¶ Reçu d'achat
Les reçus d'achat sont émis lorsque vous acceptez des articles de votre fournisseur généralement contre un bon de commande.
Vous pouvez également accepter les reçus d'achat directement sans avoir besoin d'un bon de commande. Pour ce faire, définissez Bon de commande requis sur «Non» dans les paramètres d'achat.
Pour accéder à la liste des reçus d'achat, allez sur :
Accueil > Stock > Opérations sur actions > Reçu d'achat
¶ 1. Prérequis avant utilisation
Avant de créer et d'utiliser un reçu d'achat, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :
¶ 2. Comment créer un reçu d'achat
Un reçu d'achat est généralement créé à partir d'un bon de commande . Dans la commande fournisseur, cliquez sur Créer > Reçu d'achat.
Toutes les informations de la commande fournisseur seront reprises pour créer le Reçu d'achat. Vous pourrez bien évidemment modifier des informations, notamment si des frais se sont ajoutés. Par exemple des frais de douane peuvent venir s'ajouter à la réception de la marchandise.
Pour créer un reçu d'achat manuellement (non recommandé), procédez comme suit :
- Accédez à la liste des reçus d'achat, cliquez sur :heavy_plus_sign: Ajouter Reçu d'achat.
- Le nom du fournisseur et les articles peuvent être récupérés à partir de la commande fournisseur en cliquant sur Obtenir les articles de.
- Vous pouvez définir l'entrepôt accepté pour tous les articles de ce reçu d'achat. Ceci est récupéré s'il est défini dans le bon de commande.
- Dans le cas où des articles sont défectueux, définissez l'entrepôt rejeté où ces articles seront stockés.
- Sélectionnez l'article et saisissez la quantité dans le tableau Articles.
- Le tarif sera récupéré et le montant sera calculé automatiquement.
- Vous pouvez développer la ligne d'article pour modifier l'entrepôt accepté pour un article.
- Enregistrer et envoyer.
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Vous pouvez également ajouter un Bon de livraison fournisseur au reçu d'achat si votre fournisseur a ajouté des notes.
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À l'aide de la case à cocher Modifier la date et l'heure de publication, vous pouvez modifier l'heure et la date de validation du reçu d'achat. Par défaut, la date et l'heure sont définies lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau.
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Est de retour : cochez cette case si vous retournez des articles qui n'ont pas été acceptés dans votre entrepôt.
¶ 2.1 Statuts
Voici les statuts d'un reçu d'achat:
- Brouillon : un brouillon est enregistré mais n'a pas encore été enregistré au système.
- À facturer: à facturer à l'aide d'une facture d'achat .
- Terminé : soumis et reçu tous les éléments.
- Retour émis : tous les articles ont été retournés.
- Annulé : a annulé le reçu d'achat.
- Fermé : Le but de la clôture est de gérer la fermeture à découvert. Par exemple, vous avez commandé 20 qté, mais la fermeture à 15 qté. Les 5 autres ne doivent pas être reçus ni facturés.
¶ 3. Caractéristiques
¶ 3.1 Devise et liste de prix
La devise du reçu d'achat est indiquée dans cette section, elle est extraite du bon de commande. Les prix des articles seront extraits de la liste de prix définie. Cochez la case Ignorer la règle de tarification ignorera les règles de tarification définies dans Comptes > Règle de prix.
Étant donné que l'article entrant affecte la valeur de votre inventaire, il est important de le convertir dans votre devise de base si vous avez commandé dans une autre devise. Vous devrez mettre à jour le taux de conversion de devise, le cas échéant.
¶ 3.2 Détails de l'entrepôt
L'ensemble d'entrepôts suivant s'appliquera à tous les articles du tableau Articles du reçu d'achat. Vous pouvez modifier les magasins pour des postes individuels via le tableau.
- Entrepôt accepté : il s'agit de l'entrepôt dans lequel vous accepterez et stockerez les articles entrants. Habituellement, il s'agit de l'entrepôt des «magasins».
