Les clients

1. Création d'un client

Un client, est une personne, une entreprise ou une organisation qui achète des biens ou des services fournis par votre entreprise.

Dokos permet la gestion des clients (c’est-à-dire les personnes morales) et la gestion des contacts (c’est-à-dire les personnes physiques). Il est possible d’avoir un client de type « entreprise » avec plusieurs contacts associés (les responsables des achats, les contacts pour la facturation, etc).

Un client est une donnée de base ne nécessitant aucun prérequis. Cependant, il est possible de créer un client à partir d'une piste ou d'une opportunité existant dans Dokos, transformant ces pistes et opportunités en clients officiels, facilitant ainsi la transition de prospects à clients réels.

• Piste: Une piste est une entrée initiale dans le processus de vente, représentant un potentiel client qui a montré un certain intérêt pour vos produits ou services mais qui n'a pas encore engagé de transaction.
• Opportunité : Une opportunité est une étape avancée dans le processus de vente où la piste a exprimé un intérêt plus concret, et il y a des discussions plus détaillées sur une éventuelle transaction.

Paramétrage

Afin de faciliter la création de vos clients, il est possible de définir certaines informations par défaut dans les paramètres de vente.

1. Système de nommage: Chaque client possède un identifiant unique, qui est le nom du document dans lequel sont renseignés les informations du client. Cet identifiant du client peut être basé sur le nom complet du client ou sur un numéro de série.
   Si vous choisissez de le baser sur le nom complet du client, en cas d'homonymes, Dokos rajoutera automatiquement un "-1" à la fin du nom pour les différencier.
   Si vous choisissez de le baser sur une série, vous pouvez définir le préfixe de cette série dans le type de document Paramètres de nommage des documents.

2. Groupe de client: Définissez le groupe de client par défaut. Il s'agit généralement du groupe de client le plus souvent sélectionné.
3. Région par défaut: Définissez la région qui sera sélectionnée par défaut dans le client.

Fonctionnalités

Les informations renseignées dans la fiche client servent ensuite de valeurs par défaut dans les transactions. Par exemple, si vous mettez la langue d'impression "fr" dans la fiche du client, les documents générés pour ce client (devis, factures, ...) seront imprimés par défaut en français. Vous pouvez toujours modifier cette valeur dans le document correspondant au moment de sa création.

Devise et liste de prix

• Devise de facturation: La devise de votre client peut être différente de la devise de votre société. Ce champ est à remplir si vous souhaitez facturer votre client en USD alors que votre société facture habituellement en EUR.

• Liste de prix par défaut: Sélectionnez une liste de prix applicable à ce client s'il ne s'agit pas de la liste de prix par défaut ou de celle associée à son groupe de clients. ➡️ Voir la documentation concernant les listes de prix

Comptabilité

Cette fonctionnalité vous permet notamment de définir un compte comptable spécifique à chaque client, si vous ne souhaitez pas utiliser le système de comptes auxiliaires proposé par défaut dans Dokos.

Comme cette fonctionnalité est compatible avec le mode multi-société, vous pouvez renseigner un compte par société.

Limite de crédit et conditions de paiement

• Modèle de termes de paiement par défaut: si un modèle de conditions de paiement est défini ici, il sera automatiquement sélectionné dans transactions de vente.

• Limite de crédit: Permet de définir une limite de crédit par société.

Informations additionnelles

• Langue d’impression: Permet d'imprimer les devis/factures/etc. automatiquement dans la langue du client.
• Est gelé: Toute nouvelle écriture comptable associée à ce client est interdite. Seuls les utilisateurs ayant le rôle attribué dans le champ Rôle autorisé à geler des comptes et à modifier des écritures gelées des paramètres des comptes sont autorisé à valider des écritures associée à ce client.
• Programme de fidélité: Permet d'associer un client à un programme de fidélité.
• Partenaire de vente: Permet de lier un client à un partenaire commercial avec un pourcentage de commission associé.
  Les partenaires de vente sont généralement en dehors de la société.
• Équipe des Ventes: Permet de lier un client à un vendeur associé à un pourcentage de commission.
  Les vendeurs sont généralement internes à la société.

