Déclarer la DES et l'état récapitulatif TVA

Une société française qui vend à des assujettis d'autres États membres de l'Union européenne déclare ces ventes chaque mois à la douane :

• la déclaration européenne de services (DES) pour les prestations de services dont le client est redevable de la TVA dans son pays ;
• l'état récapitulatif TVA pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérées.

Ces déclarations sont mensuelles et portent sur les ventes dès le premier euro. Elles sont dues au plus tard le 10e jour ouvrable du mois suivant. Il n'existe pas de déclaration néant : un mois sans vente concernée ne se déclare pas.

Dans Dokos, la déclaration intra-UE est un document par société, par type et par mois. Elle lit les factures de vente du mois, calcule les lignes à déclarer, les contrôle, puis produit le fichier XML à déposer.

L'enquête statistique sur les échanges de biens (EMEBI) et les achats intracommunautaires ne sont pas couverts.

      
stateDiagram-v2
    [*] --> Préparée : Création ou rappel mensuel
    Préparée --> Préparée : Préparer, exclure une ligne, générer le fichier
    Préparée --> Déclarée : Valider (contrôles bloquants passés, fichier à jour)
    Déclarée --> Déposée : Marquer comme déposée
    Déposée --> [*]

    

Prérequis

• Le rôle Responsable comptable ou Gestionnaire système : ce sont les seuls rôles qui peuvent créer, valider et marquer une déclaration comme déposée.
• Une société française dont la fiche porte un numéro de TVA français valide.
• Un accès à votre espace douane.gouv.fr. Pour l'état récapitulatif TVA, le compte qui dépose le fichier doit avoir un numéro d'habilité (voir ci-dessous).

Activer les déclarations

Les deux déclarations sont désactivées par défaut. Activez celles qui vous concernent dans les Paramètres fiscaux France de la société (fiche société > Paramètres fiscaux France), section Déclarations douanières.

Le numéro d'habilité se demande à votre service des douanes (CISD). Sans lui, le dépôt de fichier de l'état récapitulatif TVA n'est pas possible, et Dokos bloque la génération du fichier.

L'état récapitulatif TVA demande aussi le SIRET de l'établissement déclarant, dans la section Dépôt de la TVA des mêmes paramètres.

Faire déposer par un tiers déclarant

Un tiers déclarant, par exemple votre cabinet comptable, peut déposer l'état récapitulatif TVA de plusieurs sociétés avec son propre compte douane. Dans ce cas :

1. Choisissez Tiers déclarant dans Déposée par.
2. Renseignez le N° de TVA du tiers déclarant (FR, une clé de 2 caractères et le SIREN), le SIRET du tiers déclarant (14 chiffres) et le Nom du tiers déclarant (14 caractères au maximum, comme dans le fichier).
3. Renseignez le Numéro d'habilité du compte du tiers déclarant.

Répétez ces réglages dans les paramètres fiscaux de chaque société dont il dépose l'état récapitulatif.

Préparer les factures et les clients

Catégories de taxe

Une facture de vente entre dans une déclaration intra-UE lorsque sa catégorie de taxe porte le Code de TVA Biens UE ou Services UE. Ce sont les mêmes codes que ceux de la CA3. Voir Catégories de taxes et TVA sur les ventes et achats internationaux.

La classification dit seulement qu'une vente est intracommunautaire. C'est la nature de chaque article qui choisit la déclaration :

Une facture qui mélange des biens et des services est donc répartie entre les deux déclarations. La CA3, elle, porte toute la facture sur la ligne de sa catégorie de taxe (E2 ou F2) : un contrôle vous le signale.

Le pays du client est lu sur l'adresse dont Dokos déduit la catégorie de taxe : l'adresse de livraison ou de facturation, selon le paramètre Déterminer la catégorie de taxe d'adresse depuis des paramètres de comptabilité. Le numéro de TVA est celui de la facture, ou à défaut celui du client.

