Demande de congé

Dokos permet à vos employés de demander des congés via les demandes de congé et de les faire approuver par les approbateurs de congé.

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1. Prérequis

• Avant de créer une demande, un contrat de travail incluant l'attribution des congés doit être défini si ce mode est sélectionné.
• Un approbateur doit être défini, soit au niveau du département, soit pour chaque employé.

2. Comment créer une demande de congés

Un tableau des congés alloués et disponibles sera affiché selon les congés pris. Ensuite, l'employé peut définir les dates et soumettre sa demande.

1. Sélectionnez le nom de l'employé
2. le type de congé.
3. Définissez la durée du congé en indiquant la date de début et la date de fin. En fonction des dates sélectionnées, les champs "Nombre total de jours de congé demandés" et "Solde de congé avant la demande" s'afficheront.
4. Si le congé appliqué est d'une demi-journée, cochez la case demi-journée.
5. Sélectionnez la date de comptabilisation de la demande de congé. Vous pouvez la modifier si elle est différente du jour de la saisie de la demande.
6. Cochez la case « Suivre par e-mail » pour envoyer une notification de la demande de congé à l'approbateur des congés.
7. Une fois que l'employé enregistre la demande de congé, le statut de la demande de congé passe à "Ouvert" et un e-mail est envoyé à l'approbateur des congés pour approbation.

8. À réception de l'e-mail de notification, l'approbateur des congés peut soit approuver, rejeter, ou annuler la demande. Une fois sa décision prise, il procède à la soumission de la demande de congé. Suite à cette soumission, le statut du document est automatiquement mis à jour en fonction de l'action effectuée, et une notification par e-mail est envoyée à l'employé concerné.

3. Flux de la demande de congés.

Le flux du processus de demande de congé est résumé ci-dessous :

• L'employé demande un congé via Demande de congé.
• L'approbateur reçoit une notification par e-mail. Pour cela, la case à Suivre par e-mail doit être cochée.
• L'approbateur examine la demande de congé.
• L'approbateur approuve/rejette/annule la demande de congé
• L'employé reçoit la notification sur l'état de sa demande de congé

4. Flux de travail

La création d'un flux de travail permet de définir et de personnaliser les étapes nécessaires à l'approbation ou au rejet d'un document. Ce flux de travail remplace le flux par défaut de Dokos.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur la page Flux de travail.

5. Caractéristiques

5.1 Configuration de l'approbateur de congé

Un approbateur de congé est un utilisateur chargé d'approuver les demandes de congé d'un employé. Il peut être configuré à deux niveaux : département et employé. Au niveau du département, plusieurs approbateurs peuvent être définis, avec un approbateur par défaut. Si un approbateur est aussi défini au niveau de l'employé, celui-ci prend la priorité. Si l'approbateur sélectionné n'a pas accès à la demande, elle peut lui être partagée avec l'autorisation "soumettre". Il est également possible de paramétrer les employés pour qu'ils gèrent leurs propres demandes.

6. Application mobile

L'application mobile permet aux employés de soumettre leurs demandes de congé et aux approbateurs de les gérer facilement.

Pour plus d'informations, consultez la page dédiée àl'application mobile RH