Demandes et plans de formation

Une Demande de formation enregistre un besoin de formation d'un employé. Le service RH l'approuve ou la rejette. Un Plan de formation regroupe les demandes approuvées sur une période, avec un budget. Les sessions elles-mêmes sont des événements de formation.

Ces documents n'ont pas de lien dans les menus du bureau. Ouvrez la liste Demande de formation ou Plan de formation avec la barre de recherche. Dans l'application web Dokos RH, le service RH les trouve dans Formation, onglets Besoins et Plan et budget.

Prérequis

• La fiche employé existe.
• Facultatif : un programme de formation.
• Pour approuver une demande ou créer un plan : le rôle Utilisateur RH ou Responsable RH.

Créer une demande de formation

1. Ouvrez la liste Demande de formation et cliquez sur + Créer un·e Demande de formation.
2. Sélectionnez l'Employé. Dokos reprend son nom, son département et sa société.
3. Vérifiez la Date de la demande. Elle vaut la date du jour par défaut.
4. Sélectionnez la Source : Employé (par défaut), Responsable, Evaluation ou Écart de compétences. Pour Écart de compétences, choisissez la Compétence à développer (obligatoire).
5. Sélectionnez un Programme de formation ou décrivez le Besoin de formation. L'un des deux est obligatoire. Sinon, Dokos affiche « Sélectionnez un programme de formation ou décrivez le besoin de formation. »
6. Facultatif : choisissez la Priorité (Moyen par défaut), saisissez le Coût estimé et la Justification.
7. Enregistrez.

Dokos renseigne Demandé par avec l'utilisateur qui crée la demande.

Un employé peut créer une demande et modifier les demandes qu'il a créées. Il ne peut pas changer le Statut.

Dans Dokos RH, l'onglet Écart de compétences de l'espace Compétences crée une demande depuis un écart. Si une demande ouverte, approuvée ou planifiée existe déjà pour cet employé et cette compétence, Dokos ouvre cette demande au lieu d'en créer une autre.

Statuts d'une demande

Un Utilisateur RH ou un Responsable RH change le statut à la main, sauf Planifié.

Créer un plan de formation

1. Ouvrez la liste Plan de formation et cliquez sur + Créer un·e Plan de formation.
2. Saisissez le Nom du plan, la Société, la Date de début et la Date de fin. Ces champs sont obligatoires. La date de fin ne peut pas être avant la date de début.
3. Facultatif : choisissez l'Exercice comptable et saisissez le Budget total.
4. Dans le tableau des lignes, ajoutez une ligne par formation. Choisissez une Demande de formation : Dokos reprend l'employé. Complétez le Programme de formation, le Coût estimé et, quand la session existe, l'Évènement de formation et le Coût réel.
5. Pour chaque ligne, vérifiez le Statut. Il vaut « Planifié » par défaut. Les autres valeurs sont « Planifié » (session programmée, Scheduled en anglais), « Terminé » et « Annulé ». Les deux premières valeurs ont le même libellé.
6. Enregistrez.

À l'enregistrement, Dokos lie chaque demande du tableau au plan. Les demandes au statut Approuvé passent au statut Planifié.

Le Statut du plan est Brouillon par défaut. Passez-le à Actif, puis à Fermé à la fin de la période.

Suivi du budget

Dokos calcule les montants du plan à chaque enregistrement. Les lignes Annulé ne comptent pas.

Exemple fictif : un plan a un budget total de 10 000 €. Trois lignes ont un coût estimé de 2 000 € chacune. Une ligne terminée a un coût réel de 2 500 €. Engagé vaut 6 000 €, Dépensé vaut 2 500 €. Restant vaut 4 000 € et Utilisation vaut 60 %.