Articles

Les articles d'un site avec une société française ont une section Déclarations intra-UE (sous le numéro de tarif douanier) :

• Nature intra-UE : laissez vide pour que Dokos déduise la nature (un article stocké est un bien, les autres articles sont des services), ou choisissez Marchandises, Service ou Frais accessoires.
• Exclusion de la DES : pour un service qui ne se déclare jamais dans la DES, choisissez sa catégorie. Ce sont les services dont le lieu de prestation n'est pas le pays du client selon la règle générale, ou qui y sont exonérés :
  • Prestations des agences de voyages ;
  • Prestations se rattachant à un immeuble ;
  • Transport de passagers ;
  • Accès aux manifestations (culturelles, artistiques, sportives, éducatives, foires et salons) et prestations accessoires ;
  • Services de restaurant et de restauration sur place ;
  • Location de courte durée de moyens de transport ;
  • Exonéré dans l'État membre du client ;
  • Autre.
• Justification de l'exclusion de la DES : pourquoi l'article est exclu. Elle est obligatoire avec Autre.

Les lignes de ces articles restent visibles dans la déclaration, parmi les lignes exclues, avec leur catégorie comme motif.

Numéro de TVA des clients et VIES

Chaque client déclaré doit avoir son numéro de TVA (champ Numéro de TVA de la fiche client). Une ligne sans numéro de TVA est exclue et bloque la déclaration.

Pour vérifier un numéro dans VIES, le service de la Commission européenne :

1. Ouvrez la fiche client et cliquez sur TVA > Vérifier le numéro de TVA dans VIES. Le bouton apparaît quand le client a un numéro de TVA. Votre société par défaut doit être une société française.
2. Dokos affiche le résultat : Valide, Invalide ou Indisponible (le service ou l'État membre n'a pas répondu).

Le résultat est enregistré dans la section VIES de la fiche client : Statut VIES, Vérifié dans VIES le, Numéro de consultation VIES, Nom VIES et Adresse VIES. Le numéro de consultation est la preuve de la vérification auprès de l'administration fiscale : Dokos l'obtient en interrogeant VIES avec le numéro de TVA de votre société.

Pour lancer la vérification, vous devez avoir le droit d'écriture sur le client. Chaque clic interroge VIES à nouveau. Un numéro dont le préfixe n'est pas celui d'un État membre est Invalide, sans appel à VIES. Indisponible ne veut pas dire invalide : relancez la vérification plus tard.

Exemple fictif : le client Müller GmbH a le numéro DE123456789. Vous cliquez sur TVA > Vérifier le numéro de TVA dans VIES. L'alerte affiche « VIES : Valide ». La section VIES montre le nom et l'adresse enregistrés en Allemagne, avec le numéro de consultation.

Créer la déclaration du mois

Chaque premier jour du mois, Dokos crée la déclaration du mois précédent pour chaque type activé, si elle n'existe pas encore. Il la prépare et envoie une notification aux utilisateurs du Rôle chargé du rappel mensuel, avec la date limite et le lien vers la déclaration.

Pour la créer vous-même :

1. Ouvrez Comptabilité > Déclarations de TVA > Déclarations intra-UE et créez un document.
2. Choisissez la Société et la Déclaration : DES ou État récapitulatif TVA.
3. Vérifiez le Début de période : Dokos propose le premier jour du mois précédent. Une déclaration couvre toujours un mois civil, et les factures sont retenues selon leur date de comptabilisation.
4. Enregistrez. Dokos calcule la Fin de période et la Date limite de dépôt, copie l'identité du déclarant depuis la société et ses paramètres fiscaux, puis prépare la déclaration. Le statut passe à Préparée.

La date limite est celle du calendrier officiel des douanes quand Dokos le connaît (2026), sinon le 10e jour ouvrable du mois suivant (du lundi au samedi), hors jours fériés de la liste de congés de la société.

Une société n'a qu'une déclaration de chaque type par mois, hors déclarations annulées.

Après une nouvelle facture ou une correction dans le mois, cliquez sur Préparer pour relire les factures.

