Crédits de réservation

Crédits de réservation

Les crédits de réservation sont des unités de valeur prépayées que les utilisateurs peuvent utiliser pour effectuer des réservations au sein de l'entreprise. Ils sont particulièrement utiles pour les tiers-lieux, comme les espaces de coworking, où les membres peuvent acheter des crédits et les utiliser pour réserver des espaces ou des services.

Cette fonctionnalité a été pensée pour permettre les achats d'heures de location de salles et/ou d'espace de coworking et le décompte de ces heures a posteriori.

Avantages des crédits de réservation

• Flexibilité : Permet aux utilisateurs de réserver des services selon leurs besoins sans devoir payer à chaque fois.
• Simplicité : Facilite la gestion des réservations et des paiements, tant pour les utilisateurs que pour les gestionnaires du lieu.
• Fidélisation : Encourage les utilisateurs à revenir et à utiliser les crédits déjà achetés, créant ainsi une relation continue avec le tiers-lieu.

Principes de fonctionnement

Achat et attribution de crédits :

• Achat de crédits : Les utilisateurs peuvent acheter des crédits de réservation via le site e-commerce.
• Attribution de crédits : Les administrateurs peuvent attribuer des crédits aux utilisateurs en fonction de leur abonnement, de leur adhésion ou d'autres critères définis.

Utilisation des crédits :

• Les utilisateurs peuvent utiliser leurs crédits pour réserver des services, des espaces (comme des salles de réunion), des équipements, ou tout autre type de ressource réservable.
• Lors de la réservation, le système déduit automatiquement les crédits nécessaires du compte de l'utilisateur.
• Utilisation des crédits via le site e-commerce : Lorsqu'un utilisateur souhaite réserver un service (par exemple, une salle de réunion ou un espace de travail), il peut utiliser les crédits disponibles sur son compte. Une fenêtre s'ouvre lors de l'ajout d'un service au panier, proposant d'utiliser les crédits pour le paiement.

Gestion des crédits :

• Suivi des crédits : Dokos permet de suivre le solde de crédits des utilisateurs.
• Expiration des crédits : Il est recommandé de définir une date d’expiration pour les crédits afin de gérer les réservations de manière efficace et encourager leur utilisation dans un délai raisonnable.

Exemple pratique :

Supposons qu'un utilisateur ait acheté 4 tickets de coworking pour une demi-journée chacun. S'il souhaite réserver une journée complète, deux tickets seront automatiquement déduits de son compte.

Prérequis

• Créer un article

Les types de crédit de réservation

Crédits achetés seuls :

• Description: Les utilisateurs peuvent acheter un certain nombre de crédits à l'avance qu'ils pourront utiliser pour réserver des services ou des produits ultérieurement.
• Exemple: Un utilisateur achète 10 crédits à l'avance pour réserver des salles de réunion ou des équipements.
• (2) Article associé : Un article de type ticket.

Crédits basés sur l'abonnement :

• Description: Les crédits sont accordés de manière périodique (mensuelle, annuelle, etc.) en fonction de l'abonnement de l'utilisateur. (Récurrence)
• Exemple: Un utilisateur ayant un abonnement mensuel reçoit 20 crédits chaque mois pour réserver des espaces de travail ou des activités.
• (2) Article associé : Un article de type abonnement.

Les types de crédits de réservation permettent de définir les règles de conversion et d'utilisation des crédits associés à des articles et des unités de mesure spécifiques. Cela facilite la transformation des lignes de facturation en crédits de réservation utilisables pour des services ou des produits futurs.

Règles de conversion

Les règles de conversion permettent de transformer un article facturé en crédits de réservation et vice-versa. Par exemple, un article vendu en heures de coworking peut être converti en crédits de réservation équivalents en fonction des règles définies.

Couples article/Unité de mesure

• Transformation en crédits de réservation

(4) Indique le nombre de crédits alloués pour chaque achat de l'article.

Le couple article/Unité de mesure permet au système de convertir automatiquement les lignes de facturation en crédits de réservation. Par exemple, la vente de 10 heures de coworking peut être transformée en 10 crédits de réservation d'une heure chacun.

• Conversion de réservation en crédits déductibles

En miroir, le système utilise un tableau de conversion pour convertir une réservation en crédits déductibles. Par exemple, si une réservation d'une journée entière de coworking est effectuée, elle peut être convertie en un nombre spécifique de crédits basés sur les règles définies (par exemple, 8 crédits pour une journée complète).

