Commande Fournisseur

Une commande fournisseur est un contrat conclu avec votre fournisseur selon lequel vous vous engagez à acheter un ensemble d'articles dans des conditions données.

Il est similaire à une commande client, mais au lieu de l'envoyer à une partie externe, vous le conservez pour les enregistrements internes.

      
flowchart LR
	id1(Demande de matériel)-->id2(Appel d'offre)
  id1-->id3(COMMANDE FOURNISSEUR)
  id3-->id4(Facture d'achat)
  id4-->id5(Écriture de paiement)
  id2-->id6(Devis fournisseur)
  id6-->id3
  id4-->id7(Écriture de paiement - Acompte)
  id3-->id8(Reçu d'achat)

    

Pour accéder à la commande fournisseur, allez sur :

Accueil > Achats > Commande fournisseur

1. Prérequis avant utilisation

Avant de créer et d'utiliser un appel d'offre, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants:

1. Un fournisseur
2. Un article

2. Comment créer une commande fournisseur

2.1 Informations de base

• Accédez à la liste des commandes fournisseurs, cliquez sur ➕Ajouter Commande fournisseur.
• Sélectionnez le fournisseur dans la liste.
• Indiquez la date de création de la commande et la date demandé pour le.

2.2 Adresse et contact

• L'adresse et le contact seront récupérés si vous les avez enregistrés dans la "Fiche fournisseur".

2.3 Devise et prix

• La devise renseigné par défaut est celle qui est indiquée dans les "Paramètres d'achat" ou dans les informations de la "Fiche fournisseur".

2.4 Articles de la commande fournisseur

• Entrez le code article, sélectionnez la quantité. Le tarif sera récupéré si vous avez défini le tarif d'achat standard pour l'article dans Prix de l'article .

Informations articles à complèter si vous avez un message "champs Obligatoires Requis dans la table Articles, Ligne X > Description"

• Il suffit de cliquer sur "Modifier" dans ligne produit.

2.5 Taxes et frais

Si votre fournisseur vous facture des taxes supplémentaires ou d'autres frais comme des frais d'expédition ou d'assurance, vous pouvez l'ajouter dans cette section. Cela vous aidera à suivre avec précision vos coûts.

De plus, si certains de ces frais ajoutent à la valeur du produit, vous devrez les mentionner dans le tableau des taxes. Vous pouvez également utiliser des modèles pour vos impôts. Pour plus d'informations sur la configuration de vos taxes, consultez le modèle de taxes et frais d'achat.

Règle de livraison

Une règle d'expédition permet de définir le coût d'expédition d'un article. Le coût augmentera généralement avec la distance d'expédition. Pour en savoir plus, visitez la page des règles d'expédition.

Ceci est très facile à suivre dans Dokos puisque chaque taxe fiscale est également un compte. Idéalement, vous devez créer deux comptes pour chaque type de TVA que vous payez et collectez, «Achat TVA-X» (actif) et «Vente TVA-X» (responsabilité), ou quelque chose à cet effet.

2.6 Remise supplémentaire

Outre l'enregistrement de la remise par article, vous pouvez ajouter une remise à l'ensemble du bon de commande dans cette section. Cette remise pourrait être basée sur le total général, c'est-à-dire après impôts / charges ou total net, c'est-à-dire avant taxes / charges. La remise supplémentaire peut être appliquée sous forme de pourcentage ou de montant.

2.7 Termes et conditions

Dans les transactions de vente / achat, il peut y avoir certaines conditions générales sur la base desquelles le fournisseur fournit des biens ou des services au client. Vous pouvez appliquer les conditions générales aux transactions aux transactions et elles apparaîtront lors de l'impression du document.

2.8 Paramètres d'impression

• En-tête de lettre Vous pouvez imprimer votre demande de devis / bon de commande sur le papier à en-tête de votre entreprise. En savoir plus ici .

«Regrouper les mêmes éléments» regroupera les mêmes éléments ajoutés plusieurs fois dans le tableau des éléments. Cela peut être vu lorsque votre impression.

• Imprimer les titres Les titres de vos documents peuvent être modifiés.

2.9 Informations additionnelles

Cette section affiche le statut de la commande fournisseur. S'il s'agit d'une commande interentreprises.

A noter

Les détails que vous remplissez ici, tels que la règle d'expédition, les taxes, la remise, les conditions générales, etc., proviennent de votre fournisseur et peuvent être enregistrés pour un suivi précis.

A savoir :

La catégorie de taxe sera extraite de la fiche fournisseur si elle est définie Les paramètres d'impression permettent de modifier l'impression de l'offre fournisseur Les conditions générales ici sont celles de votre fournisseur

3. Récupération d'articles

Une commande d'achat peut être créée automatiquement à partir de deux méthodes.

