Facture d'achat

Une facture d'achat est une facture que vous recevez de vos fournisseurs et contre laquelle vous devez effectuer le paiement.

La facture d'achat est l'exact opposé de votre facture de vente. Ici, vous enregistrez des dépenses pour votre fournisseur. Faire une facture d'achat est très similaire à une commande fournisseur.

    
flowchart LR
	id1(Demande de matériel)-->id2(Appel d'offre)
  id1-->id3(Commande fournisseur)
  id3-->id4(FACTURE D'ACHAT)
  id4-->id5(Écriture de paiement)
  id2-->id6(Devis fournisseur)
  id6-->id3
  id4-->id7(Écriture de paiement - Acompte)
  id3-->id8(Reçu d'achat)

  

Pour accéder à la Facture d'achat, allez sur :

Accueil > Comptabilité > Comptes créditeurs > Facture d'achatou Accueil > Achats > Facture d'achat

1. Prérequis avant utilisation

Avant de créer et d'utiliser un devis fournisseur, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :

• Un article
• Un fournisseur
• Une commande fournisseur
• Ou Un reçu d'achat

2. Comment créer une facture d'achat ?

2.1 Informations de base

Une facture d'achat est généralement créée à partir d'une commande fournisseur ou d'un reçu d'achat. Les détails de l'article du fournisseur seront récupérés dans la facture d'achat. Cependant, vous pouvez également créer manuellement une facture d'achat.

Pour récupérer automatiquement les détails dans une facture d'achat, cliquez sur Obtenir les articles de > ...

Les détails peuvent être récupérés à partir :

• D'une commande fournisseur
• D'un reçu d'achat

Pour la création manuelle, procédez comme suit:

• Accédez à la liste Facture d'achat, cliquez sur ➕Ajouter une facture d'achat.
• Sélectionnez le fournisseur.
• La date et l'heure de publication seront mises à jour, vous pouvez modifier après avoir coché la case sous Heure de publication.
• Définissez la date d'échéance du paiement.
• Ajoutez des articles et des quantités dans le tableau Articles.
• Le taux et le montant seront récupérés.
• Enregistrer et envoyer.

2.2 Dimensions comptables

Les dimensions comptables vous permettent d'étiqueter les transactions en fonction d'un territoire, d'une succursale, d'un client, etc. Cela facilite la visualisation des états comptables séparément en fonction des critères sélectionnés. Pour en savoir plus, visitez la page Dimensions comptables.

2.3 Détails de la facture du fournisseur

• N° de facture fournisseur : Le fournisseur peut identifier cette commande avec un numéro qui lui est propre.
• Date de la facture fournisseur : La date à laquelle le fournisseur a passé / confirmé votre commande de son côté.

2.4 Adresse et contact

• L'adresse et le contact seront récupérés si vous les avez enregistrés dans la "Fiche fournisseur".

2.5 Devis et liste de prix

• Devise : la devise de votre fournisseur peut être différente de la devise de votre entreprise. Si vous choisissez EUR pour un fournisseur, la devise sera remplie en EUR et le taux de change sera indiqué pour les transactions d'achat futures.
• Liste de prix : Chaque fournisseur peut avoir une liste de prix par défaut afin que chaque fois que vous achetez un nouveau produit/service auprès de ce fournisseur à des prix différents et afin que la liste de prix associée au fournisseur soit également mise à jour. Sous la liste de prix vient le prix de l'article, vous pouvez voir les prix dans Achat > Articles et prix > Prix de l'article.

2.6 Mettre à jour le stock

La case à cocher Mettre à jour le stock doit être cochée si vous souhaitez que DOKOKS mette automatiquement à jour votre inventaire. Par conséquent, il n'y aura pas besoin d'un bon de livraison.

2.7 Articles de la facture d'achat

• Entrez le code article, sélectionnez la quantité. Le tarif sera récupéré si vous avez défini le tarif d'achat standard pour l'article dans Prix de l'article .

Informations articles à complèter si vous avez un message "champs Obligatoires Requis dans la table Articles, Ligne X > Description"

• Il suffit de cliquer sur "Modifier" dans ligne produit.

2.8 Taxes et frais

Si votre fournisseur vous facture des taxes supplémentaires ou d'autres frais comme des frais d'expédition ou d'assurance, vous pouvez l'ajouter dans cette section. Cela vous aidera à suivre avec précision vos coûts.

De plus, si certains de ces frais ajoutent à la valeur du produit, vous devrez les mentionner dans le tableau des taxes. Vous pouvez également utiliser des modèles pour vos impôts. Pour plus d'informations sur la configuration de vos taxes, consultez le modèle de taxes et frais d'achat.

2.9 Remise supplémentaire

Outre l'enregistrement de la remise par article, vous pouvez ajouter une remise à l'ensemble du bon de commande dans cette section. Cette remise pourrait être basée sur le total général, c'est-à-dire après impôts / charges ou total net, c'est-à-dire avant taxes / charges. La remise supplémentaire peut être appliquée sous forme de pourcentage ou de montant.

