Événements

1. Créer l'événement

1. Détails

• Ajoutez le Sujet
• Définissez une Catégorie d'événement : L'événement peut être une réunion, un événement, un appel, l'envoi d'un email, autre.
• Sélectionnez un Type d'événement : Il peut être public ou privé. Si l'événement est public, l'onglet "Site web" apparait.
• Indiquez Commence le : Indiquez la date de début
• Indiquez Termine le : Indiquez la date de fin
• Pour voir le Statut : Visualiser le statut de votre événement
• Toute la journée : Cochez la case si votre événement dure toute la journée.
• Répéter cet événement : Cochez la case pour répéter cet événement. Une fenêtre s'ouvrira et vous allez pouvoir indiquer la fréquence, répété jusqu'au, intervalle de fréquence.
• Synchroniser avec Google Agenda : Cochez la case pour synchroniser l'événement sur Google Agenda.

2. Site web

• Publié : Cochez cette case pour rendre l'événement visible sur le site web. Cela rendra l'événement accessible au public ou aux utilisateurs désignés en fonction des paramètres de visibilité.
• Visible pour :* Tous : L'événement sera visible par tous les visiteurs du site web, qu'ils soient connectés ou non.
  • Rôle : Limitez la visibilité de l'événement aux utilisateurs connectés avec un rôle spécifique. Par exemple, seuls les administrateurs ou un groupe particulier d'utilisateurs pourront voir l'événement.
• Autoriser les inscriptions : Activez cette option pour permettre aux participants de s'inscrire en ligne pour l'événement.
• Autoriser inscriptions multiples : Permet aux utilisateurs de s'inscrire pour plusieurs places à partir d'un seul compte utilisateur/adresse email.
• Autoriser les annulations : Cochez cette case pour permettre aux participants d'annuler leur inscription.
• Formulaire d'inscription : Sélectionnez le formulaire web que les participants utiliseront pour s'inscrire à l'événement. Ce formulaire peut être personnalisé pour collecter des informations spécifiques nécessaires à l'événement.

Le formulaire web permet d'activer la collecte d'un paiement à la validation du formulaire par l'utilisateur.

3. Participants et références

Participants

Dans cette section, vous avez la possibilité d'indiquer les participants qui seront présents pour l'événement. La liste de participants peut inclure des personnes s'étant inscrites via le portail en ligne ou des personnes que vous ajoutez manuellement, comme des intervenants. Si les participants s'inscrivent en ligne, un document Inscription à l'événement sera automatiquement généré et accessible depuis la liste de Liens de l'événement.

Référence de l'événement

Fonctionnalité

• Type de document de référence : Cette colonne vous permet de sélectionner le type de document dans Dokos que vous souhaitez associer à l'événement. Par exemple, cela pourrait être une tâche, un projet, une commande de vente, etc.
• Nom de la référence : Une fois le type de document de référence choisi, cette colonne vous permet de spécifier le nom ou l'identifiant précis du document à lier. Cela établit un lien direct entre l'événement et ce document spécifique.

Utilisation

• Suivi des liens : En associant des documents à un événement, vous pouvez facilement accéder aux informations pertinentes sans avoir à naviguer manuellement dans différents modules.
• Contexte et coordination : Cela permet de fournir un contexte supplémentaire à l'événement. Par exemple, si une réunion est organisée pour discuter d'un projet particulier, lier ce projet à l'événement aide à centraliser les informations et à améliorer la coordination.
• Gestion intégrée : La gestion des événements devient plus intégrée avec les autres processus de l'entreprise, permettant une meilleure traçabilité et une gestion plus cohérente.

Exemple :

Réunion de Projet :

• Type de document de référence : Projet
• Nom de la référence : Projet 258-A

Cela signifie que la réunion est directement liée au projet "Projet 258-A", facilitant l'accès rapide aux détails du projet pendant la réunion.

2. Inscription à un événement

Lorsque vous créez un événement public, vous pouvez permettre les inscriptions en ligne. Chaque inscription générera un document Inscription à un événement contenant les coordonnées de la personne qui s'est inscrite ainsi que le statut de son inscription (Confirmée / Annulée) Vous pouvez créer une inscription manuellement depuis le bureau de Dokos si vous ne souhaitez pas permettre les inscriptions en ligne.

Permettre les inscriptions en ligne

Si le type d'événement de votre événement est Public, une section Site web apparaît en haut. Commencez par Publier votre événement pour le rendre visible sur le site web. Vous avez la possibilité de définir différentes options de visibilité:

• Tous: Votre événement est visible à tous, utilisateurs connectés comme utilisateurs invités. Tout le monde peut y accéder depuis Internet.
• Rôle: Votre événement est visibile uniquement aux utilisateurs connectés ayant le rôle que vous avez choisi. Cette option est pratique pour publier des événements réservés à vos utilisateurs/clients.

Personnaliser le formulaire d'inscription

Sans personnalisations, le formulaire d'inscription demande les informations suivantes:

• Nom
• Prénom
• Adresse email
• Numéro de mobile

Dans un certain nombre de cas, vous voudrez collecter des informations additionnelles ou même un paiement une fois le formulaire rempli. Il faut alors utiliser un formulaire web.

Utilisation d'un formulaire web

Un formulaire web est une version publique d'un formulaire (Type de document) de Dokos. Il reprend les champs de son document référence, mais peut être personnalisé pour n'afficher que quelques champs publiquement.

Il faut donc que nous utilisions un formulaire associé au type de document Inscription à un événement pour qu'une fois rempli en ligne, une Inscription à un événement soit automatiquement créée.

Dans ce formulaire web, vous pouvez ajouter des champs provenant de votre document de référence (via le bouton Obtenir des champs) et éventuellement autoriser les paiements.

Une fois votre formulaire configuré, publiez le pour l'activer.

Collecter un paiement lors de la réservation

Le formulaire web permet d'activer la collecte d'un paiement à la validation du formulaire par l'utilisateur.:br Dans l'onglet Paiements, choisissez d'activer les paiements puis sélectionnez les options correspondants à votre usage:

• Vous pouvez récupérer le montant depuis un champ Montant de l'inscription présent dans la fiche de l'événement.:br Cela vous permet d'utiliser le même formulaire web pour tous vos événements, même si le montant associé à chaque événement est différent.
• Le type de paiement sera probablement Paiement immédiat dans la majorité des cas: les inscrits paieront uniquement leur inscription et leurs coordonnées de paiement n'ont pas besoin d'être enregistrées par la plateforme de paiement pour un paiement ultérieur.:br Il se peut cependant que certains événements ouvrent des droits supplémentaires qui nécessitent des paiements ultérieurs.:br Dans ce cas, l'option Paiement initial suivi de paiements automatiques peut être adaptée.

Flux d'inscription

Voici un exemple de flux d'inscription à un événement, avec paiement.