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Comptabilité

Écriture de paiement dans Dokos

Dokos permet d'enregistrer des paiements clients et fournisseurs avec un panneau de paiement rapide directement depuis la facture, sans ouvrir un formulaire séparé.

Écriture de paiement

Une écriture de paiement est un document enregistrant un paiement destiné à/ou provenant d'un tiers.

Une écriture de paiement peut également être créée directement puis liée à une commande/facture ultérieurement. Avant de créer et d'utiliser Saisie des paiements, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :

  • Client
  • Fournisseur
  • Compte bancaire

Si vous suivez le cycle de vente/d'achat, vous aurez besoin des éléments suivants :

  • Commande client (paiement anticipé)
  • Bon de commande (paiement anticipé)
  • Facture de vente
  • Facture d'achat

1. Comment créer une écriture de paiement

Pour accéder à la liste des écriture de paiement, allez sur :

Accueil > Comptabilité > Comptes débiteurs > Écriture de paiement

Lors de la soumission d'un document permettant d'effectuer une saisie de paiement, vous trouverez l'option de paiement sous le bouton Créer.

Type de Paiement

  1. Indiquez une date de comptabilisation
  2. Sélectionnez le type de Paiement : Entrant, Sortant, Interne
  3. Choisissez le mode de paiement : Carte bancaire, Chèque, Espèce

Paiement de/À

  1. Type de tiers : Client, Fournisseur, Employé...
  2. Sélectionnez le Tiers concerné

Compte

Le compte payé à et le compte payé à partir de seront récupérés comme défini dans le formulaire de la société.

Montant

Le montant payé sera extrait de la facture ou devra être saisi manuellement.

Référence

Vous pouvez indiquez le document qui sera relié à cette écriture de paiement. Si vous être parti d'une facture, cette section sera renseignée automatiquement.

Perte

  • Montant Total Alloué
  • Montant Non alloué
  • Écrat de montant

Comment enregistrer des frais associés à un paiement

Le tableau de déductions ou pertes permet d'enregistrer tout type de frais associés à un paiement.

Une facture d'achat de $40 a été comptabilisée pour un montant de 36€ dans la devise de la société. Le paiement, plusieurs jours plus tard, est finalement de 37€. Dans l'écriture de paiement, le montant payé sera de 37€, le montant alloué à la facture de 36€ et dans le tableau de déductions on ajoute la ligne suivante:

Compte: 666 - Pertes de change Montant: 1€

Une facture de vente de 1000€ est payée via GoCardless, le montant réellement reçu est donc de 998€. Le montant payé dans l'écriture de paiement est donc de 998€ Le montant alloué à la facture est de 1000€ Dans le tableau de déduction on ajoute la ligne suivante:

Compte: 6XXXXX - Frais GoCardless Montant: 2€

Panneau de paiement rapide

Sur une facture de vente ou d'achat soumise ayant un encours impayé, Dokos affiche un bouton Paiement qui ouvre un panneau latéral directement sur la fiche. Sans naviguer vers le formulaire d'écriture de paiement, l'utilisateur saisit :

  • Le montant à encaisser/décaisser
  • La date de comptabilisation
  • Le mode de paiement
  • La référence (numéro de chèque, virement…)

Le paiement est créé et soumis en un clic. Le mode de paiement renseigné sur la facture est repris automatiquement dans ce panneau.

Le panneau de paiement rapide est une fonctionnalité propre à Dokos, non disponible dans ERPNext standard.

Exemple — Maison Verte SARL Une facture de 1 200 € vient d'être validée. Le comptable clique sur "Paiement", saisit 1 200 €, sélectionne "Virement bancaire" et valide. L'écriture de paiement est créée et la facture passe en statut "Payée" sans quitter la fiche.

Annulation d'une écriture de paiement rapprochée

Lorsqu'une écriture de paiement a déjà été rapprochée avec une ou plusieurs transactions bancaires, Dokos affiche une boîte de dialogue de confirmation avant de procéder à l'annulation.

Cette protection évite de rompre accidentellement le lien comptable entre le paiement et le relevé bancaire déjà pointé.

Ce qui se passe lors de l'annulation

Pourquoi ce comportement est important

Si vous annulez un paiement rapproché sans re-pointer la transaction bancaire correspondante, votre rapprochement bancaire affichera un écart entre le solde théorique (Dokos) et le solde réel (relevé bancaire). Il est donc recommandé de :

  1. Prendre note des transactions bancaires liées avant de confirmer l'annulation.
  2. Ouvrir le Rapprochement bancaire ou le Module bancaire pour vérifier et corriger le statut des transactions concernées.

Exemple — Maison Verte SARL Le comptable souhaite annuler un paiement de 850 € déjà rapproché avec un virement reçu sur le compte bancaire. En cliquant sur Annuler, Dokos affiche un message indiquant que ce paiement est lié à une transaction bancaire rapprochée et demande confirmation. Le comptable valide la confirmation, puis retourne dans le module bancaire pour dé-pointer la transaction concernée.

Voir aussi