Les fournisseurs

Fournisseurs

Un fournisseur est une personne physique ou morale auprès de qui vous achetez des produits ou des services.

Paramétrage

Afin de faciliter la création de vos fournisseurs, il est possible de définir certaines informations par défaut dans les paramètres d'achat.

1. Système de nommage: Chaque fournisseur possède un identifiant unique, qui est le nom du document dans lequel sont renseignés les informations du fournisseur. Cet identifiant du fournisseur peut être basé sur le nom complet du fournisseur ou sur un numéro de série.
   Si vous choisissez de le baser sur le nom complet du fournisseur, en cas d'homonymes, Dokos rajoutera automatiquement un "-1" à la fin du nom pour les différencier.
   Si vous choisissez de le baser sur une série, vous pouvez définir le préfixe de cette série dans le type de document Paramètres de nommage des documents.

2. Groupe de fournisseurs par défaut: Définissez le groupe de fournisseurs par défaut. Il s'agit généralement du groupe de fournisseurs le plus souvent sélectionné.
3. Liste de prix d'achat par défaut: Définissez la liste de prix qui sera sélectionnée par défaut dans lorsque vous créez un nouveau fournisseur.

Fonctionnalités

Les informations renseignées dans la fiche fournisseur servent ensuite de valeurs par défaut dans les transactions. Par exemple, si vous mettez "USD" comme devise de facturation dans la fiche du fournisseur, les documents générés pour ce fournisseur (commande, factures, ...) seront automatiquement en USD. Vous pouvez toujours modifier cette valeur dans le document correspondant au moment de sa création.

Autoriser la création d'une facture d'achat sans bon de commande ni reçu d'achat

Si l'option Commande fournisseur requis ou Reçu d'achat requis est configurée sur "Oui" dans les paramètres d'achat , elle peut être remplacée pour un fournisseur particulier en activant l'option Autoriser la création de la facture d'achat sans commande fournisseur ou Autoriser la création de la facture d'achat sans reçu d'achat dans la fiche fournisseur.

Devise et liste de prix

• Devise de facturation : la devise de facturation votre fournisseur peut être différente de la devise de votre entreprise. Ce champ est à remplir si vous souhaitez que le logiciel sélectionne automatiquement une devise étrangère lors de la création de vos transactions d'achat.

• Liste de prix : Sélectionnez une liste de prix applicable à ce fournisseur s'il ne s'agit pas de la liste de prix par défaut ou de celle associée à sont groupe de fournisseurs. ➡️ Voir la documentation concernant les listes de prix

Paiements et blocages

• Modèles de termes de paiement par défaut: si un modèle de conditions de paiement est défini ici, il sera automatiquement sélectionné dans les transactions d'achat.
• Bloquer le fournisseur : vous pouvez bloquer les factures et/ou les paiements d'un fournisseur jusqu'à une date précise. Lorsqu'un fournisseur est bloqué, son statut passera à Bloqué.

Les types de blocage sont les suivants :

• Factures: Dokos n'autorisera pas la création de factures d'achat ou de bons de commande pour le fournisseur
• Paiements: Dokos ne permettra pas la création d'écritures de paiement pour le fournisseur
• Tous: Dokos appliquera les deux types de blocage ci-dessus.

Si vous ne définissez pas de date de fin de blocage, Dokos bloquera le fournisseur indéfiniment.

Compte fournisseur par défaut

Cette fonctionnalité vous permet notamment de définir un compte comptable spécifique à chaque client, si vous ne souhaitez pas utiliser le système de comptes auxiliaires proposé par défaut dans Dokos.

Si vous souhaitez avoir un compte comptable par fournisseur, vous devez d'abord ajouter un compte fournisseur dans le plan comptable, puis sélectionner ce compte fournisseur dans la fiche fournisseur.

Comme cette fonctionnalité est compatible avec le mode multi-société, vous pouvez renseigner un compte par société.

Groupes de fournisseurs

Les groupes de fournisseurs permettent de catégoriser les fournisseurs afin de:

• Créer des groupes homogènes auxquels s'appliqueront des règles communes (termes de paiement, comptabilité)
• Utiliser les groupes de fournisseur pour analyser les données d'achat

Notes CRM et activités sur la fiche fournisseur

La fiche fournisseur affiche deux sections pour le suivi relationnel :

• Notes CRM — notes libres sur les échanges avec le fournisseur (négociations, relances, conditions commerciales)
• Activités — activités ouvertes et historique des interactions

Ces sections permettent aux équipes achats de centraliser le suivi sans quitter la fiche fournisseur.

Tableau de bord des prix et articles autorisés

La fiche fournisseur donne accès à deux panneaux :

• Tableau de bord des prix — liste tous les prix d'articles associés à ce fournisseur
• Gestionnaire d'articles par partie — restreint les articles disponibles pour ce fournisseur dans les commandes et factures d'achat

Pour configurer des articles réservés à certains fournisseurs, consultez la page Articles autorisés par client ou fournisseur.

Indicateurs du tableau de bord

Exemple — Bureau Moderne L'équipe achats ouvre la fiche du fournisseur Bureau Moderne et aperçoit directement : 3 factures d'achat — Total facturé 8 200,00 € — En attente 2 100,00 €. Elle sait immédiatement qu'un règlement est à prévoir, sans parcourir chaque facture.

Sur la fiche fournisseur, le panneau de documents liés affiche des indicateurs financiers calculés à la volée pour les deux groupes clés :

Factures d'achat

• Total facturé : somme des montants nets de toutes les factures liées à ce fournisseur
• En attente : montant total des factures validées dont le solde restant est supérieur à zéro

Règlements

• Total payé : somme des montants réglés sur les écritures de paiement liées
• Non alloué : montant des paiements effectués qui ne sont pas encore affectés à une facture

Ces indicateurs sont des repères rapides pour avoir une vue d'ensemble de la relation financière avec le fournisseur. Pour une analyse détaillée (par période, par article, par acheteur), utilisez les rapports dédiés dans le module Achats ou Comptabilité.