Documents des employés
Documents des employés
Le Document employé range un fichier dans le dossier d'un employé. Chaque document a un Type de document, par exemple « Pièce d'identité » ou « Contrat de travail ».
Le dossier a deux parties, définies par le champ Partie :
- Employé : les documents que l'employé fournit, par exemple une pièce d'identité, un RIB ou un diplôme ;
- Employeur : les documents que la société produit, par exemple un contrat ou une attestation.
Ces documents n'ont pas de lien dans les menus du bureau. Ouvrez la liste Document employé ou Type de document employé avec la barre de recherche. Les employés et le service RH les gèrent aussi dans l'application web Dokos RH.
Prérequis
- La fiche employé existe.
- Pour créer un type de document : le rôle Responsable RH.
- Pour qu'un employé dépose ses documents : son utilisateur est lié à sa fiche employé.
Créer un type de document
- Ouvrez la liste Type de document employé et cliquez sur + Créer un·e Type de document employé.
- Saisissez le Type de document (obligatoire). C'est le nom du type.
- Sélectionnez la Partie : Employé ou Employeur.
- Facultatif : cochez Obligatoire. Dokos signale alors le document comme manquant tant qu'il n'est pas déposé.
- Facultatif : cochez A une date d’expiration. Dokos signale alors les documents de ce type avant leur fin de validité.
- Facultatif : saisissez la Conservation (mois), c'est-à-dire la durée de conservation après le départ de l'employé. Ce champ est informatif : Dokos ne supprime aucun document.
- Enregistrez.
Ajouter un document au dossier
- Ouvrez la liste Document employé et cliquez sur + Créer un·e Document employé.
- Sélectionnez l'Employé et le Type de document. Dokos reprend la Partie et l'option A une date d’expiration du type.
- Joignez le Fichier (obligatoire).
- Facultatif : saisissez la période de validité : Valable à partir du et, si le type expire, Valide jusqu'au. La date de fin ne peut pas être avant la date de début.
- Facultatif : cochez Confidentiel, puis enregistrez.
Dokos renseigne le champ Téléversé par avec l'utilisateur qui crée le document.
Dans Dokos RH, l'employé ouvre Mes Documents et clique sur Ajouter un document. La page signale aussi les documents obligatoires manquants.
Qui voit quoi
| Rôle | Accès |
|---|---|
| Responsable RH | Tous les documents, y compris les documents confidentiels. |
| Utilisateur RH | Tous les documents, sauf les documents confidentiels. |
| Employé | Ses propres documents non confidentiels. Il peut les lire et en ajouter. Il ne peut ni les modifier ni les supprimer. |
Un employé ne peut ajouter un document qu'à son propre dossier. Il ne peut pas cocher Confidentiel : seul le service RH le peut.
Documents qui expirent
Chaque jour, Dokos envoie aux utilisateurs actifs qui ont le rôle Responsable RH un e-mail « Documents des employés arrivant bientôt à expiration ». L'e-mail liste les documents dont la date Valide jusqu'au tombe dans les 60 prochains jours ou est déjà passée. Seuls les documents avec l'option A une date d’expiration sont pris en compte.
Exemple
Exemple fictif : la société crée le type « Titre de séjour », partie Employé, avec Obligatoire et A une date d’expiration cochés. L'employée Ana Silva dépose son titre depuis Dokos RH, valide jusqu'au 30 juin. À partir du 1er mai, le responsable RH reçoit chaque jour l'e-mail des documents qui expirent, avec ce titre.