Lire la déclaration

La section Déclaration du formulaire résume ce qui sera déposé.

Une première bande donne les compteurs : lignes déclarées, montant déclaré, factures, lignes exclues, lignes arrondies à zéro et lignes en retard.

Lignes déclarées : Une ligne par client pour la DES, une ligne par client et par régime pour l'état récapitulatif TVA, en euros entiers. Chaque ligne indique le numéro de TVA du client, son nom, son pays (DES) ou son régime (état récapitulatif TVA) et le résultat VIES. Cliquez sur une ligne pour afficher les lignes de facture qu'elle additionne.

Factures tardives et régularisations : Les lignes de factures d'un mois déjà déclaré et les contrepassations de factures annulées, avec leur période d'origine. Elles sont déjà comprises dans les lignes déclarées.

Lignes exclues : Les lignes de factures intra-UE qui ne vont pas dans le fichier, avec leur motif. Elles figurent sur l'état de contrôle. Voir les motifs d'exclusion.

Une ligne dont le montant arrondi est nul reste sur l'état de contrôle mais n'est pas dans le fichier.

Les sections Totaux et Détails, repliées, donnent les mêmes données sous forme de champs et de tableaux.

Exclure une ligne à la main

Certaines lignes ne doivent pas être déclarées ce mois-ci, par exemple une facture d'acompte de service pas encore encaissée : la DES déclare un acompte à son encaissement.

1. Dans Lignes déclarées, cliquez sur la ligne du client pour afficher ses lignes de facture.
2. Cliquez sur Exclure en face de la ligne de facture.
3. Indiquez pourquoi la ligne est exclue. La justification est obligatoire et figure sur l'état de contrôle.

La ligne passe dans Lignes exclues, avec la mention Exclue manuellement. Une nouvelle préparation la garde exclue. Pour l'annuler, cliquez sur Réintégrer. Une ligne exclue par une règle (adresse, numéro de TVA, article) ne peut pas être réintégrée : corrigez sa source, puis préparez à nouveau.

Vérifier les contrôles

Dokos contrôle la déclaration à chaque enregistrement et affiche le résultat dans Contrôles, les échecs en premier :

• un contrôle bloquant empêche de générer le fichier et de valider la déclaration ;
• un avertissement signale un point à vérifier ;
• une information décrit la déclaration sans demander d'action.

La plupart des contrôles proposent un bouton vers la pièce à corriger : la facture, le client, la société ou les paramètres fiscaux. La liste complète est dans Contrôles et exclusions des déclarations intra-UE.

Vérifier les numéros de TVA dans VIES

Cliquez sur Vérifier les numéros de TVA. Dokos interroge VIES pour chaque client de la déclaration, enregistre le résultat sur sa fiche, puis prépare à nouveau la déclaration. Un message résume le nombre de numéros valides, invalides et indisponibles.

Un client vérifié valide depuis moins de la Durée de validité d'une vérification VIES n'est pas interrogé à nouveau. Un numéro invalide bloque la déclaration ou la signale seulement, selon le réglage Numéro de TVA invalide dans VIES. Un numéro non vérifié ou indisponible donne un avertissement.

Générer le fichier et valider

1. Cliquez sur Générer le fichier. Dokos produit le fichier XML de la déclaration et le joint au document, dans la section Fichier :
   • DES : DES_<n° de TVA>_<AAAA-MM>.xml, au format du cahier des charges de la DES ;
   • état récapitulatif TVA : ERTVA_<n° de TVA et NIC>_<AAAA-MM>_D.xml, au format INSTAT du dépôt de fichier DEBWEB2.
   
   La génération est refusée tant qu'un contrôle bloquant échoue, ou quand le mois n'a aucune ligne à déclarer. Dokos garde l'Empreinte SHA-256 du fichier et l'Empreinte des lignes déclarées.
2. Validez la déclaration. Avant de valider, Dokos vérifie qu'aucun contrôle bloquant n'échoue, que le fichier joint est toujours celui qu'il a généré et que les lignes n'ont pas changé depuis. Sinon, générez à nouveau le fichier. Le statut passe à Déclarée : les lignes et le fichier sont figés.
3. Cliquez sur Télécharger le fichier.

