Flux de travail

La création d'un flux de travail permet de définir et de personnaliser les étapes nécessaires à l'approbation ou au rejet d'un document. Ce flux de travail remplace le flux par défaut de Dokos.

Pour accéder à la liste de flux de travail, allez sur :

Accueil > Paramètres > Flux de travail

Les notes de frais et les demandes de congés sont les seuls formulaires qui nécessitent obligatoirement un approbateur et qui ont un flux d'approbation par défaut. Le flux de travail personnalisé remplacera ce flux par défaut. Il est possible de créer des flux de travail pour tous les documents présents dans Dokos.

Exemples :

Un devis supérieur à une certaine somme doit être approuvé par le responsable. Une commande fournisseur avec une quantité dépassant un certain nombre d'articles.

Vous pouvez utiliser l'éditeur de flux de travail pour créer des flux de travail de manière visuelle. Cet outil permet de glisser-déposer des états et de les relier entre eux pour établir des transitions. Vous pouvez également modifier leurs propriétés à partir de la barre latérale.

Lorsque vous enregistrez votre schéma, les champs du formulaire en tableau se remplissent automatiquement.

1. Créer un flux de travail

Voici un exemple pour la validation des dépenses avec l'éditeur visuel :

1.1. État

Vous pouvez créer des états selon vos besoins.

Exemple :

• Brouillon : État initial de la dépense.
• Soumis à la validation : La dépense est soumise pour approbation.
• Approuvé : La dépense est approuvée.
• Rejeté : La dépense est rejetée.
• Annulé : La dépense est annulée.

1.2. Statut du document

• Brouillon : Ce statut est à utiliser jusqu'à l'approbation finale.
• Soumis : Ce statut fige le document; il n'est plus modifiable.
• Annulé

1.3. Autoriser la modification uniquement pour :

Vous devez sélectionner le rôle autorisé à modifier l'état. Il est nécessaire de mener une réflexion sur les différents rôles de votre organisation.

1.4. Mettre à jour le champ / mettre à jour la valeur :

Dans certains documents, lorsque aucun flux de travail n'est défini, l'approbateur doit modifier manuellement le statut du document. En mettant en place un flux de travail, vous devez définir le champ à mettre à jour ainsi que la valeur de mise à jour.

les champs de la colonne Mettre à jour le champ ne sont pas mis à jour, un nouveau champ personnalisé sera créé avec le nom que vous avez défini dans le champ Champ d'état du flux de travail.

1.5. Propriété de la transition :

• Les règles de transition déterminent comment les états changent d'un état à un autre.

Exemple : De Brouillon à Soumis à la validation : Action (Bouton) "Soumettre à la validation" par l'employé.

• Vous avez la possibilité de définir des conditions, ce qui peut être utile pour orienter une demande selon son montant.

Exemple : si le montant de la dépense est supérieur à 50 €, l'approbation doit être faite par l'approbateur des notes de frais, alors que si cette dépense est inférieure ou égale à 50 €, l'employé peut lui-même valider sa dépense.

Exemple : Pour une demande de congés : doc.total_leave_days <= 5 permet d'orienter les demandes de congés égales ou supérieures à 5 jours vers un certain approbateur.

Voici un exemple finalisé de flux de travail, avec la visualisation graphique et sous forme de tableau.

2. État du flux de travail

Vous avez la possibilité d'ajouter une couleur pour représenter l'état du flux de travail.

3. Option : Ne pas remplacer le statut.

• le statut de ce flux de travail ne remplacera pas le statut du document dans la vue de liste.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons coché l'option. C'est le statut par défaut du document qui est affiché.

Dans l'exemple ci-dessous, nous n'avons pas coché l'option. C'est donc le statut créé lors de la mise en place du flux de travail qui est visible dans la vue liste de notre dépense.

3.1. Particularité :

Que l'option soit cochée ou non, le statut à l'intérieur du document reste le statut par défaut.

3.2. Personnalisation : Obtenir les deux statuts dans la vue liste.

Ci-dessous le pas à pas pour obtenir une vue liste avec les deux statuts du document.

4. À savoir

Lorsque vous créez un flux de travail pour les notes de frais ou les demandes de congé, vous devez accéder aux paramètres RH pour supprimer l'obligation de renseigner un approbateur dans les documents.

Avant de retirer cette obligation, le champ approbateur est obligatoire (voir la capture d'écran ci-dessous). Après avoir décoché cette option, le champ apparaît toujours dans les formulaires mais n'est plus obligatoire.

Vous avez la possibilité de masquer ce champ en personnalisant le formulaire.

les champs de la colonne Mettre à jour le champ ne sont pas mis à jour, un nouveau champ personnalisé sera créé avec le nom que vous avez défini dans le champ Champ d'état du flux de travail.

5. Exemples :

5.1. Demande de congés :

5.2. Devis supérieur à 100€

6. Actions du flux de travail

Actions de flux de travail est un espace centralisé où vous pouvez suivre et gérer toutes les actions en attente dans vos flux de travail.

Les actions du flux de travail enverront des notifications par e-mail uniquement si la case « Envoyer une alerte par e-mail » est cochée dans le flux de travail que vous avez créé.

Vous pouvez définir un modèle d'e-mail pour les actions du flux de travail sur chaque état. Le modèle peut consister en un message invitant les utilisateurs à passer aux actions de workflow suivantes.

Fonctions autorisées :

• frappe.db.get_value
• frappe.db.get_list
• frappe.session
• frappe.utils.now_datetime
• frappe.utils.get_datetime
• frappe.utils.add à ce jour
• frappe.utils.now

Exemples:

Cela peut être étendu à n'importe quelle propriété du document.

doc.creation > frappe.utils.add_to_date(frappe.utils.now_datetime(), days=-5, as_string=True, as_datetime=True)