Gestion des plans de dotation et des demandes de création de poste

1. Plan de dotation

Un plan de dotation dans Dokos est un outil de gestion des ressources humaines qui permet de planifier, suivre et gérer les besoins en personnel. Il aide à identifier les postes à pourvoir et à anticiper les besoins futurs en personnel.

1.1. Prérequis

• Avoir défini des départements
• Avoir défini des postes

1.1.1. Le plan de dotation permet de :

• Anticiper les besoins en personnel : En identifiant à l'avance les postes qui devront être pourvus, le plan de dotation aide à éviter le manque d'employés.
• Gérer les budgets de recrutement : En fixant des coûts estimés pour chaque poste et en établissant un budget total, le plan de dotation aide à contrôler les dépenses liées aux recrutements.

1.1.2. Analyse des besoins en personnel :

Évaluation des besoins actuels et futurs en personnel en fonction des objectifs de l'entreprise, des projets en cours, et des prévisions de croissance.

1.2. Plan de dotation

• Nom : Définir un nom clair et compréhensible.
• Département : Facultatif, ce champ permet d'affiner votre plan de dotation en fonction des départements de votre entreprise.
• Obtenir les demandes d'ouverture de postes : Permet de récupérer les demandes d'ouverture d'emploi soumises et validées.
• Postes vacants : Nombre de postes que vous souhaitez recruter.
• Coût estimé par poste : Spécifiez le coût pour l'entreprise par poste.

Estimation des coûts, y compris les salaires, les avantages sociaux, les coûts de recrutement et les dépenses de formation.

• Budget total estimé : Une fois que vous avez saisi le plan de recrutement, le plan de dotation établira le budget total estimé conformément au plan.

2. Demande d'ouverture de poste

Une demande d'emploi est un document interne utilisé pour initier le processus d'embauche d'un nouvel employé. Ce document permet de structurer et de formaliser la demande de création d'un nouveau poste, assurant ainsi que toutes les étapes nécessaires sont suivies et que toutes les informations requises sont collectées.

Ces demandes sont ensuite transformées en offres d'emploi ou intégrées dans le budget lors de la création du plan de dotation. La demande passe généralement par un processus de validation et d'approbation par les responsables concernés avant de lancer le recrutement, garantissant que le besoin est justifié et budgétisé.

1. Détails du Poste :

• Masque de numérotation : Une référence unique pour identifier la demande
• Nombre de postes : Indiquer le nombre de postes à pourvoir.
• Poste : Titre du poste.
• Département : Département où le poste sera intégré.
• Statut : État de la demande (en attente, approuvée, rejetée, etc.).

Vous avez la possibilité de créer un flux de travail pour définir le flux d'approbation de cette demande.

2. Rémunération attendue :* Indique la compensation prévue pour le poste. Généralement, cette valeur est en brut.
3. Demandé par : Nom de la personne qui initie la demande d'ouverture de poste.
4. Échéances :

• Date de comptabilisation : La date à laquelle le poste doit être créé ou la date de début du recrutement.
• Attendu pour : Date à laquelle le poste doit être pourvu.

5. Description du poste :

• Description du poste: Détail de la fiche de poste.
• Motif de la demande: Justification de la demande d'ouverture de poste.

Lorsque la demande est enregistrée (statut en attente ou approuvé), une bannière apparaîtra si une recommandation est ouverte, permettant de ne pas ouvrir d'offre d'emploi si cette personne convient pour le poste demandé.

Une fois la demande approuvée, vous pouvez directement créer une offre d'emploi ou associer cette demande à une offre d'emploi déjà créée.

2.1. Détection des doublons

Lorsque vous créez une nouvelle demande d'ouverture de poste, Dokos vérifie automatiquement si une demande similaire existe déjà. Une demande est considérée comme un doublon si elle correspond au même poste, au même département et au même demandeur, avec un statut en attente ou approuvé.

Si un doublon est détecté au moment de l'enregistrement, une boîte de dialogue de confirmation s'affiche :

• Annuler : revenir au formulaire sans enregistrer, pour vérifier ou modifier la demande.
• Confirmer : enregistrer la demande malgré le doublon, si le besoin est justifié (par exemple, deux recrutements distincts pour le même poste dans le même département).

Cette vérification s'applique uniquement aux nouvelles demandes. Les demandes déjà enregistrées ne sont pas affectées.

Exemple : Si la gestionnaire RH de Maison Verte SARL tente de créer une demande pour le poste « Développeur Python » dans le département « Informatique », alors qu'une demande identique est déjà en attente d'approbation, une alerte s'affiche avant l'enregistrement. Elle peut alors confirmer qu'il s'agit bien d'un besoin supplémentaire, ou annuler pour consulter la demande existante.