Un mois sans vente à déclarer

Le contrôle Rien à déclarer l'indique. Aucun fichier n'est produit et la déclaration ne peut pas être validée : il n'y a rien à déposer. Gardez-la au statut Préparée.

Si une facture datée de ce mois est enregistrée plus tard, elle entre dans la prochaine déclaration préparée, comme ligne tardive avec sa période d'origine (voir Facture tardive). Vous pouvez aussi préparer à nouveau la déclaration du mois d'origine : elle reprend alors la facture, et les déclarations suivantes ne la prennent plus.

Une même ligne ne peut être déclarée qu'une fois. Si deux déclarations ont repris la même ligne, la validation de la seconde est refusée avec le message Lignes déjà déclarées : cliquez sur Préparer pour retirer de cette déclaration les lignes déjà déclarées, puis générez à nouveau le fichier.

Déposer le fichier sur douane.gouv.fr

1. Connectez-vous à votre espace douane.gouv.fr.
2. Ouvrez le service de la déclaration : le service DES pour la DES, le service DEBWEB2 pour l'état récapitulatif TVA.
3. Choisissez le dépôt de fichier (DTI+) et déposez le fichier téléchargé depuis Dokos.
4. Conservez l'accusé de réception de la douane.

Le dépôt de fichier n'accepte que des déclarations initiales. Une correction d'un mois déjà déposé se fait en ligne, dans le service de la douane (voir Corriger une déclaration).

Marquer la déclaration comme déposée

1. Sur la déclaration validée, cliquez sur Marquer comme déposée.
2. Renseignez Déposée le (la date du jour est proposée) et la Référence de dépôt : la référence de l'accusé de réception de la douane.
3. Confirmez.

Dokos vérifie une dernière fois que le fichier joint n'a pas changé. Le statut passe à Déposée et la section Dépôt indique la date, la référence et l'utilisateur.

Une déclaration Déposée ne peut plus être annulée. Une déclaration Déclarée mais pas encore déposée peut l'être : ses lignes sont alors libérées pour une nouvelle déclaration.

Imprimer et exporter

État de contrôle : Imprimez la déclaration avec son format par défaut, État de contrôle intra-UE. Ce document de contrôle interne reprend l'identification de la déclaration, le fichier et ses empreintes, les lignes déclarées avec les factures qu'elles additionnent, les lignes arrondies à zéro, les factures tardives et régularisations, les lignes exclues avec leur motif, les numéros de consultation VIES, les contrôles et le rapprochement avec la déclaration de TVA. Conservez-le six ans avec l'accusé de réception. Il ne remplace pas la déclaration déposée. Une déclaration non validée s'imprime avec la mention « Projet ».

Export des lignes : Cliquez sur Exporter > Exporter les lignes et choisissez CSV ou Excel. Le fichier contient une ligne par ligne de facture lue : facture, client, numéro de TVA, pays, article et sa nature, montant, régime, règle appliquée, retard, exclusion et justification, résultat VIES et ligne déclarée.

Rapprocher avec la déclaration de TVA

La section Rapprochement avec la déclaration de TVA compare, facture par facture, la base déclarée à la douane avec la base des mêmes factures dans la déclaration de TVA qui les a déclarées. Elle se met à jour à chaque préparation et se lit de haut en bas :

Sous ces lignes, un tableau donne chaque déclaration de TVA concernée, et un second la liste des factures dont la base diffère. La colonne E2 hors déclarations montre les ventes non imposables et l'autoliquidation interne, qui vont en E2 sans être dans le champ de la DES.

Une différence vient le plus souvent d'une facture dont la catégorie de taxe ne correspond pas à la nature de ses articles, ou d'une ligne exclue à tort. Le contrôle Rapprochement avec la déclaration de TVA liste les factures concernées.