- Entrepôt rejeté: il s'agit de l'entrepôt dans lequel vous conserverez les articles rejetés qui étaient défectueux ou non conformes au label de qualité.
¶ Sous-traitant
- Matières premières consommées : dans le cas où vous sous-traitez, sélectionnez Oui pour consommer les matières premières du fournisseur.
¶ 3.3 Tableau des articles
Code - barres : vous pouvez suivre les articles à l'aide de codes-barres .
Scanner le code - barres : vous pouvez ajouter des éléments dans le tableau des éléments en scannant leurs codes-barres si vous possédez un lecteur de codes-barres. Lisez la documentation pour le suivi des articles à l'aide du code-barres pour en savoir plus.
Le code de l'article, le nom, la description, l'image et le fabricant seront récupérés à partir de la fiche article.
Reçu et accepté : définissez la quantité reçue, acceptée et rejetée. L’UdM est extraite du masque d’éléments. Vous devrez mettre à jour le «Facteur de conversion UdM» si votre bon de commande pour un article est dans une unité de mesure (UdM) différente de celle que vous stockez (UdM de stock).
Tarif : Le tarif est récupéré s'il est défini dans la liste de prix et le montant total est calculé.
Modèle de taxe d'article : vous pouvez définir un modèle de taxe d'article pour appliquer un montant de taxe spécifique à cet article particulier. Pour en savoir plus, visitez cette page .
Les détails du poids de l'article par unité et l'UdM de poids sont extraits s'ils sont définis dans la base de données des articles.
Entrepôt et référence : vous pouvez définir les entrepôts acceptés et rejetés et également ajouter un contrôle qualité, voir la section suivante.
Numéro de série, numéro de lot et nomenclature : si votre article est sérialisé ou groupé, vous devrez entrer le numéro de série et le lot dans la table Articles. Vous êtes autorisé à saisir plusieurs numéros de série sur une même ligne (chacun sur une ligne distincte) et vous devez saisir le même nombre de numéros de série que la quantité.
Il y a des champs séparés pour entrer ici les numéros de série des articles acceptés et rejetés. Un numéro de lot peut également être défini si vous stockez un lot de médicaments en plastique par exemple.
Cochez la case Autoriser le taux de valorisation nul permettra de soumettre le reçu d'achat même si le taux de valorisation de l'article est égal à 0. Il peut s'agir d'un exemple d'article ou en raison d'une entente mutuelle avec votre fournisseur.
Vous pouvez lier une nomenclature ici si l'article est sous-traité. Lier la nomenclature ici affectera le registre des stocks, c'est-à-dire que le stock de matières premières sera déduit de l'entrepôt fournisseur.
Remarque : l'article doit être sérialisé ou groupé pour que ces fonctionnalités fonctionnent. Si l'article est sérialisé, une fenêtre contextuelle apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir les numéros de série.
Les dimensions comptables aident à étiqueter chaque transaction avec des dimensions différentes sans qu'il soit nécessaire de créer de nouveaux centres de coûts.
Saut de page : Crée un saut de page juste avant cet élément lors de l'impression.
¶ 3.4 Suivi de l'inspection de la qualité
Si, pour certains articles, il est obligatoire d'enregistrer les contrôles qualité (si vous l'avez défini dans votre fiche Articles), vous devrez mettre à jour le champ "Contrôle qualité". Le système ne vous autorisera à "Soumettre" le reçu d'achat que si vous mettez à jour le «Contrôle qualité».
Après avoir activé les critères d'inspection dans le formulaire Article pour achat et y avoir joint un modèle d'inspection qualité, les inspections qualité peuvent être enregistrées dans les reçus d'achat.
¶ 3.5 Matières premières consommées
- La table Articles consommés contient les matières premières consommées par le fournisseur afin de recevoir l'article fini.
- Le bouton Obtenir le stock actuel récupérera le stock actuel des articles consommés dans l'entrepôt du fournisseur.