2. Groupes de clients

Le groupe de clients est une agrégation de clients possédant des caractéristiques communes.

Ils vous permettent d'organiser vos clients et de les associer dans le but de faciliter le paramétrage et l'analyse des transactions.:brVous pouvez créer une hiérarchie de groupes de clients, composée de parent/noeuds et d'enfants/feuilles.

Attribuer une limite de crédit, une liste de prix par défaut et un modèle de conditions de paiement par défaut

Vous pouvez attribuer la limite de crédit, la liste de prix et les conditions de paiement et elles seront automatiquement appliquées lorsqu'un client appartenant au groupe de clients est sélectionné dans une transaction de vente.:brSi vous avez effectué cette configuration au niveau du client, la configuration de la fiche client sera prioritaire.

Territoires

Un territoire est une zone géographique utilisée pour catégoriser vos transactions.

Responsable régional

Vous pouvez affecter un responsable régional qui s'occupe des ventes de cette région.

Objectifs de vente

Ici, vous pouvez définir des objectifs de vente spécifiques basés sur les champs suivants :

• Groupe d'articles
• Exercice fiscal
• Qté cible
• Montant cible
• Distribution cible

Notes CRM et activités sur la fiche client

La fiche client affiche directement deux sections complémentaires pour le suivi commercial :

• Notes CRM — notes libres liées au client (appels, réunions, remarques)
• Activités — liste des activités ouvertes et historique complet des interactions

Ces sections permettent aux équipes commerciales de consulter l'historique d'un client sans quitter la fiche, en évitant les allers-retours vers le module CRM.

Tableau de bord des prix et articles autorisés

La fiche client donne accès à deux panneaux de gestion tarifaire :

• Tableau de bord des prix — liste tous les prix d'articles associés à ce client (liste de prix dédiée ou tarifs individuels)
• Gestionnaire d'articles par partie — permet de restreindre les articles disponibles pour ce client dans les devis et commandes

Pour configurer des articles réservés à certains clients uniquement, consultez la page Articles autorisés par client ou fournisseur.

Indicateurs du tableau de bord

Exemple — Maison Verte SARL En ouvrant la fiche de Maison Verte SARL, le commercial voit immédiatement dans le panneau de liens : 5 factures de vente — Total facturé 12 400,00 € — En attente 1 800,00 €. Il identifie en un coup d'œil qu'un solde reste à encaisser, sans avoir à ouvrir chaque facture.

Sur la fiche client, le panneau de documents liés affiche des indicateurs financiers calculés à la volée pour les deux groupes clés :

Factures de vente

• Total facturé : somme des montants nets de toutes les factures liées à ce client
• En attente : montant total des factures validées dont le solde restant est supérieur à zéro

Règlements

• Total payé : somme des montants encaissés sur les écritures de paiement liées
• Non alloué : montant des paiements reçus qui ne sont pas encore affectés à une facture

Ces indicateurs sont des repères rapides pour avoir une vue d'ensemble de la relation financière avec le client. Pour une analyse détaillée (par période, par article, par vendeur), utilisez les rapports dédiés dans le module Ventes ou Comptabilité.

Profil de rôle portail depuis le groupe de clients

Lorsqu'un utilisateur est associé à un client (via son portail), Dokos lui attribue automatiquement le profil de rôle configuré sur la fiche client ou, à défaut, sur son groupe de clients. Ce profil détermine les accès disponibles sur le portail (consultation des commandes, des factures, suivi des réservations, etc.).

Exemple — Maison Verte SARL Tous les clients du groupe "Entreprise" ont accès au portail avec le profil "Client B2B" — qui inclut la consultation des commandes et le téléchargement des factures. Lorsqu'un contact de Maison Verte se connecte au portail, ses accès sont automatiquement configurés selon ce profil, sans intervention manuelle.

La mise à jour des rôles se fait automatiquement en arrière-plan à chaque enregistrement de la fiche client, garantissant que les droits restent cohérents avec la configuration du groupe.