec ce plan d'abonnement.

2.2 Description du portail

Dans cette section, indiquez une description pour ce plan d'abonnement. Cette description sera affichée sur le portail client.

Modèle d'abonnement

Un modèle d'abonnement vous permettra de définir la devise, les intervales de facturation et d'autres paramètres spécifiques.

Le modèle d'abonnement pourra être utilisé dans la création de vos abonnements.

Pour accéder à la liste des modèles d'abonnement, allez sur :

Accueil > Lieu > Abonnement > Modèle d'abonnement

1. Comment créer un modèle d'abonnement ?

1. Allez dans la liste des modèles d'abonnement, cliquez sur Ajouter Modèle d'abonnement.
2. Remplissez les différents champs suivant :
   • Indiquez le nom du modèle d'abonnement
   • Choisissez une devise
   • Indiquez le nombre de jours avant échéance

2. Détails du modèle d'abonnement

2.1 Paramètres

• Générer une commande client au début de la période : Pour activer cette option, cochez la case.
• Générer une facture au début de la période : Pour activer cette option, cochez la case.
• Valider la facture automatiquement : Pour activer cette option, cochez la case.
• Générer une demande de paiement automatiquement : Pour activer cette option, cochez la case.
• Intervalle de facturation : Définissez un intervalle de facturation (Jour, Semaine, Mois, Année).
• Fréquence de facturation : Choisissez le nombre de facturation dans l'intervalle. Par défaut, la fréquence est de 1.
• Date de début : Choisissez la date de début de l'abonnement (Date de création, 1er jour du mois, 15 du mois, Dernier jour du mois).

2.2 Plan

Depuis cette section, gérez vos paramètres de plan :

Vous pouvez sélectionner un plan d'abonnement qui sera relié au modèle d'abonnement. Dès que vous aller créer un abonnement depuis ce modèle, alors le plan sera également généré sur l'abonnement.

2.3 Réductions

Depuis cette section, gérez vos paramètres de Réductions :

• Appliquer une Remise Supplémentaire Sur : Total TTC ou Total net
• Pourcentage de réduction additionnel : Indiquez un pourcentage de réduction sur l'abonnement.
• Montant de la réduction additionnelle : Indiquez un montant de réduction sur l'abonnement.

2.4 Termes et conditions

Depuis cette section, gérez vos paramètres de termes et conditions :

• Sélectionnez un modèle de Termes et conditions.

2.5 Portail

Depuis cette section, gérez vos paramètres de portail :

• Disponible sur le portail : Si cochée, alors ce modèle d'abonnement sera visible sur le portail
• Description du portail : Renseignez une description du modèle d'abonnement.

2.6 Passerelles de paiement

Depuis cette section, gérez les passerelles de paiement :

• Sélectionnez les passerelles de paiement autorisé pour ce modèle (Stripe, GoCardless..)

Mettre en place un abonnement sur le portail utilisateur

Dans Dokos, vous allez pouvoir créer des articles "Abonnement" qui pourront être choisi par vos adhérents / clients depuis le portail utilisateur.

L'adhérent pourra acheter un abonnement en l'ajoutant au panier puis en validant sa commande. Le processus d'achat sera identique à celui pour l'achat d'un article / réservation d'un article.

Pour accéder aux abonnements, allez sur :

Accueil > Lieu > Section abonnement

Pré-requis

Pour mettre en place le système d'abonnement sur votre portail web, il est nécessaire de configurer certains documents :

• Créez un article : Il sera par la suite configuré en Abonnement
• Créez un Groupe d'article Abonnement (facultatif) : Pouvoir ajouter vos Articles - Abonnement dans ce nouveau groupe d'article.
• Ajoutez le groupe d'article dans la barre de navigation du portail

1. Créez les documents Abonnements

1.1 Le plan d'abonnement

Rappel : La notion de plan de d'abonnement consiste à créer un plan avec la table des articles, des quantités, des prix et la période.

• Allez dans la section abonnement, cliquez sur Ajoutez un plan abonnement

• Indiquez un nom de plan : Pour l'exmemple, "Abonnement Pass Tiers-Lieux"
• Ajoutez un article : Sélectionnez un article ou créez un article qui sera utilisé pour l'abonnement. Pour l'exemple, on a créé l'article "Abonnement Pass Tiers-Lieux
• Indiquez la quantité : Ici on indique 1, car dans notre cas il s'agit d'un seul Pass Tiers-Lieux.
• Le prix : Le prix sera repris selon le prix de votre article. Point de vigilance : Actuellement, même si vous avez bien configurer un prix pour l'article, si vous faites enregistrer, le prix indiquera 0. Mais le système prendra bien en compte le prix de l'article.
• Faites Enregistrer

1.2 Le modèle d'abonnement

1. Allez dans la section abonnement, cliquez sur Ajouter un modèle d'abonnement

2. Indiquez les différents paramètres
   • Générer une commande client : Utile si la facture est générer en fin de mois. Cela vous permettra d'avoir un "Prévisionnel" des abonnements en cours.
   • Générer une facture au début de la période
   • Valider la facture automatiquement
   • Générer une demande de paiement automatiquement : Dès qu'un abonnement sera choisi par un adhérent. Il sera notifié par Email pour payer son abonnement et recevoir la facture.

• Activez le modèle sur le portail : Cochez Disponible sur le portail

1.3 Configurez votre article en Abonnement

• Allez sur l'article qui a été ajouté dans le plan d'abonnement
• Allez dans la section, Détails des ventes
• Cochez la case : Est un article à vendre
• Créer un abonnement basé sur :** Sélectionnez le modèle** que vous venez de créer (Cf Partie 1.2).

• Dans la section Site Web : Cochez la case Afficher sur le site Web

• Faites Enregistrer

2. Configuration du portail utilisateur

Dans notre cas, j'ai ajouté un nouveau Groupe d'article que j'ai nommé Abonnement. L'article Abonnement Pass Tiers-Lieux a été ajouté à ce groupe d'article. Modifiez ce groupe dans la configuration de l'article.

Dans ce groupe d'article, j'ai coché la case Activé sur le site web dans la section Paramètres du site web. Et le nom de Route (URL), j'ai indiqué "Abonnement"

1. Ajoutez le groupe d'article dans la barre de navigation

1. Allez dans les Paramètres du site web, puis dans la section Menu de Navigation.
2. Ajoutez une nouvelle ligne
3. Indiquez le nom du Libellé : Nom qui sera affiché sur la barre
4. Ajoutez le lien, qui est la route du groupe d'article > /abonnement

5. Faites Enregistrer

Allez sur le portail client

Maintenant tout est bien configuré. Si vous allez sur le portail client, vous avez bien une nouvelle section dans la barre de navigation.

En allant sur ce lien, vous allez bien retrouver votre article. Vous allez pouvoir Ajouter l'Article (Abonnement) dans le panier puis de l'acheter.

En confirmant l'achat, l'abonnement sera oppérationnel.