¶ 3.6 Taxes et Règle de livraison
Si votre fournisseur vous facture des taxes supplémentaires ou d'autres frais comme des frais d'expédition ou d'assurance, vous pouvez l'ajouter dans cette section. Cela vous aidera à suivre avec précision vos coûts.
De plus, si certains de ces frais ajoutent à la valeur du produit, vous devrez les mentionner dans le tableau des taxes. Vous pouvez également utiliser des modèles pour vos impôts. Pour plus d'informations sur la configuration de vos taxes, consultez le modèle de taxes et frais d'achat.
¶ Règle de livraison
Une règle d'expédition permet de définir le coût d'expédition d'un article. Le coût augmentera généralement avec la distance d'expédition. Pour en savoir plus, visitez la page des règles d'expédition.
Ceci est très facile à suivre dans DOKOS puisque chaque taxe fiscale est également un compte. Idéalement, vous devez créer deux comptes pour chaque type de TVA que vous payez et collectez, «Achat TVA-X» (actif) et «Vente TVA-X» (responsabilité), ou quelque chose à cet effet.
¶ 3.7 Remise supplémentaire
Outre l'enregistrement de la remise par article, vous pouvez ajouter une remise à l'ensemble du bon de commande dans cette section. Cette remise pourrait être basée sur le total général, c'est-à-dire après impôts / charges ou total net, c'est-à-dire avant taxes / charges. La remise supplémentaire peut être appliquée sous forme de pourcentage ou de montant.
¶ 3.8 Termes et conditions
Dans les transactions de vente / achat, il peut y avoir certaines conditions générales sur la base desquelles le fournisseur fournit des biens ou des services au client. Vous pouvez appliquer les conditions générales aux transactions aux transactions et elles apparaîtront lors de l'impression du document.
¶ 3.9 Informations additionnelles
Le statut du reçu d'achat est affiché ici et en haut. Les différents statuts sont: Brouillon, À facturer, Terminé, Annulé et Clôturé. Cette section affiche également le pourcentage du montant facturé, c'est-à-dire le pourcentage du montant pour lequel les factures de vente sont créées.
¶ 3.10 Paramètres d'impression
- En-tête de lettre
Vous pouvez imprimer votre demande de devis / bon de commande sur le papier à en-tête de votre entreprise. En savoir plus ici .
«Regrouper les mêmes éléments» regroupera les mêmes éléments ajoutés plusieurs fois dans le tableau des éléments. Cela peut être vu lorsque votre impression.
- Imprimer les titres
Les titres de vos documents peuvent être modifiés.
¶ 4. Après l'enregistrement
Une écriture comptable est créée pour chaque article en ajoutant l'article dans l'entrepôt par la «quantité acceptée». Si vous avez des rejets, une écriture comptable est effectuée pour chaque rejet. La «quantité en attente» est mise à jour dans le bon de commande.
Après avoir soumis le reçu d'achat, les éléments suivants peuvent être créés:
- Retour d'achat
- Entrée de stock
- Facture d'achat
- Conservation du stock d'échantillons
¶ 4.1 Retour d'un bon de commande
Une fois que vous avez reçu un bon de commande à l'aide d'un reçu d'achat, vous pouvez créer une entrée de retour au cas où l'article doit être retourné au fournisseur . Pour en savoir plus, visitez la page Retour des achats .
¶ 4.2 Ignorer le reçu d'achat
Si vous ne souhaitez pas créer de reçu d'achat après une commande d'achat et que vous souhaitez directement créer une facture d'achat, activez la fonction correspondante dans les paramètres d'achat.
¶ Note complémentaire
Parfois, certaines dépenses qui s'ajoutent au total de vos articles achetés ne sont connues qu'après un certain temps. Un exemple courant est que si vous importez les articles, vous ne connaîtrez les droits de douane, etc. que lorsque votre «agent de compensation» vous enverra une facture. Si vous souhaitez attribuer ce coût à vos articles achetés, vous devrez utiliser le bon de coût au débarquement . Pourquoi le «coût au débarquement»? Parce qu'il représente les frais que vous avez payés lorsqu'il est arrivé en votre possession.