Une facture d'achat est une facture que vous recevez de vos fournisseurs et contre laquelle vous devez effectuer le paiement.
La facture d'achat est l'exact opposé de votre facture de vente. Ici, vous enregistrez des dépenses pour votre fournisseur. Faire une facture d'achat est très similaire à une commande fournisseur.
Pour accéder à la Facture d'achat, allez sur :
Accueil > Comptabilité > Comptes créditeurs > Facture d'achat
ou
Accueil > Achats > Facture d'achat
Avant de créer et d'utiliser un devis fournisseur, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :
Une facture d'achat est généralement créée à partir d'une commande fournisseur ou d'un reçu d'achat. Les détails de l'article du fournisseur seront récupérés dans la facture d'achat. Cependant, vous pouvez également créer manuellement une facture d'achat.
Pour récupérer automatiquement les détails dans une facture d'achat, cliquez sur Obtenir les articles de > ...
Les détails peuvent être récupérés à partir :
Pour la création manuelle, procédez comme suit:
Les dimensions comptables vous permettent d'étiqueter les transactions en fonction d'un territoire, d'une succursale, d'un client, etc. Cela facilite la visualisation des états comptables séparément en fonction des critères sélectionnés. Pour en savoir plus, visitez la page Dimensions comptables.
Remarque : le projet et le centre de coûts sont traités comme des dimensions par défaut.
Devise : la devise de votre fournisseur peut être différente de la devise de votre entreprise. Si vous choisissez EUR pour un fournisseur, la devise sera remplie en EUR et le taux de change sera indiqué pour les transactions d'achat futures.
Liste de prix : Chaque fournisseur peut avoir une liste de prix par défaut afin que chaque fois que vous achetez un nouveau produit/service auprès de ce fournisseur à des prix différents et afin que la liste de prix associée au fournisseur soit également mise à jour. Sous la liste de prix vient le prix de l'article, vous pouvez voir les prix dans Achat > Articles et prix > Prix de l'article.
La case à cocher Mettre à jour le stock doit être cochée si vous souhaitez que DOKOKS mette automatiquement à jour votre inventaire. Par conséquent, il n'y aura pas besoin d'un bon de livraison.
Informations articles à complèter si vous avez un message "champs Obligatoires Requis dans la table Articles, Ligne X > Description"
Si votre fournisseur vous facture des taxes supplémentaires ou d'autres frais comme des frais d'expédition ou d'assurance, vous pouvez l'ajouter dans cette section. Cela vous aidera à suivre avec précision vos coûts.
De plus, si certains de ces frais ajoutent à la valeur du produit, vous devrez les mentionner dans le tableau des taxes. Vous pouvez également utiliser des modèles pour vos impôts. Pour plus d'informations sur la configuration de vos taxes, consultez le modèle de taxes et frais d'achat.
Outre l'enregistrement de la remise par article, vous pouvez ajouter une remise à l'ensemble du bon de commande dans cette section. Cette remise pourrait être basée sur le total général, c'est-à-dire après impôts / charges ou total net, c'est-à-dire avant taxes / charges. La remise supplémentaire peut être appliquée sous forme de pourcentage ou de montant.
Pour en savoir plus, lisez la documentation sur la page Remise supplémentaire
Pour les Articles de grande valeur, le vendeur peut demander un acompte avant de traiter la commande. Le bouton Récupérer les avances reçues ouvre une fenêtre modale (Pop-up à partir de laquelle vous pouvez récupérer les commandes pour lesquelles un paiement anticipé a été effectué.
Le paiement d'une facture peut être effectué en plusieurs parties en fonction de votre accord avec le fournisseur. Ceci est récupéré s'il est défini dans la commande fournisseur.
Pour en savoir plus, lisez la documentation sur Termes et paiement
L'abandon se produit lorsque le client paie un montant inférieur au montant de la facture. Cela peut être une petite différence comme 0,50. Sur plusieurs commandes, cela peut représenter un montant important. Pour des raisons d'exactitude comptable, ce montant de différence est «abandonée». Pour en savoir plus, lisez la documentation
Dans les transactions de vente / achat, il peut y avoir certaines conditions générales sur la base desquelles le fournisseur fournit des biens ou des services au client. Vous pouvez appliquer les conditions générales aux transactions aux transactions et elles apparaîtront lors de l'impression du document.
Pour en savoir plus, lisez la documentation sur la page Termes et conditions
«Grouper les élements identiques» regroupera les mêmes éléments ajoutés plusieurs fois dans le tableau des éléments. Cela peut être vu lorsque votre impression.
Il existe des cases à cocher supplémentaires pour imprimer la facture d'achat sans le montant, cela peut être utile lorsque l'article est de grande valeur. Vous pouvez également regrouper les mêmes éléments sur une seule ligne lors de l'impression.
Il existe deux façons de suspendre une facture d'achat:
La suspension explicite conserve indéfiniment la facture d'achat. Pour ce faire, dans la section Facture en attente du formulaire de facture d'achat, cochez simplement la case Facture en attente. Dans le champ de texte Raison de la mise en attente, saisissez un commentaire expliquant pourquoi la facture doit être mise en attente.
Si vous devez conserver une facture soumise, cliquez sur le bouton Créer et cliquez sur Bloquer la facture. Ajoutez également un commentaire expliquant pourquoi la facture doit être mise en attente dans la boîte de dialogue qui apparaît et cliquez sur «Enregistrer».
Le blocage de la plage de dates conserve la facture d'achat jusqu'à une date spécifiée. Pour ce faire, dans la section Facture en attente du formulaire de facture d'achat, cochez la case Facture en attente. Ensuite, entrez la date de sortie dans la boîte de dialogue qui apparaît et cliquez sur Enregistre. La date de sortie est la date à laquelle la suspension du document expire.
Une fois la facture enregistrée, vous pouvez modifier la date de sortie en cliquant sur le bouton déroulant Retenir la facture puis sur Modifier la date de sortie. Cette action fera apparaître une boîte de dialogue.
Les détails que vous remplissez ici, tels que la règle d'expédition, les taxes, la remise, les conditions générales, etc., proviennent de votre fournisseur et peuvent être enregistrés pour un suivi précis.
A savoir :
La catégorie de taxe sera extraite de la fiche fournisseur si elle est définie
Les paramètres d'impression permettent de modifier l'impression de l'offre fournisseur
Les conditions générales ici sont celles de votre fournisseur