Corriger une déclaration

Avoirs et notes de débit : Un avoir du mois se compense avec les ventes du même client. Dans la DES, il diminue la ligne du client, qui peut devenir négative. Dans l'état récapitulatif TVA, il forme une ligne du régime 25 (minoration), d'un montant positif, déduite du montant déclaré. Une note de débit forme une ligne du régime 26 (majoration).

Facture déjà déclarée : Une facture de vente déclarée dans une déclaration Déclarée ou Déposée ne peut pas être annulée. Dokos l'indique avec le nom de la déclaration : émettez un avoir, qui ira dans la déclaration du mois de l'avoir. Si la déclaration n'est pas encore déposée, vous pouvez aussi l'annuler d'abord. Si une facture déclarée a malgré tout été annulée, la déclaration suivante contrepasse sa valeur et l'indique par une information.

Facture tardive : Une facture datée d'un mois déjà déclaré, ou d'un mois dont la déclaration en brouillon n'a rien à déclarer, va dans la prochaine déclaration préparée, marquée tardive avec sa période d'origine. L'avertissement Factures d'un mois déjà déclaré rappelle les deux voies : la déclarer dans le mois en cours, ce que la douane accepte, ou rectifier le mois d'origine en ligne sur douane.gouv.fr, puis exclure la ligne ici avec une justification. Une ligne exclue à la main revient dans la déclaration suivante, par exemple un acompte encaissé depuis.

Erreur sur un mois déposé : Corrigez la déclaration déposée en ligne, dans votre espace douane.gouv.fr. Le dépôt de fichier n'accepte que des déclarations initiales, et une déclaration Déposée ne s'annule pas dans Dokos.

Dokos ne reprend jamais les factures antérieures à la première déclaration validée dans Dokos pour un type donné.

Suivre les déclarations dans le rapport Statut de la TVA

Le rapport Statut de la TVA (Comptabilité > Déclarations de TVA > Statut de la TVA) ajoute à chaque déclaration de TVA les déclarations intra-UE des mois de sa période :

Un mois est manquant quand le type est activé et qu'aucune déclaration n'existe pour ce mois. Les colonnes d'un type n'apparaissent que s'il est activé ou s'il a déjà été déclaré.

Coopérative d'activité et d'emploi (Ruche)

Une coopérative qui utilise Ruche dépose une seule déclaration pour toute la coopérative, comme toute société. Ruche ajoute aux lignes de facture de la déclaration deux colonnes, Entrepreneur et Enseigne, sur le formulaire, l'état de contrôle et l'export des lignes. Elles servent au contrôle interne et ne vont jamais dans le fichier déposé.

Limites

• Dokos ne transmet ni la DES ni l'état récapitulatif TVA, et ne gère pas les accusés de réception de la douane.
• Les fichiers suivent les cahiers des charges publiés par la douane et sont validés contre leurs schémas, mais ils n'ont pas été testés par un dépôt réel. L'encodage des fichiers et la numérotation des déclarations et des lignes restent à confirmer : vérifiez le premier dépôt dans votre espace douane.gouv.fr.
• L'état récapitulatif TVA ne comprend que les régimes 21, 25 et 26. Les stocks sous contrat d'appel (régimes 10 et 20), les opérations triangulaires (régime 31), le travail à façon et les ventes à distance à des particuliers se déclarent en ligne, sur douane.gouv.fr.
• L'EMEBI n'est pas couverte.
• Le formulaire papier CERFA n° 13964, réservé aux sociétés en franchise de TVA, n'est pas produit.
• Le repérage des territoires exclus de l'espace TVA de l'Union (Canaries, outre-mer, îles Åland…) se fait sur le pays et le code postal de l'adresse. Vérifiez les clients de ces territoires.

Voir aussi

• Contrôles et exclusions des déclarations intra-UE
• Déclarer la TVA française (CA3)
• Déclaration de TVA et prévision de la TVA
• Catégories de taxes
• TVA sur les ventes et achats internationaux