Journal du véhicule
Le Journal du véhicule enregistre un relevé du compteur kilométrique d'un véhicule. Il peut aussi contenir un plein de carburant et des frais d'entretien. Quand il est validé, vous pouvez créer une note de frais à partir de ces dépenses.
Pour ouvrir la liste, ouvrez l'icône Dépenses, puis cliquez sur Journal du véhicule dans la section Déplacement de la barre latérale.
Prérequis
- Un Véhicule.
- Un employé actif.
- Le rôle Gestionnaire de flotte. C'est le seul rôle qui a des droits sur le journal du véhicule par défaut.
- Pour les frais d'entretien : les opérations d'entretien (document Service associé à un véhicule), par exemple « Vidange ».
Créer un journal du véhicule
- Dans la liste des journaux, cliquez sur + Créer un·e Journal du véhicule.
- Sélectionnez la Plaque d'immatriculation. Dokos reprend le Modèle, la marque (Fabriquer) et la Dernière valeur du compteur kilométrique du véhicule. Il reprend aussi l'employé du véhicule si le champ Employé est vide.
- Vérifiez l'Employé. Seuls les employés actifs sont proposés.
- Dans la section Relevé du compteur kilométrique, saisissez la Date et la Valeur actuelle de l'odomètre.
- Facultatif : dans la section Détails du ravitaillement, saisissez le plein.
- Facultatif : dans la section Détails du service, ajoutez une ligne par frais d'entretien.
- Enregistrez, puis validez.
La valeur actuelle de l'odomètre doit être supérieure ou égale à la dernière valeur du compteur. Sinon, l'enregistrement est refusé.
Relevé du compteur kilométrique
Les champs Date et Valeur actuelle de l'odomètre sont obligatoires. Le champ Dernière valeur du compteur kilométrique est en lecture seule. Il vient de la fiche véhicule.
Détails du ravitaillement
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Qté Carburant | Quantité de carburant, dans l'unité de la fiche véhicule. |
| Prix du Carburant | Prix d'une unité de carburant. |
| Fournisseur | Station ou fournisseur de carburant. |
| Réf. Facture | Référence de la facture du plein. |
La dépense de carburant est égale à Qté Carburant × Prix du Carburant.
Détails du service
Ajoutez une ligne par opération d'entretien. Toutes les colonnes sont obligatoires.
| Colonne | Valeurs |
|---|---|
| Article de service | Opération, par exemple « Vidange » ou « Plaquettes de frein ». |
| Type | « Inspection », « Service » ou « Modifier » (changement de pièce). |
| Fréquence | « Kilométrage », « Mensuel », « Trimestriel », « Semestriel » ou « Annuel ». |
| Dépense | Montant de l'opération. |
Ce qui se passe à la validation
- Dokos copie la Valeur actuelle de l'odomètre dans la fiche véhicule.
- Le bouton Créer > Note de frais apparaît.
Créer une note de frais
- Ouvrez le journal validé.
- Cliquez sur Créer > Note de frais.
Dokos ouvre une nouvelle note de frais avec :
- l'employé du journal ;
- le lien vers le journal du véhicule ;
- une ligne de dépense « Dépenses de véhicules », datée du jour du journal ;
- un montant égal à la dépense de carburant plus la somme des dépenses de service.
Vous ne pouvez créer qu'une note de frais par journal. Si le journal n'a ni carburant ni frais de service, Dokos affiche une erreur et ne crée pas la note de frais. Pour la suite du traitement, voir Notes de frais.
Annuler un journal
Quand vous annulez un journal validé :
- Dokos retire du compteur de la fiche véhicule la distance de ce journal ;
- si une note de frais en brouillon est liée au journal, Dokos vous demande de confirmer. Si la note ne contient que la ligne « Dépenses de véhicules », elle est supprimée. Sinon, seule cette ligne est retirée et les autres dépenses restent.
Exemple
Exemple fictif : Julien Martin fait le plein et la vidange de l'utilitaire AB-123-CD.
| Donnée | Valeur |
|---|---|
| Dernière valeur du compteur | 12 500 |
| Valeur actuelle de l'odomètre | 13 340 |
| Carburant | 40 litres à 1,80 € = 72,00 € |
| Service | Vidange, type « Service », fréquence « Kilométrage », 120,00 € |
À la validation, le compteur de la fiche véhicule passe à 13 340. La note de frais créée contient une ligne « Dépenses de véhicules » de 192,00 € (72,00 € + 120,00 €).