Documentation
Paramétrage

Les clients

Dans Dokos, la gestion des clients est conçue pour être complète et intégrée, offrant une solution puissante pour gérer toutes les interactions et transactions avec vos clients de manière efficace et productive.

1. Création d'un client

Un client, est une personne, une entreprise ou une organisation qui achète des biens ou des services fournis par votre entreprise.

Dokos permet la gestion des clients (c’est-à-dire les personnes morales) et la gestion des contacts (c’est-à-dire les personnes physiques). Il est possible d’avoir un client de type « entreprise » avec plusieurs contacts associés (les responsables des achats, les contacts pour la facturation, etc).

Un client est une donnée de base ne nécessitant aucun prérequis. Cependant, il est possible de créer un client à partir d'une piste ou d'une opportunité existant dans Dokos, transformant ces pistes et opportunités en clients officiels, facilitant ainsi la transition de prospects à clients réels.

  • Piste: Une piste est une entrée initiale dans le processus de vente, représentant un potentiel client qui a montré un certain intérêt pour vos produits ou services mais qui n'a pas encore engagé de transaction.
  • Opportunité : Une opportunité est une étape avancée dans le processus de vente où la piste a exprimé un intérêt plus concret, et il y a des discussions plus détaillées sur une éventuelle transaction.
Découvrir comment créer un client sur la démo
Laissez-vous guider par le parcours du document pour créer votre client sans difficulté.

Paramétrage

Afin de faciliter la création de vos clients, il est possible de définir certaines informations par défaut dans les paramètres de vente.

  1. Système de nommage: Chaque client possède un identifiant unique, qui est le nom du document dans lequel sont renseignés les informations du client. Cet identifiant du client peut être basé sur le nom complet du client ou sur un numéro de série.
    Si vous choisissez de le baser sur le nom complet du client, en cas d'homonymes, Dokos rajoutera automatiquement un "-1" à la fin du nom pour les différencier.
    Si vous choisissez de le baser sur une série, vous pouvez définir le préfixe de cette série dans le type de document Paramètres de nommage des documents.
L'identifiant du client sert également de numéro de tiers de facturation.:brSi vous prévoyez d'échanger des fichiers avec votre comptable/expert comptable, il faut probablement utiliser la même nomenclature que dans son logiciel de comptabilité.
  1. Groupe de client: Définissez le groupe de client par défaut. Il s'agit généralement du groupe de client le plus souvent sélectionné.
  2. Région par défaut: Définissez la région qui sera sélectionnée par défaut dans le client.

Fonctionnalités

Les informations renseignées dans la fiche client servent ensuite de valeurs par défaut dans les transactions. Par exemple, si vous mettez la langue d'impression "fr" dans la fiche du client, les documents générés pour ce client (devis, factures, ...) seront imprimés par défaut en français. Vous pouvez toujours modifier cette valeur dans le document correspondant au moment de sa création.

Devise et liste de prix

  • Devise de facturation: La devise de votre client peut être différente de la devise de votre société. Ce champ est à remplir si vous souhaitez facturer votre client en USD alors que votre société facture habituellement en EUR.
Si vous prévoyez de facturer en devise étrangère, pensez également à créer un compte comptable en devise étrangère pour enregistrer correctement les transactions comptables correspondantes.:brSi vous préférez enregistrer les écritures comptables sur le compte de tiers par défaut (devise société) cochez la case Autoriser les factures multi-devises en contrepartie d'un seul compte de tiers dans les paramètres de comptabilité.

Comptabilité

Cette fonctionnalité vous permet notamment de définir un compte comptable spécifique à chaque client, si vous ne souhaitez pas utiliser le système de comptes auxiliaires proposé par défaut dans Dokos.

Comme cette fonctionnalité est compatible avec le mode multi-société, vous pouvez renseigner un compte par société.

Limite de crédit et conditions de paiement

  • Modèle de termes de paiement par défaut: si un modèle de conditions de paiement est défini ici, il sera automatiquement sélectionné dans transactions de vente.
Vous pouvez également définir des termes de paiement par défaut au niveau des groupes de clients ou au niveau de la société.:brDans les paramètres de comptabilité, vous pouvez églement définir un délai de paiement par défaut pour les factures. Cette option évite d'avoir à créer des termes de paiement.
  • Limite de crédit: Permet de définir une limite de crédit par société.

Informations additionnelles

  • Langue d’impression: Permet d'imprimer les devis/factures/etc. automatiquement dans la langue du client.
  • Est gelé: Toute nouvelle écriture comptable associée à ce client est interdite. Seuls les utilisateurs ayant le rôle attribué dans le champ Rôle autorisé à geler des comptes et à modifier des écritures gelées des paramètres des comptes sont autorisé à valider des écritures associée à ce client.
  • Programme de fidélité: Permet d'associer un client à un programme de fidélité.
  • Partenaire de vente: Permet de lier un client à un partenaire commercial avec un pourcentage de commission associé.
    Les partenaires de vente sont généralement en dehors de la société.
  • Équipe des Ventes: Permet de lier un client à un vendeur associé à un pourcentage de commission.
    Les vendeurs sont généralement internes à la société.

2. Groupes de clients

Le groupe de clients est une agrégation de clients possédant des caractéristiques communes.

Ils vous permettent d'organiser vos clients et de les associer dans le but de faciliter le paramétrage et l'analyse des transactions.:brVous pouvez créer une hiérarchie de groupes de clients, composée de parent/noeuds et d'enfants/feuilles.

Découvrir les groupes de clients dans la démo

Attribuer une limite de crédit, une liste de prix par défaut et un modèle de conditions de paiement par défaut

Vous pouvez attribuer la limite de crédit, la liste de prix et les conditions de paiement et elles seront automatiquement appliquées lorsqu'un client appartenant au groupe de clients est sélectionné dans une transaction de vente.:brSi vous avez effectué cette configuration au niveau du client, la configuration de la fiche client sera prioritaire.

Territoires

Un territoire est une zone géographique utilisée pour catégoriser vos transactions.

Découvrir les territoires dans la démo

Responsable régional

Vous pouvez affecter un responsable régional qui s'occupe des ventes de cette région.

Objectifs de vente

Ici, vous pouvez définir des objectifs de vente spécifiques basés sur les champs suivants :

  • Groupe d'articles
  • Exercice fiscal
  • Qté cible
  • Montant cible
  • Distribution cible