Pour en savoir plus, lisez la documentation sur la page Remise supplémentaire

2.10 Acomptes et avances

Pour les Articles de grande valeur, le vendeur peut demander un acompte avant de traiter la commande. Le bouton Récupérer les avances reçues ouvre une fenêtre modale (Pop-up à partir de laquelle vous pouvez récupérer les commandes pour lesquelles un paiement anticipé a été effectué.

2.11 Termes de paiements

Le paiement d'une facture peut être effectué en plusieurs parties en fonction de votre accord avec le fournisseur. Ceci est récupéré s'il est défini dans la commande fournisseur.

Cas d'Abandon

L'abandon se produit lorsque le client paie un montant inférieur au montant de la facture. Cela peut être une petite différence comme 0,50. Sur plusieurs commandes, cela peut représenter un montant important. Pour des raisons d'exactitude comptable, ce montant de différence est «abandonée».

2.12 Termes et conditions

Dans les transactions de vente / achat, il peut y avoir certaines conditions générales sur la base desquelles le fournisseur fournit des biens ou des services au client. Vous pouvez appliquer les conditions générales aux transactions aux transactions et elles apparaîtront lors de l'impression du document.

Pour en savoir plus, lisez la documentation sur la page Termes et conditions

2.13 Paramètres d'impression

• En-tête de lettre Vous pouvez imprimer votre facture d'achat sur le papier à en-tête de votre entreprise.

«Grouper les élements identiques» regroupera les mêmes éléments ajoutés plusieurs fois dans le tableau des éléments. Cela peut être vu lorsque votre impression.

• Imprimer les titres Les titres de vos documents peuvent être modifiés.

Il existe des cases à cocher supplémentaires pour imprimer la facture d'achat sans le montant, cela peut être utile lorsque l'article est de grande valeur. Vous pouvez également regrouper les mêmes éléments sur une seule ligne lors de l'impression.

2.14 Facture en attente

Il existe deux façons de suspendre une facture d'achat:

• Maintien de la plage de dates
• Maintien explicite

Maintien explicite

La suspension explicite conserve indéfiniment la facture d'achat. Pour ce faire, dans la section Facture en attente du formulaire de facture d'achat, cochez simplement la case Facture en attente. Dans le champ de texte Raison de la mise en attente, saisissez un commentaire expliquant pourquoi la facture doit être mise en attente.

Si vous devez conserver une facture soumise, cliquez sur le bouton Créer et cliquez sur Bloquer la facture. Ajoutez également un commentaire expliquant pourquoi la facture doit être mise en attente dans la boîte de dialogue qui apparaît et cliquez sur «Enregistrer».

Maintien de la plage de dates

Le blocage de la plage de dates conserve la facture d'achat jusqu'à une date spécifiée. Pour ce faire, dans la section Facture en attente du formulaire de facture d'achat, cochez la case Facture en attente. Ensuite, entrez la date de sortie dans la boîte de dialogue qui apparaît et cliquez sur Enregistre. La date de sortie est la date à laquelle la suspension du document expire.

Une fois la facture enregistrée, vous pouvez modifier la date de sortie en cliquant sur le bouton déroulant Retenir la facture puis sur Modifier la date de sortie. Cette action fera apparaître une boîte de dialogue.

2.15 Informations additionnelles

À noter

Les détails que vous remplissez ici, tels que la règle d'expédition, les taxes, la remise, les conditions générales, etc., proviennent de votre fournisseur et peuvent être enregistrés pour un suivi précis.

A savoir :

La catégorie de taxe sera extraite de la fiche fournisseur si elle est définie Les paramètres d'impression permettent de modifier l'impression de l'offre fournisseur Les conditions générales ici sont celles de votre fournisseur

3. Autres éléments sur la facture d'achat

3.1 Options supplémentaires

• Est payée : vous pouvez cocher «Est payé» si le montant a déjà été payé via une entrée de paiement anticipé . Ceci doit être coché s'il y a paiement total ou partiel.
• Est de retour (note de débit) : cochez cette case si le client a renvoyé les articles. Pour en savoir plus, visitez la page Note de débit .
• Appliquer le montant de la retenue d'impôt : si le fournisseur sélectionné a une catégorie de retenue d'impôt définie, cette case à cocher sera activée. Pour plus d'informations, visitez la page Catégorie de retenue d'impôt

3.2 Statuts de la facture d'achat

• Brouillon : un brouillon est enregistré mais n'a pas encore été soumis au système.
• Retour : Les articles ont été retournés au fournisseur.
• Note de débit émise : Les articles ont été retournés et une note de débit a été émise contre la facture.
• Soumis : la facture d'achat a été soumise au système et le grand livre a été mis à jour.
• Payée : Le montant de la facture a été adressé au fournisseur et une entrée de paiement a été soumise.
• Impayée : la facture d'achat n'a pas encore été payée.
• En retard : la date d'échéance est dépassée pour le paiement.
• Annulée : la facture a été annulée pour une raison quelconque.