3.1 Depuis la demande de matériel

Pour accéder, allez sur :

Obtenir les articles de > Demande de matériel

Pour utiliser cette méthode il faut au préalable avoir Créer une demande de matériel

Les articles peuvent être récupérés automatiquement dans la commande d'achat à partir des demandes de matériel ouvertes . Pour que cela fonctionne, les étapes suivantes doivent être effectuées:

• Sélectionnez un fournisseur dans le bon de commande.
• Définissez le fournisseur par défaut dans le formulaire Article sous Valeurs par défaut de l'article .
• Une demande de matériel doit présenter un type «achat».
• Cliquez sur le bouton Obtenir les articles des demandes de matériel ouvertes sous le nom du fournisseur.

Une boîte de dialogue apparaîtra avec les demandes de matériel contenant des articles pour lesquels le fournisseur par défaut est le même que celui sélectionné dans le bon de commande. En sélectionnant les demandes de matériel et en cliquant sur Obtenir les articles , les articles seront extraits des demandes de matériel.

3.2 Depuis le devis fournisseur

Pour accéder, allez sur :

Obtenir les articles de > Devis fournisseur

Pour utiliser cette méthode il faut au préalable avoir Créer un devis fournisseur

4. Après l'enregistrement

Une fois que vous avez «Enregistré» votre commande fournisseur, vous pouvez effectuer des actions telles que :

• Ajouter des articles
• Mettre à jour des articles
• Supprimer des articles

• Statut : une fois soumis, vous pouvez conserver la commande fournisseur ou la fermer.
• Créer : à partir d'une commande fournisseur soumise, vous pouvez créer les éléments suivants:
  • Reçu d'achat : Un reçu indiquant que vous avez reçu les articles.
  • Facture d'achat : Une facture / facture pour la commande fournisseur.
  • Saisie de paiement : Une entrée de paiement indique que le paiement a été effectué par rapport à un bon de commande.
  • Écriture de journal : Une entrée de journal est enregistrée dans le grand livre.

5. Livraison directe (dropshipping)

Le dropshipping (ou livraison directe) est un mode de fonctionnement dans lequel votre fournisseur expédie les articles directement chez votre client, sans que les marchandises ne transitent par votre entrepôt.

Dans Dokos, une commande fournisseur liée à une commande client en livraison directe dispose d'un mécanisme dédié pour suivre les quantités livrées, article par article.

5.1 Fonctionnement général

      
flowchart LR
    A(Commande client\nMaison Verte SARL) -->|Livraison directe| B(Commande fournisseur\nBureau Moderne)
    B -->|Le fournisseur expédie| C(Client final)
    B -->|Mise à jour des quantités livrées| D(Suivi dans Dokos)
    D --> E{Livraison complète ?}
    E -->|Non| F(Livraison partielle\nenregistrée)
    E -->|Oui| G(Commande client\nmarquée livrée)

    

Lorsqu'une commande fournisseur est en mode dropshipping, le bouton Mettre à jour la quantité livrée apparaît dans le formulaire. Ce bouton remplace l'ancien mécanisme qui marquait automatiquement la totalité des articles comme livrés en une seule opération.

5.2 Enregistrer une livraison (totale ou partielle)

1. Ouvrez la commande fournisseur concernée.
2. Cliquez sur le bouton Mettre à jour la quantité livrée.
3. Une boîte de dialogue s'affiche avec la liste des articles en dropshipping et leur quantité commandée.
4. Saisissez la quantité effectivement livrée par le fournisseur pour chaque article.
   • Vous pouvez saisir une quantité inférieure à la quantité totale commandée pour enregistrer une livraison partielle.
   • Vous pouvez revenir ultérieurement et mettre à jour à nouveau lorsque le reste est livré.
5. Validez la boîte de dialogue.

Dokos met alors à jour le suivi des livraisons sur la commande client associée en conséquence.

5.3 Annulation d'une commande fournisseur en dropshipping

Si la commande fournisseur est annulée, les quantités livrées enregistrées pour les articles en dropshipping sont automatiquement remises à zéro, ce qui permet de repartir de l'état initial sans incohérence dans le suivi des livraisons.

5.4 Impact sur la commande client

Chaque mise à jour des quantités livrées sur la commande fournisseur se répercute sur la commande client liée :

• Le taux de livraison de la commande client est recalculé.
• Si toutes les quantités sont livrées, la commande client passe automatiquement au statut Livré.
• En cas de livraison partielle, la commande client reste en statut En cours jusqu'à la livraison complète.