Explorer les documents dans Dokos

Un document dans Dokos est une fiche contenant des champs pré-paramétrés, personnalisables selon les besoins.

Voici comment les afficher et interagir avec eux :

Les différentes vues disponibles

Dokos permet d’afficher les documents sous plusieurs formes :

• Liste : Vue rapide avec statut et champs personnalisables (limité à 5-6 champs).
• Rapport : Affichage en tableau, avec ajout de colonnes et options de tri avancées.
• Tableau de bord : Statistiques synthétiques sur les données clés.
• Kanban : Organisation sous forme de cartes basées sur un champ sélectionné (ex : statut).
• Image : Affichage de photos associées aux documents (ex : clients, événements).
• Calendrier / Planification : Vue chronologique des événements et tâches attribuées.

Fonctionnalités communes à tous les documents

• Ajout de pièces jointes 📎
• Attribution à un utilisateur spécifique 👤
• Ajout d’étiquettes (tags) pour faciliter la recherche 🏷️
• Partage avec d’autres utilisateurs (comme un Drive classique) 🔗
• Ajout de commentaires en bas des documents 💬
• Envoi d’emails directement depuis un document 📧

Indicateur de communications non lues

Exemple — Dupont Conseil Marie ouvre la liste des commandes fournisseurs et remarque l'icône de commentaire bleue sur la commande CMD-2024-00089. Elle sait immédiatement qu'un email ou un commentaire attend sa lecture sur ce document, sans avoir à l'ouvrir un par un.

Dans la vue liste, Dokos affiche une icône de communication colorée à côté de chaque document qui contient un message non encore consulté. L'icône passe au bleu dès qu'une communication (email reçu, commentaire, note) est liée au document sans avoir été vue. Le premier utilisateur qui ouvre le document remet le compteur à zéro pour tous — l'indicateur disparaît et le document est considéré comme lu.

Ce mécanisme permet à une équipe de repérer en un coup d'œil les documents qui nécessitent une attention sans configurer de règles de notification spécifiques.

Attribution avec date d'échéance et priorité

Exemple — Maison Verte SARL Thomas attribue un bon de commande à sa collègue Amina en indiquant une date d'échéance au 30 avril et une priorité Haute. Amina reçoit immédiatement un email qui mentionne le document concerné, la date limite et le niveau d'urgence — sans avoir à ouvrir Dokos pour comprendre ce qui lui est demandé.

Lors de l'attribution d'un document à un utilisateur, Dokos enrichit automatiquement l'email de notification avec la date d'échéance et le niveau de priorité définis au moment de l'attribution. L'email est envoyé immédiatement. Le destinataire dispose ainsi de toutes les informations nécessaires directement dans sa boîte mail, sans étape supplémentaire.

Suivre un document

Exemple — Agence Créative Leblanc Sophie, directrice commerciale, veut rester informée de l'avancement d'un contrat important sans en être l'assignée. Elle clique sur "Suivre" dans la barre latérale du document. Chaque modification lui est ensuite signalée par email selon la fréquence qu'elle a choisie dans ses préférences.

Chaque document Dokos affiche dans sa barre latérale une section "Suivi" avec un lien Suivre / Ne plus suivre. Un utilisateur qui suit un document reçoit des notifications par email à chaque modification (sauvegarde, validation, commentaire, attribution). La fréquence — horaire, quotidienne ou hebdomadaire — se configure dans les Paramètres utilisateur de chaque personne, indépendamment des autres.

La barre latérale affiche également la liste des autres utilisateurs qui suivent le même document, ce qui rend la veille collective visible.

Répétition automatique — aperçu des occurrences futures

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte génère une facture récurrente pour un abonnement mensuel. Dans la configuration de la répétition, l'équipe peut voir immédiatement les dates des prochaines échéances avant de valider la règle, évitant ainsi de lancer par erreur une répétition sur une mauvaise période.

Dokos affiche la liste des occurrences futures directement dans le document de configuration de répétition automatique. Avant même la première exécution, l'utilisateur peut vérifier que les dates générées correspondent bien à ses attentes — fréquence, point de départ, nombre de répétitions. Cette visualisation est propre à Dokos et n'existe pas dans la configuration standard.