Cas d'usage
Mappemonde
Cet exemple est basé sur le cas d'usage présenté sur le site https://tierslieux.dokos.io
Présentation du lieu
Mappemonde est un tiers lieu proposant les services suivants:
- La location de 10 espaces de coworking
- La location d'une salle de séminaire
- La location d'une salle de réunion
- La location d'une imprimante 3D
Nous souhaitons permettre les réservations de créneaux horaires pour notre salle de coworking ainsi que pour nos deux salles et notre imprimante 3D via le bureau de Dokos et via le site web.
Mappemonde sera ouvert de 8h à 18h30 tous les jours et proposera des locations à l'heure, à la demi-journée ou à la journée. Les locations à l'heure et à la journée termineront à 18h, par contre les locations à la demi-journées ne démarreront qu'à 13h30 et se termineront à 18h30.
Nous souhaitons synchroniser toutes ces réservations avec Google Agenda.
Nous souhaitons permettre à nos utilisateurs de régler leurs réservations en ligne par carte bancaire sur le site web.
1. Créer nos unités de mesure
Nous n'avons pas besoin de configuration particulière pour réserver des créneaux sur le bureau de Dokos, car il s'agit de mettre une heure de début et une heure de fin.
Par contre, nous allons vouloir facturer nos réservation avec des tarifs différents en fonction de la durée de chaque créneau et nous allons vouloir proposer des créneaux fixes sur le portail client.
Il nous faudra donc 3 unités de mesure: Heure, Demi-journée, Jour
Chaque unité de mesure sera ensuite associée à une durée et - au moins - un tarif.
2. Définir la durée de chacune de nos unités de mesure
Il n'y a généralement pas de débats sur la durée d'une minute ou d'une heure, par contre certaines unités de mesures peuvent avoir des durées différentes en fonction des lieux.
Par exemple, une demi-journée peut être équivalente à 4 heures à Mappemonde, mais 5 heures dans un tiers-lieu voisin.
Dans Dokos, vous pouvez définir les durées de vos unités de mesure dans les Paramètres du lieu > Unités de mesure.
Indiquez quelle est l'unité de mesure valant 1 minute, cela servira de base au système pour calculer les autres durées.
Dans le cas de Mappemonde, nous allons renseigner 3 unités de mesure dans la table de conversion:
| Unité de mesure | Durée |
|---|---|
| Heure | 1h |
| Demi-journée | 4h |
| Journée | 10h |
On aurait pu également ajouter des unités de mesure plus exotiques, comme par exemple:
| Unité de mesure | Durée |
|---|---|
| Soirée | 4h |
Dans le cas où vous faites des locations de plus longues durées, la table de conversion dédiée permet, par exemple, de paramétrer des unités de mesure spécifiques:
| Unité de mesure source | Quantité | Unité de mesure cible |
|---|---|---|
| 3 Mois | 3 | Mois |
3. Créer nos calendriers de réservation
Nous n'avons pas besoin de définir de calendriers pour effectuer une réservation depuis le bureau de Dokos.
Par contre, pour permettre les réservations en ligne, il faut créer un ou plusieurs calendriers qu'on affectera ensuite dans nos ressources réservables.
Pour Mappemonde, nous avons besoin de deux calendriers: un calendrier permettant les réservations de 8h à 18h, à l'heure ou à la journée.
Pour les réservations à la demi-journée, nous souhaitons laisser une pause de 30 minutes le midi donc nous aurons un calendrier de réservation permettant les réservations de demi-journée de 8h à 13h, puis de 13h30 à 18h30.
Par exemple, de 8h à 18h, il y a 10 heures, et notre unité de mesure Journée dure bien 10h.
De même, chaque demi-journée dure 4h, or il y a bien 4h entre 8h et 13h et entre 13h30 et 18h30.
Calendrier par défaut - A l'heure et à la journée
- Unité de mesure: Aucune - Ce calendrier sera valable pour toutes les unités de mesure, ce sera notre calendrier par défaut
- Article: Aucun - Ce calendrier sera valable pour tous les articles
| Jour | Heure de début | Heure de fin |
|---|---|---|
| Lundi | 08:00 | 18:00 |
| Mardi | 08:00 | 18:00 |
| Mercredi | 08:00 | 18:00 |
| Jeudi | 08:00 | 18:00 |
| Vendredi | 08:00 | 18:00 |
Calendrier à la demi-journée
- Unité de mesure: Demi-journée - Ce calendrier ne sera valable que pour les demi-journées
- Article: Aucun - Ce calendrier sera valable pour tous les articles
| Jour | Heure de début | Heure de fin |
|---|---|---|
| Lundi | 08:00 | 13:00 |
| Lundi | 13:30 | 18:30 |
| Mardi | 08:00 | 13:00 |
| Mardi | 13:30 | 18:30 |
| Mercredi | 08:00 | 13:00 |
| Mercredi | 13:30 | 18:30 |
| Jeudi | 08:00 | 13:00 |
| Jeudi | 13:30 | 18:30 |
| Vendredi | 08:00 | 13:00 |
| Vendredi | 13:30 | 18:30 |
4. Configurer les calendriers Google Agenda
Il faut configurer l'intégration aux services Google et créer un agenda pour chacun de nos services.
Nous aurons donc 3 agendas Google:
- Salle de coworking
- Salle de séminaire
- Salle de réunion
5. Créer une ressource pour chaque service
- Nous aurons donc une ressource réservable Salle de coworking, une ressource réservable Grande salle de réunion - 1er étage et une ressource réservable Salle de séminaire - 2ème étage
- Pour chacune de ces ressources, un article équivalent va être généré: il permettra de facturer notre service.
⚠️ Pour le moment assurez-vous d'avoir un article différent par ressource réservable. C'est le cas quand l'article est créé automatiquement à la création de la ressource.
- Pour la salle de coworking, nous allons autoriser 10 réservations simultanées
- Pour chaque ressource, nous allons définir un prix unitaire par unité de mesure, associés avec un calendrier. Ex. |Prix Unitaire|Unité de mesure|Calendrier| |----|--------------|--------------| |137 €|Demi-journée|Général - Demi-journée| |238 €|Jour|Général - Heure et Journée|
- Pour nos 3 services, nous allons ajouter remplir les onglets Facturation et Site Web pour définir ce qui s'affichera sur les devis/factures et sur le portail web.
- Nous allons également cocher Publier sur le site web
Dans les fiches articles associées à nos ressources, nous pouvons:
- Lier chaque service avec son Agenda Google dans la section Calendrier.
- Associer une couleur à chaque service pour les retrouver plus facilement dans notre calendrier de réservation.
6. Activer la passerelle de paiement
Nous souhaitons permettre le paiement par carte bancaire, nous allons donc nous créer un compte chez Stripe et configurer la passerelle de paiement correspondante.
Ensuite, dans les paramètres du panier, nous allons sélectionner le compte en Euros de Stripe comme compte passerelle de paiement pour permettre le paiement sur le site web lors des réservations de créneaux.
Voir la configuration de la démo8. Activer le portail
Pour permettre aux utilisateurs de voir leurs réservations sur le portail, vous pouvez activer les redirections automatiques vers le portail client de Bookings dans les Paramètres de réservation de ressources > Portail client.
Vous y trouverez des éléments de paramétrage liés aux différentes rubriques du portail.
9. Créer une page d'accueil pour notre site web
Vous pouvez utiliser l'application Frappe Builder pour créer une page d'accueil présentant vos services.
Un lien vers /bookings-ui vous permettra de rediriger vos utilisateurs vers le portail client.