Note de frais

Une note de frais est un document utilisé pour enregistrer et suivre les dépenses engagées par les employés au nom de l'entreprise. Ces dépenses peuvent inclure les frais de déplacement, les repas, les fournitures de bureau, le carburant, etc. La note de frais permet aux employés de soumettre les dépenses qu'ils ont payées de leur propre poche pour être remboursées par l'entreprise.

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Prérequis :

1. Employé
2. Département
3. Modèle de taxes et frais d'achat

Avant de créer des notes de frais ou des dépenses, vous devez définir vos modèles de types de notes de frais ainsi que les modèles de taxes associés.

1. Type de note de frais

Les types de notes de frais permettent de catégoriser et de gérer les différentes dépenses engagées par les employés. Cela aide à standardiser les processus de soumission, d'approbation, et de remboursement des frais.

Les administrateurs ou responsables de la comptabilité peuvent définir différents types de notes de frais pour catégoriser les dépenses.

1.1. Ajouter un nouveau type de note de frais :

• Remplir les champs requis :

1. Nom du type de note de frais : Par exemple, "Carburant", "Hébergement", "Repas", "Fournitures de Bureau", etc.
2. Compte de dépense associé : Sélectionner le compte de dépense approprié dans le plan comptable de votre entreprise.
3. Taux de TVA applicable : Spécifier le modèle de taxes, si nécessaire.

1.2. Modèle de taxes

Créer un modèle de taxes sur un montant TTC car les employés vont saisir leurs montants en net TTC.

Vous pouvez dupliquer les modèles par défaut, en modifiant le nom et la règle pour définir la taxe sur le montant TTC ou alors vous pouvez créer des modèles selon vos besoins.

2. Créer une dépense

2.1. Créer une dépense :

Renseignez les éléments suivants :

1. Date de la note de frais
2. Indiquez le détail des charges en sélectionnant le type de dépense approprié. Si votre dépense inclut plusieurs taux de TVA, veuillez créer une ligne distincte pour chaque taux de TVA différent.
3. Vous pouvez saisir de centre de coûts et le projet associé à la dépense, si nécessaire.

2.2. TVA différente sur la même dépense :

Lorsqu'un ticket de caisse contient deux taux de TVA différents, par exemple dans le cas d'un repas au restaurant avec une boisson alcoolisée ou lorsqu'une note correspond à une dépense de carburant, il faut procéder de la manière suivante :

La gestion de la TVA sur les tickets peut être effectuée en enregistrant deux lignes distinctes dans la dépense ou note de frais. Cela permet de séparer les éléments soumis à des TVA distincte.

Exemple pour le carburant :

La gestion de la TVA pour les tickets de carburant peut se faire en utilisant deux lignes distinctes. Pour une dépense ou note de frais, ajoutez une ligne représentant 80% du montant pour le type de frais « Carburant avec TVA (20%) » et une autre ligne représentant 20% du montant pour le type de frais « Carburant sans TVA ».

1. Carburant avec TVA déductible (80%) : Montant 120*0.8 = 96 EUR (80% de 120 EUR)
2. Carburant sans TVA déductible (20%) : Montant 120*0.20 = 24 EUR (20% de 120 EUR)

2.3. Créer une note de frais à partir des dépenses :

Le tableau des charges est saisi automatiquement en reprenant les informations des dépenses.

En vous rendant sur le détail de chaque ligne, vous pourrez retrouver la dépense associée.

3. Note de frais

3.1. Créer une note de frais

1. Renseignez l'employé à l'origine de la dépense.
2. Ajoutez l'approbateur de la note de frais. (Elément à renseigner dans le département des postes)
3. Saisissez la date de la dépense, le type de demande de remboursement et le montant de la note de frais.
4. Calcul automatique ou ajouter les taxes manuellement. Si le montant des frais engagés est en net TTC et que vous choisissiez d'ajouter manuellement les taxes, cochez la case : Taxe incluse dans le montant de la dépense
5. Insérer un justificatif : Vous pouvez joindre vos justificatifs de paiement en pièce jointe à gauche du formulaire.

3.2. Comptabilité

Dans Détails comptables, sélectionnez le compte créditeurs par défaut de la société.

1. Date de comptabilisation et Date de rapprochement : Ces dates sont essentielles pour suivre la période fiscale à laquelle la dépense est liée et pour les opérations de rapprochement bancaire.
2. Mode de paiement : Important pour la gestion de trésorerie et la traçabilité des paiements.
3. Montant non rapproché : Affiche le montant de la note de frais qui n'a pas encore été rapproché. Un montant de 0,00 € indique que tous les montants ont été rapprochés. Cela aide à identifier les écarts potentiels ou les montants non encore justifiés.
4. Comptes créditeurs : Indispensable pour la génération d'écritures comptables précises.
5. Projet et Centre de coûts : Facilitent l'analyse financière par projet ou par unité de coût, assurant une meilleure répartition et gestion des dépenses.

