Fiche de paie
Fiche de paie
Une fiche de paie détaille, pour un employé et une période, les gains, les retenues et le net à payer.
Pour ouvrir la liste, passez par Paie > Fiche de paie.
1. Prérequis avant utilisation
Avant de créer un bulletin de salaire, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :
2. Comment créer une fiche de paie
- Allez sur Fiche de paie, cliquez sur + Créer un·e Fiche de paie.
- Dans l'onglet Détails, section Informations de l'employé, sélectionnez l'Employé. Lors de la sélection de l'employé, tous les détails de l'employé seront extraits de la structure salariale qui lui est attribuée. Cela inclut des détails tels que la fréquence de paie, les revenus, les retenues, etc.
- Vérifiez la Date de publication, puis, dans la section Information de paie, sélectionnez la Date de début et la Date de fin.
- Enregistrer.
Les autres informations sont réparties dans les onglets Jours de Paiement, Revenus & déductions et Coordonnées bancaires.
3. Caractéristiques
3.1. Fiche de paie basée sur les présences/congés
Les utilisateurs RH peuvent créer un bulletin de salaire basé sur la présence ou les congés. Les jours de travail seront calculés sur la base du congé / présence, selon le champ Calculer les jours de travail payés sur la base de des paramètres de paie. Si la paie est basée sur l'assiduité, le congé sans solde sera considéré comme absent et la demi-journée sera considérée comme une demi-journée d'absence.
3.2. Fiche de paie basée sur la feuille de temps
Pour créer un bordereau de salaire basé sur une feuille de temps, vous devez créer une structure de salaire pour les feuilles de temps.
Dokos fournit également une option pour créer un bulletin de salaire basé sur les heures de travail basées sur la feuille de temps . Vous pouvez créer une fiche de salaire après avoir soumis la feuille de temps en cliquant directement sur le bouton Créer une fiche de salaire en haut à droite.
Le montant du paiement est calculé en fonction du taux horaire défini dans la structure salariale et est reflété dans le tableau des gains.
3.3 Cumul annuel et Cumul mensuel
Pour chaque fiche de salaire, Année glissante (Devise société) et Mois glissant (Devise société) sont calculés.
Cumul annuel : Salaire total enregistré pour cet employé particulier depuis le début de l'année (période de paie ou exercice financier) jusqu'à la date de fin du bulletin de salaire en cours.
Cumul mensuel : Salaire total enregistré pour un employé particulier depuis le début du mois (pour lequel l'écriture de paie est créée) jusqu'à la date de fin du bulletin de salaire en cours.
L'année à ce jour est également calculée pour chaque élément des tables de gains et de déductions. Le format d'impression Salary Slip Detailed affiche ce cumul annuel pour chaque ligne.
3.4 Envoi de la fiche de paie à l'employé
Si la case Envoyer la fiche de paie à l'employé par mail est cochée dans les paramètres de paie, Dokos envoie la fiche de paie en pièce jointe à l'employé lors de la validation. L'e-mail part à l'adresse du champ Email Préféré de la fiche employé.
Envoi différé selon la date de publication
Si la Date de publication de la fiche de paie est dans le futur, l'e-mail n'est pas envoyé immédiatement. Il est placé en file d'attente et ne sera transmis à l'employé qu'à partir de cette date.
Cela s'applique aussi bien :
- à la soumission manuelle d'une fiche de paie individuelle,
- qu'à la soumission en masse via une Écriture de paie.
Ce comportement garantit que les employés ne reçoivent pas leur bulletin de salaire avant la date officielle de paie, même lorsque le traitement de la paie est effectué en avance.
3.5 Formats d'impression
Dokos fournit trois formats d'impression standard pour la fiche de paie. Choisissez-les dans la liste des formats, après avoir cliqué sur l'icône imprimante d'une fiche de paie.
| Format | Usage | Contenu |
|---|---|---|
| Salary Slip Classic | Bulletin courant | Informations de l'employé et de la période, gains face aux retenues, bande « net à payer » avec le montant en lettres. |
| Salary Slip Detailed | Relevé complet | Le contenu du format classique, plus le cumul annuel par ligne, le détail des présences, les soldes de congés et le calcul de l'impôt sur le revenu. Les blocs sans données ne s'affichent pas. |
| Salary Slip Compact | Envoi par e-mail | Net à payer en tête, tableau unique des gains et des retenues, environ une demi-page. |
Les trois formats sont en niveaux de gris, pour rester lisibles avec l'en-tête de votre société. Ils n'impriment pas les lignes marquées Ne pas inclure dans le total. Quand l'arrondi du total est désactivé, le net à payer s'imprime sans arrondi.
L'e-mail envoyé à l'employé joint la fiche au format d'impression par défaut de la fiche de paie. Pour le changer, renseignez le champ Format d'impression par défaut dans Personnaliser un formulaire pour le document Fiche de paie.
3.6 Cotisations patronales
Les composantes de type Cotisation patronale apparaissent dans la section Cotisations patronales de la fiche de paie, séparée des gains et des retenues. Elles ne modifient pas le net à payer.
Les trois formats d'impression standard n'impriment pas cette section : le bulletin remis à l'employé montre seulement les gains, les retenues et le net à payer.
Pour masquer cette section à l'écran à certains utilisateurs, changez le niveau de permission du champ dans Personnaliser un formulaire, puis donnez ce niveau aux seuls rôles concernés dans le Gestionnaire des rôles et autorisation.
Exemple fictif : la fiche de paie de Marie Dupont compte 3 000 € de salaire de base et 260 € de retenues. Une ligne « Cotisation patronale santé » de 120 € s'affiche dans Cotisations patronales. Le net à payer reste de 2 740 €.
La comptabilisation de ces cotisations est décrite dans les paramètres de paie.