Transaction bancaire

Ce formulaire affiche les transactions bancaires dans Lyon.

1. Prérequis avant utilisation

Avant d'utiliser la saisie d'opérations bancaires, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :

• Banque
• Compte bancaire

2. Comment utiliser la transaction bancaire

Habituellement, une transaction bancaire n'est pas destinée à être créée manuellement. Il est automatiquement créé à l'aide de du téléchargement du relevé bancaire depuis le Rapprochement Bancaire.

2.1 Champs supplémentaires dans Transaction bancaire

• Date : Date de l'opération bancaire.
• Numéro de référence : Référence de l'opération bancaire.
• Compte bancaire : Le compte bancaire à partir duquel les transactions ont été effectuées.

3. Caractéristiques / Champs

Ces champs sont mis à jour via le rapprochement bancaire et ne sont pas destinés à être modifiés à partir d'ici.

3.1 Devise et débit/crédit

• Débit : Le montant débité.
• Crédit : Le montant crédité.
• Devise : La devise dans laquelle la transaction a été effectuée.
• Description : une description de l'instruction.

3.2 Référence

Numéro de référence : Un chèque ou autre numéro de référence.

3.3 Saisies de paiement

• Document de paiement : Le document par rapport auquel la transaction a été effectuée, qu'il s'agisse d'une facture de vente, d'une note de frais, d'une facture d'achat, d'une écriture de paiement ou d'une écriture au journal.
• Saisie de paiement : La transaction spécifique.
• Montant alloué : Le montant alloué pour cette transaction particulière.
• **Montant alloué **: Le montant total alloué. Montant non alloué : Le montant total non alloué.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire sert à pointer les opérations enregitrées sur votre relevé bancaire avec les transactions enregistrées dans votre logiciel de gestion.

1. Comment importer ses relevés bancaires ?

1.1 Format OFX

1. Téléchargez votre relevé bancaire au format OFX.
2. Allez dans Transaction Bancaire, cliquez sur Menu et sélectionnez Télécharger un relevé en OFX
3. Téléchargez vos transactions

Avec le format OFX, Dokos ne créera pas de doublons, car chaque transaction est identifiée de manière unique. Vous pouvez donc importer un fichier contenant des données déjà téléchargées.

1.2 Format CSV/XLSX

1. Sélectionnez la banque concernée par cet import dans la liste Banque
2. Dans la section Configuration pour l'import de données, créez un mapping entre les données d'en-tête de votre fichier CSV/XLSX et celles du type de document Transaction Bancaire de Dokos.
3. Téléchargez votre relevé bancaire au format CSV ou XLSX. Vérifiez que la ligne d'en-tête soit la première ligne du fichier.
4. Allez dans Transaction Bancaire, cliquez sur Menu et sélectionnez Télécharger un relevé en csv/xlsx
5. Téléchargez vos transactions

Avec le format XLSX/CSV, si le champ reference_number n'est pas renseigné, le logiciel ne pourra pas identifier distinctement les transactions et importera les doublons.

1.3 Importer manuellement les transactions bancaire

Détails de la transaction

1. Allez dans la liste Transaction bancaire, puis cliquer sur Ajouter une Transaction bancaire
2. Indiquez la date de la transaction qui apparaît sur votre compte bancaire
3. Renseignez le numéro de référence de la transaction
4. Choisissez la société concerné par cette transaction
5. Indiquez le compte bancaire

Montant de la transaction

Indiquez le montant de la transaction, soit au débit s'il s'agit d'une sortie, soit au crédit s'il s'agit d'une entrée.

Vous pouvez ajouter une description si besoin.

2. Rapprocher les lignes de relevé bancaire

Ouvrez la page Rapprochement bancaire

1. Sélectionnez le compte bancaire et la période concernés
2. Sélectionnez une ou plusieurs transactions bancaires
3. Sélectionnez le type de transaction à rapprocher
4. Vérifiez que le montant des transactions bancaires correspond au montant des transactions du système
5. Cliquez sur Rapprocher

2.1 Spécificités

Rapprochement 1 <-> n / n <-> n

L'outil de rapprochement permet de rapprocher une ou plusieurs lignes du relevé bancaire avec une transaction dans Dokos (Ecriture de paiement, écriture de journal, ...) Il permet également de rapprocher une ligne du relevé bancaire avec plusieurs transactions dans Dokos. Par contre il ne permet pas de rapprocher plusieurs lignes du relevé bancaire avec plusieurs transactions en même temps.

Création automatique de paiement

Si vous rapprochez une facture, Dokos va automatiquement créer le paiement correspondant. Par contre si la devise de la facture n'est pas celle du compte bancaire, il faudra créer le paiement manuellement.

2.2 Rapprochement avec un Ordre de Paiement

Il est désormais possible de rapprocher une transaction bancaire directement avec un Ordre de Paiement (document regroupant plusieurs paiements fournisseurs émis en une seule opération bancaire, par exemple un virement de masse).

Pourquoi utiliser cette option ?