3.3. Plus d'informations

Visualisez le statut de la note de frais. Le statut peut être Brouillon, Approuvé ou Rejeté.

3.4. Tableau de bord

Pour les notes de frais de grande valeur, il est possible de créer un acompte avant de traiter la note de frais complètement. Ajouter une ligne avec les informations de l'acompte et de l'avance.

4. Flux de travail

La création d'un flux de travail permet de définir et de personnaliser les étapes nécessaires à l'approbation ou au rejet d'un document. Ce flux de travail remplace le flux par défaut de Dokos.

Les notes de frais et les demandes de congés sont les seuls formulaires qui nécessitent obligatoirement un approbateur et qui ont un flux d'approbation par défaut. Le flux de travail personnalisé remplacera ce flux par défaut. Il est possible de créer des flux de travail pour tous les documents présents dans Dokos.

Pour plus de détails, consultez la page flux de travail de la documentation.

Voici un exemple pour la validation des dépenses avec l'éditeur visuel :

Vous pouvez utiliser l'éditeur de flux de travail pour créer des flux de travail de manière visuelle. Cet outil permet de glisser-déposer des états et de les relier entre eux pour établir des transitions. Vous pouvez également modifier leurs propriétés à partir de la barre latérale.

Lorsque vous enregistrez votre schéma, les champs du formulaire en tableau se remplissent automatiquement.

1. État :

Vous pouvez créer des états selon vos besoins.

Exemple :

• Brouillon : État initial de la dépense.
• Soumis à la validation : La dépense est soumise pour approbation.
• Approuvé : La dépense est approuvée.
• Rejeté : La dépense est rejetée.
• Annulé : La dépense est annulée.

2. Statut du document :

• Brouillon : Ce statut est à utiliser jusqu'à l'approbation finale.
• Soumis : Ce statut fige le document; il n'est plus modifiable.
• Annulé

3. Autoriser la modification uniquement pour :

Vous devez sélectionner le rôle autorisé à modifier l'état. Il est nécessaire de mener une réflexion sur les différents rôles de votre organisation.

4. Mettre à jour le champ / mettre à jour la valeur :Dans certains documents, lorsque aucun flux de travail n'est défini, l'approbateur doit modifier manuellement le statut du document. En mettant en place un flux de travail, vous devez définir le champ à mettre à jour ainsi que la valeur de mise à jour.

5. Propriété de la transition : Les règles de transition déterminent comment les états changent d'un état à un autre. * Exemple : De Brouillon à Soumis à la validation : Action (Bouton) "Soumettre à la validation" par l'employé.

• Vous avez la possibilité de définir des conditions, ce qui peut être utile pour orienter une demande selon son montant. Par exemple : si le montant de la dépense est supérieur à 50 €, l'approbation doit être faite par l'approbateur des notes de frais, alors que si cette dépense est inférieure ou égale à 50 €, l'employé peut lui-même valider sa dépense.

Voici un exemple finalisé de flux de travail, avec la visualisation graphique et sous forme de tableau.

Nous vous recommandons de consulter la documentation sur les flux de travail afin d'obtenir une compréhension globale.

3.2 Réservation de la dépense

Lors de la soumission d'une note de frais, le système comptabilise une dépense sur le compte de dépenses et le compte de l'employé

L'utilisateur peut afficher les notes de frais impayées à l'aide du rapport « Notes de dépenses non réclamées »

3.3 Paiement de la note de frais

Pour effectuer le paiement contre la note de frais, l'utilisateur doit cliquer sur Créer > Paiement.

Demande de remboursement

Saisie de paiement

Alternativement, une entrée de paiement peut être effectuée pour un employé et toutes les notes de frais en suspens seront extraites.

Comptabilité > Saisie de paiement > Nouvelle saisie de paiement

Définissez le type de paiement sur « Payer », le type de partie sur l'employé, la partie à l'employé payé et le compte à partir duquel le paiement est effectué. Toutes les demandes de remboursement en suspens seront extraites et les montants des paiements pourront être attribués à chaque dépense.

3.4 Lien avec la tâche et le projet

Pour lier une note de frais à une tâche ou un projet, spécifiez la tâche ou le projet lors de la création d'une note de frais.

Cela mettra à jour le coût du projet avec les montants des notes de frais