Demande de déplacement
La Demande de déplacement décrit un déplacement professionnel d'un employé avant son départ. Elle contient le motif, l'itinéraire, les coûts estimés et le mode de financement. Elle sert de document de validation : elle ne crée ni avance, ni note de frais, ni écriture comptable.
Pour ouvrir la liste, ouvrez l'icône Dépenses, puis cliquez sur Demande de déplacement dans la section Déplacement de la barre latérale.
Prérequis
- Pour valider : le rôle Utilisateur RH ou Responsable RH. Par défaut, ce sont les seuls rôles qui peuvent valider une demande de déplacement.
- Un utilisateur du type « Employee Self Service » peut créer et modifier ses propres demandes, sans les valider.
- Un employé actif. Dokos refuse une demande pour un employé inactif.
- Au moins une Raison du déplacement, par exemple « Salon professionnel ». Créez-la depuis le lien Raison du déplacement de la même section.
- Pour les coûts : des Types de note de frais.
Créer une demande de déplacement
- Dans la liste, cliquez sur + Créer un·e Demande de déplacement.
- Sélectionnez le Type de déplacement : « National » ou « International ».
- Sélectionnez la Raison du déplacement.
- Facultatif : sélectionnez le Financement du déplacement et joignez la Copie de l'invitation / annonce.
- Sélectionnez l'Employé.
- Remplissez le tableau Itinéraire du déplacement, une ligne par trajet.
- Remplissez le tableau Calcul des coûts, une ligne par type de dépense.
- Enregistrez, puis validez.
Champs de la demande
Déplacement
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Type de déplacement | Obligatoire. « National » ou « International ». |
| Financement du déplacement | « Nécessite un financement complet », « Entièrement commandité » ou « Partiellement sponsorisé, nécessite un financement partiel ». |
| Copie de l'invitation / annonce | Pièce jointe, par exemple l'invitation à un salon. |
| Raison du déplacement | Obligatoire. Motif du déplacement. |
| Détails du commanditaire (nom, lieu) | Organisme qui finance tout ou partie du déplacement. |
| Autres détails | Section Description. Texte libre. |
Détails des employés
Après le choix de l'Employé, Dokos reprend de la fiche employé le Nom de l'employé, le Numéro de contact, l'Email de contact, la Date de naissance, le Numéro de passeport et la Société. Vous pouvez aussi saisir le Type de document d'identification et le Numéro du document d'identification.
Itinéraire du déplacement
Chaque ligne du tableau décrit un trajet :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Départ / Arrivée | Ville ou lieu de départ et d'arrivée. |
| Mode de déplacement | « Vol », « Train », « Taxi » ou « Voiture de location ». |
| Date/Heure de départ / Date/Heure d'arrivée | Horaires du trajet. |
| Préférence pour le repas | « Végétarien », « Non végétarien », « Sans gluten » ou « Sans produits laitiers ». |
| Une avance de déplacement est requise | Cochez la case pour indiquer que l'employé demande une avance. Le champ Montant d'avance apparaît. |
| Hébergement requis | Cochez la case pour indiquer un besoin d'hôtel. Les champs Zone préférée pour l'hébergement, Date d'arrivée et Date de départ apparaissent. |
| Autres détails | Texte libre. |
Détails du calcul des coûts
Sélectionnez le Centre de coût, puis remplissez le tableau Calcul des coûts :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Type de dépense | Type de note de frais, par exemple « Transport ». |
| Montant sponsorisé | Part payée par un commanditaire. |
| Montant financé | Part payée par la société. |
| Montant total | Coût total estimé de la ligne. |
| Commentaires | Texte libre. |
Les montants sont dans la devise de la société. Dokos ne calcule pas le Montant total : saisissez-le.
Détails de l'événement et dimensions comptables
La section Détails de l'événement contient le Nom de l'organisateur, l'Adresse de l'organisateur et d'Autres détails. La section Dimensions comptables reste vide : la demande de déplacement ne reçoit pas les dimensions comptables.
Exemple
Exemple fictif : Claire Durand, commerciale, va à un salon à Paris.
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Type de déplacement | National |
| Raison du déplacement | Salon professionnel |
| Financement du déplacement | Nécessite un financement complet |
| Itinéraire | Lyon → Paris, « Train », départ le 12/03/2027 à 07:00. Hébergement requis, avance de 150 € demandée. |
| Calcul des coûts | Transport : 120 € financés. Hébergement : 260 € financés. |
Après la validation, le responsable RH crée l'avance de 150 € à part. Au retour, Claire déclare ses dépenses réelles dans une note de frais.