Gérer les factures fournisseurs e-invoice

Dokos permet de recevoir des factures fournisseurs électroniques (e-invoices) via une plateforme approuvée, et de les piloter jusqu'à leur intégration comptable. Chaque facture traverse un cycle de vie composé de statuts successifs, depuis la réception jusqu'au traitement final.

Le cycle de vie d'une e-invoice

L'arrivée d'une e-invoice dans Dokos déclenche un cycle de vie automatique. La facture passe par une série de statuts dépendant des actions de validation effectuées par vos soins.

      
flowchart LR
  A[Réception] --> B[En attente validation]
  B --> C{Action utilisateur}
  C -->|Validation| D[Intégrée en facture]
  C -->|Refus| E[Refusée]
  C -->|Ignorée| F[Abandonnée]

    

Statuts de cycle de vie

Les statuts principaux d'une e-invoice sont les suivants :

• Réceptionnée — La facture vient d'arriver via la plateforme approuvée et n'a pas encore été traitée.
• En attente de validation — La facture a été rattachée à une facture fournisseur existante ou en cours de création ; elle attend une action de votre part pour finaliser l'intégration.
• Intégrée — La facture est convertie en facture fournisseur Dokos et est disponible pour le traitement comptable.
• Refusée — La facture a été rejetée manuellement par l'utilisateur ; le motif du refus est transmis à la plateforme.
• Abandonnée — La facture a été ignorée sans action pendant la durée configurée ; elle ne sera plus proposée.

Recevoir une e-invoice

Lorsqu'une facture parvient sur la plateforme approuvée reliée à Dokos, elle apparaît automatiquement dans la liste des e-invoices.

1. Accédez à la liste des e-invoices depuis le module Achats.
2. Ouvrez la facture reçue pour consulter les informations transmises : fournisseur, montant, date d'émission, lignes de prestation, etc.
3. Pour préparer l'intégration, créez une facture fournisseur Dokos correspondante et rattachez l'e-invoice à celle-ci.

La facture passe alors au statut En attente de validation.

Refuser une e-invoice reçue

Toutes les factures reçues ne sont pas forcément à intégrer : erreur de destinataire, doublon, litige avec le fournisseur, etc. Vous pouvez refuser une e-invoice directement depuis la facture fournisseur Dokos à laquelle elle est rattachée.

1. Ouvrez la facture fournisseur liée à l'e-invoice.
2. Cliquez sur le bouton Refuser la facture dans la barre d'action.
3. Une fenêtre s'ouvre pour sélectionner le motif de refus. Les motifs proposés sont lisibles et explicites, afin que le fournisseur puisse comprendre sans ambiguïté la raison du refus.
4. Validez la fenêtre : la facture passe au statut Refusée et le motif est transmis à la plateforme approuvée.

Exemple

La société Maison Verte SARL reçoit une e-invoice du fournisseur Bureau Moderne. Le comptable ouvre la facture, constate qu'il s'agit d'un doublon d'une facture déjà enregistrée la semaine précédente, et clique sur Refuser la facture depuis la facture fournisseur Dokos. Le motif « Doublon » est sélectionné et transmis à la plateforme. L'e-invoice passe au statut Refusée et n'apparaîtra plus dans les relances d'intégration.

Paramétrage de la durée d'abandon

Pour éviter que des e-invoices non traitées ne s'accumulent, Dokos bascule automatiquement au statut Abandonnée toute facture restée en attente de validation au-delà d'une durée configurable.

• La durée d'attente est paramétrée au niveau de la plateforme approuvée.
• Une facture abandonnée reste consultable mais n'est plus proposée pour intégration active.
• Vous pouvez réactiver manuellement une facture abandonnée si nécessaire.

Points de vigilance

• Une e-invoice refusée ne peut pas être réintégrée automatiquement ; en cas d'erreur, il faut demander au fournisseur de renvoyer la facture.
• Le motif de refus est transmis à la plateforme approuvée et peut être consulté par le fournisseur.
• Vérifiez que le rattachement à la facture fournisseur est correct avant de refuser : un refus erroné nécessite une nouvelle émission côté fournisseur.