Fiche de paie
Fiche de paie
Un bulletin de salaire est un document délivré à un employé. Il contient une description détaillée des éléments et des montants du salaire de l'employé.
Pour accéder à la liste de fiche de paie, allez sur :
Accueil > Paie > Fiche de paie
1. Prérequis avant utilisation
Avant de créer un bulletin de salaire, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :
2. Comment créer une fiche de paie
- Allez sur Fiche de paie, cliquez sur ➕ Ajouter Fiche de paie.
- Sélectionnez Employé. Lors de la sélection de l'employé, tous les détails de l'employé seront extraits de la structure salariale qui lui est attribuée. Cela inclut des détails tels que la fréquence de paie, les revenus, les retenues, etc.
- Sélectionnez Date de début et Date de fin.
- Enregistrer.
3. Caractéristiques
3.1. Fiche de paie basée sur les présences/congés
Les utilisateurs RH peuvent créer un bulletin de salaire basé sur la présence ou les congés. Les jours de travail seront calculés sur la base du congé / présence, selon le domaine Calculer la paie de travail Jours sur la base de paramètres RH . Si la paie est basée sur l'assiduité, le congé sans solde sera considéré comme absent et la demi-journée sera considérée comme une demi-journée d'absence.
3.2. Fiche de paie basée sur la feuille de temps
Pour créer un bordereau de salaire basé sur une feuille de temps, vous devez créer une structure de salaire pour les feuilles de temps.
Dokos fournit également une option pour créer un bulletin de salaire basé sur les heures de travail basées sur la feuille de temps . Vous pouvez créer une fiche de salaire après avoir soumis la feuille de temps en cliquant directement sur le bouton Créer une fiche de salaire en haut à droite.
Le montant du paiement est calculé en fonction du taux horaire défini dans la structure salariale et est reflété dans le tableau des gains.
3.3 Cumul annuel et Cumul mensuel
Pour chaque fiche de salaire, Année glissante (Devise société) et Mois glissant (Devise société) sont calculés.
Cumul annuel : Salaire total enregistré pour cet employé particulier depuis le début de l'année (période de paie ou exercice financier) jusqu'à la date de fin du bulletin de salaire en cours.
Cumul mensuel : Salaire total enregistré pour un employé particulier depuis le début du mois (pour lequel l'écriture de paie est créée) jusqu'à la date de fin du bulletin de salaire en cours.
L'année à ce jour est également calculée pour chaque élément des tables de gains et de déductions. Le format d'impression Bulletin de salaire avec cumul annuel est disponible avec les calculs cumulatifs annuels et cumulatifs mensuels.
3.4 Envoi de la fiche de paie à l'employé
Lors de la soumission d'une fiche de paie, Dokos peut envoyer automatiquement un e-mail à l'employé contenant son bulletin de salaire.
Envoi différé selon la date de comptabilisation
Si la date de comptabilisation de la fiche de paie est dans le futur, l'e-mail n'est pas envoyé immédiatement. Il est placé en file d'attente et ne sera transmis à l'employé qu'à partir de cette date.
Cela s'applique aussi bien :
- à la soumission manuelle d'une fiche de paie individuelle,
- qu'à la soumission en masse via une Entrée de la paie.
Ce comportement garantit que les employés ne reçoivent pas leur bulletin de salaire avant la date officielle de paie, même lorsque le traitement de la paie est effectué en avance.
3.5 Formats d'impression disponibles
Dokos propose six formats d'impression pour la fiche de paie, disponibles via le menu Format d'impression (icône imprimante) en haut à droite d'une fiche de paie soumise.
Classique
Le format Classique est conçu pour un usage quotidien. Il présente les informations essentielles de l'employé et de la période de paie, un tableau des gains face aux retenues, et une bande de net à payer mise en évidence avec le montant en toutes lettres.
Ce format est volontairement en niveaux de gris afin de ne pas entrer en conflit avec l'en-tête de votre société et de rester lisible à l'impression.
Détaillé
Le format Détaillé sert de relevé complet. Il affiche pour chaque composante :
- le cumul annuel par ligne, afin de suivre l'évolution des gains et retenues depuis le début de l'année ;
- un détail des présences ventilé en cinq catégories (jours travaillés, absences, congés payés, congés non payés, demi-journées) ;
- les soldes de congés de l'employé à la fin de la période ;
- le calcul de l'impôt sur le revenu annuel lorsque ces données sont présentes sur la fiche.
Les blocs « solde de congés » et « impôt sur le revenu » sont automatiquement masqués si la fiche de paie ne contient pas ces informations.
Compact
Le format Compact est pensé pour l'envoi par e-mail. Il met le net à payer en tête de page, présente un tableau unique regroupant gains et retenues, et tient sur environ une demi-page.
Ce format est idéal pour les communications rapides et économise du papier si vous imprimez les bulletins.
Choix du format pour l'envoi par e-mail
Le format utilisé lors de l'envi automatique de la fiche de paie par e-mail (voir section 3.4) correspond au format d'impression par défaut défini sur la fiche de paie. Pour modifier le format utilisé :
- Ouvrez la fiche de paie concernée.
- Cliquez sur l'icône imprimante en haut à droite, puis sur Modifier.
- Dans la fenêtre de format d'impression, sélectionnez le format souhaité.
- Enregistrez.
Vous pouvez également définir un format par défaut pour l'ensemble des fiches de paie via Format d'impression > Paramètres d'impression.