Paramètres de nommage des documents

Les documents et les transactions peuvent recevoir des préfixes sous la forme de séries de dénomination.

Dokos vous permet de faire des préfixes à vos documents, chaque préfixe formant sa propre série. Par exemple, une série avec le préfixe FA-.YYYY.-.MM.-.DD.-.### aura les numéros FA-2022-03-05-001, FA-2022-03-05-002, FA-2022-03-06-003 etc.

Vous pouvez avoir plusieurs séries pour toutes vos transactions. Par exemple, des ID de facture de vente comme ceux-ci peuvent être générés :

Pour accéder au document Paramètres de nommage des documents, recherchez depuis la barre de recherche :

Paramètres de nommage des documents

1. Configuration de la série de noms pour les documents

1. Sélectionnez la transaction pour laquelle vous voulez faire la série. Le système mettra à jour la série actuelle dans la zone de texte.
2. Modifiez la série selon vos besoins avec des préfixes uniques pour chaque série. Le premier préfixe sera le préfixe par défaut. Chaque nouvelle série de nommage de préfixe doit être ajoutée sur une nouvelle ligne. La série de noms nouvellement ajoutée sera disponible dans le document. Plusieurs séries de dénomination

Si vous souhaitez que l'utilisateur sélectionne explicitement une série au lieu de celle par défaut, cochez la case "L'utilisateur doit toujours sélectionner". Il n'y aura pas de série de nommage par défaut si cette case est cochée.

Vous pouvez également mettre à jour le point de départ d'une série en entrant le nom de la série et le point de départ dans la section "Mettre à jour la série".

Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour mettre à jour l'ensemble des séries de dénomination pour le document sélectionné.

2. Année financière dans la série de dénomination

Vous pouvez également afficher l'exercice financier dans la série de dénomination. Par défaut, si vous saisissez "YYYY" dans la série de dénomination, l'année en cours sera sélectionnée. Pour définir des séries de dénomination basées sur l'exercice fiscal. Il est courant d'avoir une série distincte pour chaque exercice financier.

3. Mise à jour de la valeur actuelle des séries de dénomination existantes

Vous pouvez modifier le numéro de séquence de départ/actuel d'une série existante.

1. Dans la section Mettre à jour la série, sélectionnez le préfixe dont la séquence doit être modifiée.
2. La valeur actuelle sera récupérée et affichée.
3. Modifiez le numéro de séquence de départ/existant si nécessaire.
4. Cliquez sur Mettre à jour le numéro de série.

Par exemple, si le numéro de série actuel de la commande client est 16 et que vous souhaitez redémarrer ou le définir sur 50, entrez 0 ou 50 selon votre cas. Toute nouvelle commande client créée commencera à partir du nouveau numéro de séquence.

Astuce : Vous pouvez avoir une série distincte pour chaque type de client ou pour chacun de vos points de vente.

4. Utilisation des valeurs de champ dans les séries de noms

Il est possible d'inclure la valeur d'un champ du document dans le masque de numérotation en l'encadrant d'accolades {nom_du_champ}.

Inclure le nom du client ou du fournisseur

Exemple : pour que vos devis portent le nom du client dans leur numéro, configurez :

DEV-{customer}-.YYYY.-.###

Ce masque génère des numéros comme DEV-Maison Verte SARL-2024-001, DEV-Maison Verte SARL-2024-002, etc.

Variables d'exercice fiscal

ERPNext et Dokos proposent des variables supplémentaires utiles pour la comptabilité française :

Exemple : FA-{FY}-.### génère FA-2024-2025-001

Règles de nommage des documents (cas avancé)

Pour des règles conditionnelles — par exemple appliquer un préfixe différent selon le groupe de client, ou utiliser un code abrégé à la place du nom complet — utilisez les Règles de nommage des documents accessibles depuis la barre de recherche.

Chaque règle combine :

1. Un masque de numérotation (qui peut contenir des variables de champ entre accolades)
2. Des conditions définissant quand cette règle s'applique
3. Une priorité pour gérer les conflits lorsque plusieurs règles correspondent au même document

Voir aussi : Nommage des documents dans Dodock

5. Remplir automatiquement le titre affiché (name + client/fournisseur)

Dans Dokos, deux champs distincts servent à identifier un document :

Si vous souhaitez que le titre affiché combine le numéro du document et le nom du tiers — par exemple FAC-2024-001 - Maison Verte SARL au lieu de Maison Verte SARL — les séries de nommage ne suffisent pas : il faut alimenter le champ title via un Script serveur.

Configurer un Script serveur

Créez un script par type de document concerné. Depuis la barre de recherche, ouvrez Script Python, puis configurez :

• Type : Événement déclencheur
• Nom de l'événement : Before Save

Le numéro définitif est attribué avant l'événement Before Save, y compris lors de la première sauvegarde — le script s'applique donc correctement dès la création du document.

Documents de vente (Quotation, Sales Order) :

doc.title = (doc.name or "") + " - " + (doc.customer_name or "")

Documents d'achat Purchase Order :

doc.title = (doc.name or "") + " - " + (doc.supplier_name or "")

Si la numérotation après validation est activée

Si vos documents reçoivent leur numéro définitif à la validation (fonctionnalité Dokos), le titre restera provisoire jusqu'à cette étape. Ajoutez un second script avec l'événement On Submit.

# Documents de vente (Sales Invoice)
frappe.db.set_value(doc.doctype, doc.name, "title", doc.name + " - " + (doc.customer_name or ""))

# Documents d'achat (Purchase Invoice)
frappe.db.set_value(doc.doctype, doc.name, "title", doc.name + " - " + (doc.supplier_name or ""))

Rendre le titre visible

Le champ title est masqué par défaut. Deux niveaux de visibilité :

• Dans le formulaire : ouvrez Personnaliser un formulaire sur le type de document, trouvez le champ title et décochez Caché.
• Dans les vues liste ouvrez Personnaliser un formulaire sur le type de document, et changez la propriété Champ titre à title.

Voir aussi : Scripts Python (Scripts serveur)