Avance versée aux employés

Parfois, les employés doivent effectuer un déplacement professionnel (Salon, rendez-vous client etc.) et l'entreprise paie un certain montant pour leurs dépenses à l'avance. C'est à ce moment que l'employé peut créer un formulaire d'avance d'employé où des détails tels que l'objet de la dépense et le montant de la dépense peuvent être enregistrés.

Une fois l'avance de l'employé créée par l'employé, l'approbateur des dépenses peut soumettre l'enregistrement de l'avance après vérification. Une fois que l'avance de l'employé est soumise, le comptable libère le paiement et effectue l'entrée de paiement.

Pour accéder à la liste avance des employés, allez sur :

Ressources humaines > Notes de frais > Avance d'employé

1. Prérequis avant utilisation

• Employé
• Département
• Plan comptable

2. Comment créer une avance d'employé

1. Allez sur la liste Avance des employés, cliquez sur ➕ Ajouter Avance versée aux employés.
2. Sélectionnez Employé à qui vous devez donner l'avance.
3. Saisissez l'objet et le montant de l'avance.
4. Sélectionnez le compte d'avance et le mode de paiement.
5. Enregistrer.

3. Caractéristiques

3.1 Enregistrement d'avance de l'employé

L'enregistrement d'avance d'employé peut être créé par n'importe quel employé, mais il ne peut pas soumettre l'enregistrement.

Après avoir enregistré l'avance de l'employé, l'employé doit affecter le document à l'approbateur . Lors de l'affectation, l'utilisateur approbateur recevra également une notification par e-mail. Pour automatiser la notification par e-mail, vous pouvez également configurer l' alerte par e-mail .

Après vérification, l'approbateur des dépenses peut soumettre (accepter) le formulaire d'avance de l'employé ou rejeter la demande.

3.2 Effectuer la saisie du paiement

Avance d'employé via l'entrée de paiement

Après la validation de l'enregistrement d'avance de l'employé, l'utilisateur du compte pourra créer une entrée de paiement à l'aide du bouton Créer.

L'entrée de paiement ressemblera à ce qui suit :

Paiement anticipé des employés par écriture au journal

Alternativement, une écriture de journal peut également être créée contre l'avance de l'employé.

L'avance des employés est payée

Lors de la soumission de l'entrée de paiement/entrée de journal, le montant payé et le statut seront mis à jour dans l'enregistrement d'avance de l'employé.

3.3 Ajuster les avances sur note de frais

Plus tard, lorsque l'employé réclame la dépense, un enregistrement d'avance peut être récupéré dans la note de frais et lié à l'enregistrement de la réclamation.

3.4 Montant du retour

Lorsqu'une avance est versée à un Salarié, il existe trois situations :

• Le montant peut être inutilisé
• Tout peut être utilisé
• Certaines parties peuvent être utilisées

Créez l'Avance d'employé, créez une écriture de paiement pour indiquer que le montant est payé.

• Si le montant n'est pas utilisé, cliquez sur le bouton Retour pour retourner le montant de l'avance payéSi toute l'avance est utilisée, cela se reflétera dans le champ Montant réclamé
• Si seulement un certain montant est réclamé et que le reste est retourné, le montant retourné sera affiché dans le champ « Montant retourné ».