Lorsque vous effectuez un virement groupé vers plusieurs fournisseurs via un Ordre de Paiement, votre banque enregistre une seule opération pour le montant total. Le rapprochement avec l'Ordre de Paiement permet de faire le lien direct entre cette ligne du relevé et l'ensemble des paiements qu'il regroupe, sans avoir à rapprocher chaque écriture individuellement.

Comment rapprocher un Ordre de Paiement ?

1. Ouvrez la page Rapprochement bancaire.
2. Sélectionnez le compte bancaire et la période concernés.
3. Cliquez sur la transaction bancaire correspondant au virement groupé.
4. Dans le panneau de correspondance, sélectionnez le type Ordre de Paiement.
5. Choisissez l'Ordre de Paiement dont le montant correspond au débit bancaire.
6. Cliquez sur Rapprocher.

Dokos met à jour l'Ordre de Paiement et marque la transaction bancaire comme rapprochée.

Exemple — Bureau Moderne
La comptable émet un Ordre de Paiement regroupant trois virements fournisseurs pour un total de 4 750 €. Le lendemain, le relevé bancaire affiche un débit unique de 4 750 €. Elle sélectionne cette transaction, choisit le type Ordre de Paiement dans le panneau et sélectionne l'ordre correspondant. En un clic, la transaction est rapprochée et l'Ordre de Paiement est mis à jour.

Flux de rapprochement avec un Ordre de Paiement

      
flowchart LR
    A[Ordre de Paiement\ngroupant N virements fournisseurs] --> B[Virement émis\nvers la banque]
    B --> C[Transaction bancaire\nDébit unique sur le relevé]
    C --> D[Rapprochement bancaire]
    D --> E{Type sélectionné}
    E -- Ordre de Paiement --> F[Association directe\nOrdre de Paiement ↔ Transaction]
    E -- Écriture de paiement --> G[Association classique\nEcriture ↔ Transaction]
    F --> H[Transaction rapprochée]
    G --> H

    

2.3 Rapprochement automatique

Stripe

Si vous utilisez la passerelle de paiement Stripe, Dokos peut rapprocher vos paiements avec les versements effectués par Stripe sur votre compte bancaire. Il suffit pour cela de renseigner l'identifiant de "Charge" Stripe dans le champ "Chèque/N° de référence" de l'écriture de paiement.

Nom du document

Si vous demandez à vos clients de mettre le numéro de facture dans les références de virement, Dokos peut alors faire le rapprochement automatiquement lorsque vous cliquez sur "Rapprochement automatique"

La détection du numéro de facture dans la description ou la référence de la transaction bancaire est insensible à la casse : que le donneur d'ordre ait saisi FAC-2605-0006, fac-2605-0006 ou Fac-2605-0006, Dokos reconnaît la facture et effectue le rapprochement.

Exemple — Maison Verte SARL Un virement reçu contient la description paiement fac-2605-0006. Dokos identifie automatiquement la facture FAC-2605-0006 et propose le rapprochement, même si la casse diffère du préfixe configuré dans la série de nommage.

Options locales

La méthode regional_reconciliation permet de configurer des méthodes de rapprochement spécifiques à certaines régions.

Suisse

Vous pouvez ajouter un champ esr_reference dans vos factures pour que Dokos les rapproche automatiquement sur la base du numéro ESR.

Hook

Le hook auto_reconciliation_methods permet de créer vos propres méthodes de rapprochement automatique dans une application personnalisée.

Correspondance par montant non réconcilié

Dans ERPNext, l'outil de rapprochement ne propose en correspondance que les écritures de paiement sans date de rapprochement bancaire (champ clearance_date vide). Dans Dokos, ce filtre est remplacé par une condition sur le montant non réconcilié : seules les écritures dont le champ unreconciled_amount est non nul sont proposées.

Cette approche permet de rapprocher un paiement partiellement alloué avec une nouvelle transaction bancaire pour le solde restant, même si ce paiement a déjà une date de rapprochement.

Exemple — Dokompany Un virement de 1 000 € est partiellement alloué à une facture de 700 €. Il reste 300 € à réconcilier. Dokos propose cette écriture dans la liste de correspondance pour la prochaine transaction bancaire correspondante — même si la première allocation a déjà été rapprochée.

Détection de doublons lors de l'import et de la saisie

Dokos applique deux contrôles automatiques pour éviter les doublons dans les transactions bancaires.

À l'import (OFX ou CSV) — si une transaction avec le même numéro de référence existe déjà pour ce compte bancaire, Dokos l'ignore silencieusement. Il est donc sans risque d'importer plusieurs fois le même fichier de relevé : les lignes déjà présentes ne sont pas dupliquées.

En saisie manuelle — si une transaction avec le même numéro de référence existe déjà pour ce compte bancaire, Dokos bloque la création et affiche une erreur. Si des transactions similaires existent (même date, même montant, même devise, même description), un message d'avertissement est affiché sans bloquer.

Exemple — Dokompany Le comptable importe le relevé de janvier deux fois par erreur. Dokos ajoute les nouvelles lignes et ignore celles déjà présentes. En saisie manuelle d'un virement avec la référence "VIR-2024-001" déjà existante, Dokos refuse la création.