Département
Un Département est une division de la société, par exemple la comptabilité ou les ventes. Il regroupe les employés et porte les approbateurs de leurs demandes : congés, notes de frais et demandes de quart.
Voir des exemples de départements sur la démoPrérequis
- La société existe.
- Si vous voulez bloquer des jours de congés pour le département, la liste de blocage des congés existe.
- Les approbateurs ont un compte utilisateur de type Utilisateur système.
Arborescence des départements
Les départements forment un arbre. Un département parent regroupe des sous-départements.
- La racine de l'arbre est le département « All Departments ». Elle n'est pas modifiable.
- Un département parent doit avoir la case Est un groupe cochée.
- Un sous-département doit appartenir à la même société que son parent.
- Sans Département parent, le département est rattaché à la racine.
À la création d'une société, Dokos crée une série de services par défaut : comptabilité, marketing, ventes, achats, opérations, production, expédition, service client et ressources humaines.
L'identifiant du département est son nom suivi de l'abréviation de la société, par exemple « Ventes - AD ». Vous pouvez donc utiliser le même nom de département dans plusieurs sociétés.
Créer un département
- Ouvrez l'icône Configuration RH, puis la liste Département.
- Cliquez sur le bouton de création.
- Renseignez les champs (voir le tableau ci-dessous).
- Enregistrez.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Département | Nom du département. Obligatoire. |
| Département parent | Département parent dans l'arbre. Seuls les départements avec Est un groupe sont proposés. |
| Société | Société du département. Obligatoire. Non modifiable après la création. |
| Est un groupe | Cochez la case si le département a des sous-départements. |
| Désactivé | Retire le département de la recherche des approbateurs. |
| Centre de coûts de paie | Centre de coûts repris sur la fiche des employés du département. La paie l'utilise si l'employé n'a pas son propre centre de coûts. Seuls les centres de coûts de la société, hors groupes, sont proposés. |
| Liste de blocage des congés | Jours pendant lesquels les employés du département ne peuvent pas poser de congés. |
Définir les approbateurs
La section Approbateurs contient trois tableaux :
- Approbateur de demande de quart : approbateurs des demandes de quart ;
- Approbateur de congés : approbateurs des demandes de congés ;
- Approbateur de notes de frais : approbateurs des notes de frais.
Seuls les utilisateurs de type Utilisateur système sont proposés dans ces tableaux. Les utilisateurs du site web n'y apparaissent pas.
Comment Dokos propose les approbateurs
Quand un employé remplit le champ approbateur d'une demande, Dokos propose :
- l'approbateur de la fiche employé, s'il est renseigné ;
- les approbateurs du département de l'employé ;
- les approbateurs des départements parents, jusqu'à la racine.
Les départements désactivés et les utilisateurs désactivés sont exclus. Si aucun approbateur n'est trouvé, Dokos affiche un message d'erreur qui vous invite à renseigner l'approbateur sur l'employé ou sur son département.
Vous définissez donc la règle générale sur le département. Vous gérez les exceptions sur la fiche employé.
Exemple
Exemple fictif : la société « Atelier Durand » (abréviation AD) a un département « Commercial » avec deux sous-départements.
- Créez le département « Commercial », cochez Est un groupe.
- Dans Approbateur de congés, ajoutez la directrice commerciale.
- Créez les départements « Ventes France » et « Export », avec « Commercial - AD » comme Département parent.
- Dans « Export », ajoutez le responsable export dans Approbateur de notes de frais.
Résultat :
- un employé d'« Export » se voit proposer le responsable export pour ses notes de frais ;
- pour ses congés, il se voit proposer la directrice commerciale, approbatrice du département parent.