Suivi envoi d'email

Dans cas d'usage, nous allons voir comment afficher un champ qui va indiquer si un email a été envoyé à votre contact.

Explication du Cas :

L'objectif est de savoir si le document a bien été envoyé à votre contact quand vous allez sur un document comme une commande client ou une facture de vente.

Lors de la création d'une commande client :

1. Si vous cochez la case Envoyé un email automatiquement
2. Alors dès que cette case est cochée
3. Et que le document Commande client est Validé
4. Un email est envoyé automatiquement.
5. Puis, une fois que l'email est envoyé, le champ Statut Email est modifié avec la valeur Envoyé

Étape 1

Pour débuter il faut ajouter des nouveaux champs à votre document. Nous allons ajouter une nouvelle section pour la séparer des autres sections et ajouter deux champs qui seront :

• Email envoyé automatiquement : Avec une case à cocher.
• Statut Email envoyé : En choisissant manuellement envoyé ou non envoyé. Et pour automatiser cela, nous allons configurer une automation pour mettre la valeur Envoyé.

Étape 2

Par la suite, pour automatiser l'action de l'envoi de l'email et du changement de la valeur pour le champ Statut Email envoyé, nous allons créer une notification.

1. Ajouter des champs personnalisés

Nous allons ajouter deux champs qui seront utilisés :

• Un champ de saut de section
• Email envoyé automatiquement : Oui ou non
• Email Statut : Pas envoyé ou Envoyé

1.1 Ajouter un premier champ : Email envoyé automatiquement

Tout d'abord, il faut ajouter sur le type de document Commande client / Facture de vente le champ Envoyé un email automatiquement.

Nous allons voir ce cas pour le type de document : Commande client

1. Allez sur le document Commande client
2. Cliquez sur les 3 petits points en haut.
3. Faites Personnaliser

Vous allez arriver sur le document Personnalisation du formulaire pour le document Commande de vente

4. Allez dans la section Champs, puis en bas faites Ajouter une ligne

5. Renseignez la ligne des champs comme suit :
   • Indiquez dans Libellé : Envoyé un email automatiquement
   • Indiquez dans Type : Vérifier
   • Dans Nom : Il sera mis automatiquement à l'enregistrement
6. Faites Modifier, tout à droit de la ligne du nouveau champ.
7. Déplacez ce champ où vous souhaitez le faire apparaître dans le document par exemple à la ligne 18.

1.2 Ajouter un second champ : Statut Email

Tout d'abord, il faut ajouter un nouveau champ qui permettra de savoir si l'email a bien été envoyé avec les options (Pas envoyé, Envoyé).

1. Allez dans la section Champs, puis en bas faites Ajouter une ligne
2. Renseignez la ligne des champs comme suit :
   • Indiquez dans Libellé : Email Statut
   • Indiquez dans Type : Sélectionner
   • Dans Nom : Il sera mis automatiquement à l'enregistrement

• Indiquez dans Option : Pas envoyé, Envoyé en sautant des lignes pour chaque option.

3. Faites Modifier, tout à droit de la ligne du nouveau champ.
4. Dans la section Autorisation, coché la case Autoriser les modifications après validation

5. Déplacez ce champ où vous souhaitez le faire apparaître dans le document par exemple à la ligne 19.

Voici les champs que vous obtenez à la fin.

2. Créer une notification et modification d'un champ automatiquement

Il faut créer une nouvelle notification qui sera exécutée dès que le champ "Envoyé un email automatiquement" est coché sur votre commande/facture

Pour ce faire, il faut :

1. Allez dans le document Notification
2. Ajoutez une notification
3. Indiquez un nom d'usage
4. Sélectionnez le canal Email

2.1 Section Filtre

• Sujet : Il s'agit du nom de l'objet qui sera envoyé au client
• Type de document: Sélectionnez Commande client
• Envoyer une alerte lors de l'événement : Valider

2.2 Section Condition

• Condition : Indiquez doc.{nom_du_champ}Le nom du champ correspond au champ Email envoyé automatiquement dans le document Commande client. Cela signifie que si ce champ est coché, alors la notification sera exécutée dès que la cas est coché et à la validation du document.

2.3 Section Modifier une propriété après la notification

• Modifier une propriété après la notification : Sélectionnez le champ Staut Email
• Valeur à définir : Indiquez Envoyé

2.4 Section Destinataires

• Ajoutez une nouvelle ligne
• Destinataire par champ de document : Sélectionnez contact_email

2.5 Section Message

• Indiquez le contenu de l'email qui sera envoyé au client.
  

2.6 Impressions

• Joindre une impression de document : Cochez cette case pour que votre document soit envoyé en pièce jointe dans l'email.

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