Réservation d'articles

Les réservations d'article permettent d'enregistrer des réservations de créneaux horaires associés à un article. Cet article peut être une salle de réunion, un open-space ou une imprimante 3D. L'article sert à la fois à facturer le client faisant une réservation et à enregistrer les créneaux associés à cette réservation.

Usage

Vous pouvez utiliser le document de réservation d'articles de deux façons:

1. Vous pouvez faire une nouvelle réservation manuellement depuis le bureau.
2. Vous pouvez configurer le document de réservation d'articles pour autoriser vos utilisateurs de site web à réserver un créneau eux-mêmes.

Configuration

Afin de pouvoir utiliser les réservations d'article, il faut commencer par configurer différents éléments:

• Les paramètres du lieu Paramètres généraux du module
• Les articles Créez vos salles et vos machines disponibles
• Les facteurs de conversion d'unité de mesure Définissez la durée de vos journées
• Les calendriers de réservation d'article Indiquez vos horaires d'ouverture
• L'intégration avec Google Agenda Optionnel

Si vous souhaitez également permettre la réservation en ligne via le portail client, il faudra:

• Ajouter une rubrique sur le portail
• Ajouter une ou plusieurs passerelles de paiement Seulement si vous souhaitez permettre le paiement en ligne

Réservation sur le site web

Vos utilisateurs de site web ont accès à une page listant tous les créneaux disponibles. Ils peuvent cliquer sur un créneau disponible et l'ajouter dans leur panier.

Les réservations en brouillon (non validées) sont automatiquement supprimées toutes les x minutes (définies dans les paramètres des lieux) pour les cas d'abandon de panier.

Portail

Vous pouvez activer le portail "Bookings" pour donner un accès à vos clients à la liste des créneaux qu'ils ont réservés.
Les différentes réservations apparaîtront avec les statuts "Confirmé", "Annulé" ou "Passé".

Si vous donnez l'autorisation d'écrire dans une réservation d'articles à vos clients, ceux-ci pourront également voir un bouton Annuler leur permettant d'annuler leur réservation. Cette autorisation peut être donnée en cochant la case Ecrire pour le rôle Client (par défaut) dans le gestionnaire des rôles et autorisation.

Réservations depuis un événement

Si vous organisez des événements que vous souhaitez gérer depuis le calendrier "Evénement", il est possible de lier vos réservations d'articles et vos événements.

Vous organisez une exposition temporaire, nécessitant la réservation de votre grande salle, de la cuisine et de deux salles de réunions pendant toute la durée de l'événement. Créez votre événement et réservez vos salles depuis le bouton "Réserver un article" de la fiche Evénement. Vous pouvez ensuite modifier les horaires et conditions de réservation individuellement depuis chaque réservation d'article.

Intégration Google Agenda

Il est possible de synchroniser vos réservations d'article avec Google Agenda. Pour paramétrer la connexion et créer des agendas, lire cette section.

Configuration

Vous pouvez le lier chaque article avec un agenda ayant comme document de référence Réservation d'articles dans la section Google Agenda Si un article n'est pas lié avec un agenda, il faudra sélectionner celui-ci manuellement dans chaque réservation.

Synchronisation

Pour synchroniser vos réservations, cochez la case Synchroniser avec Google Agenda. Vérifiez qu'un agenda est bien sélectionné dans le champs Google Agenda.

Pour automatiser la synchronisation des réservations en ligne, cochez la case Synchroniser automatiquement avec Google Calendar dans les paramètres des lieux.

Si vous souhaitez que les réservations d'articles soient toujours synchronisées, personnalisez le formulaire de réservation d'articles et mettez 1 comme valeur par défaut pour le champs Synchroniser avec Google Agenda.

Calendriers de réservation d'articles

Pour permettre les réservations sur le site web, il faut configurer un ou plusieurs calendriers permettant de calculer les créneaux disponibles.