Utilisation

• Crédits achetables séparément : Les utilisateurs peuvent acheter des crédits directement sans passer par une réservation spécifique, ce qui leur permet de les utiliser ultérieurement selon leurs besoins.
• Automatique : Lorsqu'un utilisateur fait une réservation, le système déduit automatiquement les crédits nécessaires de son solde en fonction des règles définies.

Exemple 1

Mappemonde vend des Ticket coworking utilisables dans son Espace de coworking

Exemple 2

Mappemonde vend des lots de 10 Tickets coworking utilisables dans son Espace de coworking

Crédits de réservation / Addition de crédits de réservation

Les crédits de réservation peuvent être ajoutés de trois manières différentes:

1. Manuellement
2. Automatiquement à chaque validation de facture de vente
3. Automatiquement via un abonnement

Ajout manuel de crédits de réservation

Vous pouvez ajouter des crédits de réservation manuellement en renseignant les informations suivantes:

• Date: Date de début de validité des crédits
• Date d'expiration: Si vous ne renseignez rien, la date sera calculée en fonction de la durée prévue dans le type de crédit de réservation sélectionné Si vide, les crédits n'auront pas de date d'expiration
• Client: Le client auquel ces crédits seront alloués
• Utilisateur: Si renseigné, les crédits ne seront utilisables que par cet utilisateur
• Type de crédits de réservation: Le type de crédit alloué
• Quantité achetée: La quantité achetée et allouée au client

Ajout automatique à la validation de la facture de vente

Lors de la validation d'une facture, le logiciel vérifie si le couple Article/Unité de mesure présent dans chaque ligne de facturation donne droit à une allocation de crédits de réservation. Si une correspondance est trouvée, le nombre de crédits alloués correspondra à la quantité définie dans la ligne de facturation multipliée par le nombre de crédits indiqué dans le type de crédits de réservation correspondant.

Ajout automatique via un abonnement

Dans les abonnements, dans la section crédit de réservation, il est possible de définir des règles d'allocation de crédits. Vous pouvez ajouter des lignes pour chaque type de crédits de réservations que vous souhaitez allouer. Indiquez une quantité ainsi qu'une règle de récurrence. Dokos allouera les crédits selon cette règle.

Exemples

1. Chaque abonné mensuel peut bénéficier de 4 heures de réservation de salle de réunion gratuite par semaine pendant toute la durée de son abonnement.

👉 Chaque semaine 4 unités de Ticket salle de réunion à l'heure sont alloués au client. Ces tickets expirent 7 jours plus tard, donc à la fin de la semaine.

2. Chaque abonné mensuel peut bénéficier de 10 heures de réservation de salle de réunion gratuite à utiliser pendant son mois d'abonnement.

👉 Chaque mois (ou à chaque début de nouvelle période de facturation) 10 unités de Ticket salle de réunion à l'heure sont alloués au client. Ces tickets expirent 30 jours plus tard.

Utilisations de crédit de réservation / Déduction de crédits

La déduction de crédits peut se faire:

• Manuellement
• Via une réservation d'articles

Déduction manuelle

Pour déduire des crédits de réservation manuellement sélectionnez:

• L'utilisateur qui a utilisé des crédits (Optionnel)
• Le client auquel déduire les crédits
• Le type de crédits de réservation à déduire
• La quantité à déduire

Déduction automatique via une réservation d'articles

Lors de la création d'une réservation d'articles via le portail utilisateur (ou site E Commerce), la case Déduire des crédits de réservation est cochée lorsque les utilisateurs décident d'utiliser leurs crédits de réservation. Cela déclenche la création automatique d'une déduction de crédits de réservation pour le couple Article/Unité de mesure sélectionnés.

Solde de crédits de réservation

1. Suivi des crédits :

• Permet de suivre combien de crédits de réservation chaque utilisateur a, combien ont été utilisés et combien restent.

2. Gestion des utilisations :

• Les administrateurs peuvent voir les utilisations des crédits de réservation pour mieux comprendre les tendances de réservation et optimiser la gestion des ressources.

3. Accès basé sur les rôles :

• Le système permet de définir des rôles spécifiques pour accéder et gérer les rapports de solde de crédits de réservation. Cela assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier ces informations. 4