Demande de congé

Dokos permet à vos employés de demander des congés via les demandes de congé et de les faire approuver par les approbateurs de congé.

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1. Prérequis

• Avant de créer une demande, un contrat de travail incluant l'attribution des congés doit être défini si ce mode est sélectionné.
• Un approbateur doit être défini, soit au niveau du département, soit pour chaque employé.

2. Comment créer une demande de congés

Un tableau des congés alloués et disponibles sera affiché selon les congés pris. Ensuite, l'employé peut définir les dates et soumettre sa demande.

1. Sélectionnez le nom de l'employé
2. le type de congé.
3. Définissez la durée du congé en indiquant la date de début et la date de fin. En fonction des dates sélectionnées, les champs "Nombre total de jours de congé demandés" et "Solde de congé avant la demande" s'afficheront.
4. Si le congé appliqué est d'une demi-journée, cochez la case demi-journée.
5. Sélectionnez la date de comptabilisation de la demande de congé. Vous pouvez la modifier si elle est différente du jour de la saisie de la demande.
6. Cochez la case « Suivre par e-mail » pour envoyer une notification de la demande de congé à l'approbateur des congés.
7. Une fois que l'employé enregistre la demande de congé, le statut de la demande de congé passe à "Ouvert" et un e-mail est envoyé à l'approbateur des congés pour approbation.

8. À réception de l'e-mail de notification, l'approbateur des congés peut soit approuver, rejeter, ou annuler la demande. Une fois sa décision prise, il procède à la soumission de la demande de congé. Suite à cette soumission, le statut du document est automatiquement mis à jour en fonction de l'action effectuée, et une notification par e-mail est envoyée à l'employé concerné.

3. Flux de la demande de congés.

Le flux du processus de demande de congé est résumé ci-dessous :

• L'employé demande un congé via Demande de congé.
• L'approbateur reçoit une notification par e-mail. Pour cela, la case à Suivre par e-mail doit être cochée.
• L'approbateur examine la demande de congé.
• L'approbateur approuve/rejette/annule la demande de congé
• L'employé reçoit la notification sur l'état de sa demande de congé

      
graph TD
A[Employé demande un congé via Demande de congés] --> B[Approbateur reçoit une notification par e-mail]
B --> C[Approbateur examine la demande]
C --> D[Approbateur approuve, rejette ou annule la demande]
D --> E[Employé reçoit une notification pour lui annoncer la décision]

    

4. Flux de travail

La création d'un flux de travail permet de définir et de personnaliser les étapes nécessaires à l'approbation ou au rejet d'un document. Ce flux de travail remplace le flux par défaut de Dokos.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur la page Flux de travail.

5. Caractéristiques

5.1 Configuration de l'approbateur de congé

Un approbateur de congé est un utilisateur chargé d'approuver les demandes de congé d'un employé. Il peut être configuré à deux niveaux : département et employé. Au niveau du département, plusieurs approbateurs peuvent être définis, avec un approbateur par défaut. Si un approbateur est aussi défini au niveau de l'employé, celui-ci prend la priorité. Si l'approbateur sélectionné n'a pas accès à la demande, elle peut lui être partagée avec l'autorisation "soumettre". Il est également possible de paramétrer les employés pour qu'ils gèrent leurs propres demandes.

5.2 Saisie rapide depuis la vue calendrier

La vue calendrier du module Congés offre une méthode de saisie rapide pour créer une demande de congé sans quitter le calendrier.

Comment l'utiliser :

1. Ouvrez la liste des demandes de congé et basculez en vue calendrier (icône calendrier en haut à droite).
2. Sélectionnez une plage de dates directement sur le calendrier en cliquant-glissant sur les jours souhaités.
3. Un dialogue de saisie rapide s'ouvre automatiquement avec les dates de début et de fin pré-remplies.

Champs disponibles dans le dialogue :

Résumé des métriques affiché dans le dialogue :

Dès que l'employé, le type de congé et les dates sont renseignés, le dialogue affiche un résumé en trois indicateurs :

• Jours alloués — quota total attribué pour ce type de congé
• Jours utilisés — jours déjà consommés sur la période
• Jours restants — solde disponible après la demande en cours

Ces indicateurs se mettent à jour dynamiquement à chaque modification des champs.

Comportement et validations :

• La liste des types de congé est filtrée côté serveur selon l'employé et la date effective ; les types non applicables n'apparaissent pas.
• L'approbateur de congé est synchronisé automatiquement selon les règles habituelles (département puis employé). L'enregistrement est bloqué tant qu'aucun approbateur n'est défini.
• Le dialogue est disponible uniquement en vue mensuelle ; les vues semaine et jour ne permettent pas la saisie rapide.
• Le bouton Ouvrir le formulaire complet permet d'accéder au formulaire détaillé de la demande tout en conservant les données saisies dans le dialogue.

Exemple :

Camille, employée chez Maison Verte SARL, souhaite poser trois jours de congés payés la semaine prochaine. Elle ouvre le calendrier des congés, sélectionne les trois jours concernés, choisit le type « Congés payés » dans le dialogue qui s'ouvre, vérifie qu'il lui reste 12 jours disponibles dans le résumé, puis clique sur Enregistrer. La demande est créée et l'approbateur reçoit automatiquement une notification.

      
sequenceDiagram
    participant E as Employé
    participant C as Calendrier
    participant D as Dialogue rapide
    participant S as Serveur
    E->>C: Sélectionne une plage de dates
    C->>D: Ouvre le dialogue (dates pré-remplies)
    E->>D: Choisit le type de congé
    D->>S: Filtre les types disponibles (employé + date)
    S-->>D: Liste des types applicables
    D->>S: Récupère les métriques (alloués / utilisés / restants)
    S-->>D: Résumé affiché
    D->>S: Synchronise l'approbateur
    S-->>D: Approbateur défini
    E->>D: Clique sur Enregistrer
    D->>S: Crée la demande de congé
    S-->>E: Notification envoyée à l'approbateur

    

5.3 Spécificités pour la France

Pour les entreprises soumises au droit du travail français, Dokos applique des règles de calcul adaptées lors de la création d'une demande de congé.

Calcul des jours en droit français :

Lorsque le type de congé est configuré pour utiliser le calcul français (congés payés légaux), le nombre de jours décomptés tient compte :

• du mode de calcul choisi : jours ouvrables (tous les jours sauf dimanche et jours fériés) ou jours ouvrés (jours travaillés dans l'entreprise, généralement du lundi au vendredi) ;
• des jours fériés tombant dans la période de congé, selon les règles légales en vigueur.

Ce calcul est effectué automatiquement par le système dès que les dates de début et de fin sont renseignées dans le formulaire ou dans le dialogue de saisie rapide.

Exemple :

Thomas, salarié de Bureau Moderne, pose une semaine de congés payés du lundi 28 avril au vendredi 2 mai. Le 1er mai étant férié, le système décompte 4 jours ouvrés au lieu de 5, conformément à la législation française.

6. Application mobile

L'application mobile permet aux employés de soumettre leurs demandes de congé et aux approbateurs de les gérer facilement.

Pour plus d'informations, consultez la page dédiée àl'application mobile RH