Fonctionnement

Vous pouvez configurer autant de calendrier de réservation que vous le souhaitez par articles et unités de mesures. La règle de sélection du calendrier correspondant à une réservation d'article est la suivante:

1. Dokos cherche un calendrier correspondant à l'article et l'unité de mesure demandés
2. Dokos cherche un calendrier correspondant à l'article demandé, sans unité de mesure
3. Dokos cherche un calendrier correspondant à l'unité de mesure demandée, sans article
4. Dokos cherche un calendrier lié à aucun article et aucune unité de mesure

Il est donc utile de configurer au moins un calendrier qui ne soit lié ni à un article ni à une unité de mesure, pour qu'il puisse servir de calendrier par défaut.

Exemples

Différents calendriers par unité de mesure

Vous louez vos espaces à l'heure, à la demi-journée et à la journée.
Vous allez donc avoir a minima 2 calendriers:

Calendrier par défaut - A l'heure et à la journée

• Unité de mesure: Aucune - Ce calendrier sera valable pour toutes les unités de mesure, ce sera notre calendrier par défaut
• Article: Aucun - Ce calendrier sera valable pour tous les articles

Jour	Heure de début	Heure de fin
Lundi	08:00	18:00
Mardi	08:00	18:00
Mercredi	08:00	18:00
Jeudi	08:00	18:00
Vendredi	08:00	18:00

Calendrier à la demi-journée

• Unité de mesure: Demi-journée - Ce calendrier ne sera valable que pour les demi-journées
• Article: Aucun - Ce calendrier sera valable pour tous les articles

Jour	Heure de début	Heure de fin
Lundi	08:00	13:00
Lundi	13:30	18:30
Mardi	08:00	13:00
Mardi	13:30	18:30
Mercredi	08:00	13:00
Mercredi	13:30	18:30
Jeudi	08:00	13:00
Jeudi	13:30	18:30
Vendredi	08:00	13:00
Vendredi	13:30	18:30

Si l'on considère que notre demi-journée dure 5 heures, la création de ce calendrier permet d'éviter les réservations de créneaux en dehors de ces horaires, comme par exemple 13:00-18:00

Différents calendriers par article

Vous louez une salle de réunion et un bureau, chacun ayant des horaires différents.

Calendrier de la salle de réunion

• Unité de mesure: Aucune - Ce calendrier sera valable pour toutes les unités de mesure
• Article: Salle de réunion

Jour	Heure de début	Heure de fin
Lundi	08:00	18:00
Mardi	08:00	18:00
Mercredi	08:00	18:00
Jeudi	08:00	18:00
Vendredi	08:00	18:00

Calendrier du bureau

• Unité de mesure: Aucune - Ce calendrier sera valable pour toutes les unités de mesure
• Article: Bureau

Jour	Heure de début	Heure de fin
Lundi	07:00	19:00
Mardi	07:00	19:00
Mercredi	07:00	19:00
Jeudi	07:00	19:00
Vendredi	07:00	19:00

Il est aussi possible de combiner des articles et des unités de mesure spécifiques.

Les facteurs de conversion

Les facteurs de conversion permettent à Dokos de convertir des unités de mesure entre elles.
La flexibilité de la configuration des unités de mesure permet de définir ses propres facteurs de conversion entre deux unités de mesure.

La catégorie sert uniquement à catégoriser vos conversions afin de les retrouver plus facilement.

Vous pouvez accéder aux facteurs de conversion en utilisant la barre de recherche ou via Stocks > Facteurs de conversion

Pour les réservations d'article

Afin que le système soit capable de convertir les unités de mesure de vente en minutes pour calculer les créneaux disponibles, vous devez configurer un ou plusieurs facteurs de conversion d'unité de mesure.

Vérifiez que vous avez un facteur de conversion pour toutes vos unités de mesure de vente et de stock pour une minute. Ici l'unité de mesure "Minute" correspond à celle définie dans le document Paramètres du lieu.

Si vous prévoyez de vendre des créneaux à l'heure ou à la journée, assurez-vous d'avoir au moins ces deux facteurs de conversion:

De	Vers	Valeur
Heure	Minute	60
Jour	Minute	480

Veuillez noter qu'ici, 1 jour correspond à 480 minutes, car nous considérons que, d'un point de vue commercial, nous vendons 8 heures par jour. Vous pouvez, bien sûr, ajuster cette valeur en fonction de vos besoins métiers.