Workflows d'Entreprise

Le système de workflows d'entreprise est une version améliorée du système de workflow standard. Il a été conçu pour répondre à des besoins de validation complexes et granulaires au sein de l'organisation.

Périmètre de workflow d'entreprise

La principale nouveauté de ce système est l'introduction du Périmètre de workflow (Workflow Scope).

Cet objet vous permet de définir des conditions spécifiques qui déclencheront un workflow particulier. Par exemple, vous pouvez définir un workflow qui ne s'applique qu'à une certaine société, un centre de coûts, un projet, ou toute autre dimension analytique disponible sur vos documents.

Cette approche permet de réduire considérablement le nombre de workflows à maintenir et d'avoir une gestion beaucoup plus fine des circuits de validation.

Fonctionnement

La configuration des workflows ne s'effectue plus dans le type de document Flux de travail (Workflow) mais dans le type de document Workflow Entreprise (Enterprise Workflow).

Chaque document de configuration de workflow est limité à une société. Cela permet de simplifier la configuration de différents circuits de workflow pour chaque entité d'un groupe.

L'essentiel des options est similaire au système de workflow classique et certaines options additionnelles ont été ajoutées:

Options liées aux statuts

Possibilité de définir s'il s'agit d'un statut d'approbation (Approval State) Cela permet au système de créer une hiérarchie d'états de workflow et de trouver le prochain valideur même s'il n'est pas défini dans la transition suivante.

Une entreprise met en place une validation à 3 niveaux pour tous ses centres de coûts: Approbation au niveau 1, 2 et 3 A chaque niveau les approbateurs peuvent approuver ou rejeter, les statuts correspondants sont des statuts d'approbation. Par contre, une fois que le document est définitivement approuvé, ils peuvent l'annuler, ce n'est pas un statut d'approbation.Sur un centre de coût, s'il n'y a pas de valideur au niveau 2, le système peut alors décider de laisser l'approbateur niveau 3 approuver au niveau 2 et 3.

Possibilité d'envoyer automatiquement une notification au créateur du document et aux personnes assignées pour leur indiquer que le document est passé à cet état.

Notifier le/la créateur/rice du document qu'il a été définitivement Approuvé.

Options liées aux transitions

Il est possible de rendre la saisie d'un commentaire obligatoire lors d'une action de workflow. Exemple: lorsqu'un valideur rejette un document, il doit mettre un commentaire expliquant sa décision.

Validation automatique

Lorsque qu'un valideur/une validatrice doit valider à plusieurs niveaux, le système effectue cette validation automatiquement.

Un approbateur avec une délégation d'engagement de dépense de 10000 € doit valider les dépenses sur son centre de coût. En tant que responsable du centre de coûts, il effectue une validation, puis le document est envoyé au contrôle de gestion qui valide, avant que celui-ci ne revienne chez lui pour une validation finale. Dans ce cas, la validation finale est effectuée automatiquement car il a déjà validé dans la chaîne.

Modification de l'interface utilisateur

Suivi des validations et valideurs suivants

Dans les documents à valider, dans le menu Actions, une option Voir le workflow permet de voir l'état actuel du workflow ainsi que les noms et actions possibles pour les prochains valideurs.

Configuration des autorisations et des périmètres de workflow

Un onglet dédié est disponible dans les fiches utilisateur et dans les centres de coûts.

Délégation de workflow

Une autre fonctionnalité clé est la possibilité de déléguer des approbations. Si un approbateur est absent, il peut désigner un autre utilisateur pour le remplacer temporairement.

La gestion des délégations se fait via le document Délégation de workflow (Workflow Delegation).

Un utilisateur peut créer une délégation pour une période donnée et pour un périmètre de workflow spécifique. Ainsi, toutes les demandes d'approbation qui lui sont normalement adressées seront redirigées vers le délégataire pendant la période définie.

Portail Fournisseur

Le portail fournisseur est un espace dédié à vos fournisseurs pour faciliter la communication et l'échange d'informations et de documents.

Intégrations Dokos

Dokos propose, en plus d'intégrations sous la forme d'applications installables, des intégrations avec des services tiers, qu'il s'agisse de services de sauvegarde de données, paiements, envoi de messages, etc. ou même encore n'importe quel service accessible via une API REST ou Zapier.