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Comptabilité

Écriture de paiement dans Dokos

Dokos permet d'enregistrer des paiements clients et fournisseurs avec un panneau de paiement rapide directement depuis la facture, sans ouvrir un formulaire séparé. De plus, la création de paiements groupés depuis les rapports comptables est simplifiée avec des validations en temps réel et un résumé clair des opérations.

Écriture de paiement

Une écriture de paiement est un document enregistrant un paiement destiné à/ou provenant d'un tiers.

Une écriture de paiement peut également être créée directement puis liée à une commande/facture ultérieurement. Avant de créer et d'utiliser Saisie des paiements, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :

  • Client
  • Fournisseur
  • Compte bancaire

Si vous suivez le cycle de vente/d'achat, vous aurez besoin des éléments suivants :

  • Commande client (paiement anticipé)
  • Bon de commande (paiement anticipé)
  • Facture de vente
  • Facture d'achat

1. Comment créer une écriture de paiement

Pour accéder à la liste des écriture de paiement, allez sur :

Accueil > Comptabilité > Comptes débiteurs > Écriture de paiement

Lors de la soumission d'un document permettant d'effectuer une saisie de paiement, vous trouverez l'option de paiement sous le bouton Créer.

Type de Paiement

  1. Indiquez une date de comptabilisation
  2. Sélectionnez le type de Paiement : Entrant, Sortant, Interne
  3. Choisissez le mode de paiement : Carte bancaire, Chèque, Espèce

Paiement de/À

  1. Type de tiers : Client, Fournisseur, Employé...
  2. Sélectionnez le Tiers concerné

Compte

Le compte payé à et le compte payé à partir de seront récupérés comme défini dans le formulaire de la société.

Montant

Le montant payé sera extrait de la facture ou devra être saisi manuellement.

Référence

Vous pouvez indiquez le document qui sera relié à cette écriture de paiement. Si vous être parti d'une facture, cette section sera renseignée automatiquement.

Perte

  • Montant Total Alloué
  • Montant Non alloué
  • Écrat de montant

Comment enregistrer des frais associés à un paiement

Le tableau de déductions ou pertes permet d'enregistrer tout type de frais associés à un paiement.

Une facture d'achat de $40 a été comptabilisée pour un montant de 36€ dans la devise de la société. Le paiement, plusieurs jours plus tard, est finalement de 37€. Dans l'écriture de paiement, le montant payé sera de 37€, le montant alloué à la facture de 36€ et dans le tableau de déductions on ajoute la ligne suivante:

Compte: 666 - Pertes de change Montant: 1€

Une facture de vente de 1000€ est payée via GoCardless, le montant réellement reçu est donc de 998€. Le montant payé dans l'écriture de paiement est donc de 998€ Le montant alloué à la facture est de 1000€ Dans le tableau de déduction on ajoute la ligne suivante:

Compte: 6XXXXX - Frais GoCardless Montant: 2€

Gestion des frais bancaires sur les écritures de paiement

Dokos permet désormais de configurer un compte de frais bancaires au niveau de la société pour automatiser l'enregistrement des frais prélevés par les banques lors des transferts internes ou des paiements.

Configuration du compte de frais bancaires

  1. Allez dans Accueil > Paramètres > Société et ouvrez la fiche de votre société.
  2. Dans l'onglet Comptabilité, recherchez le champ Compte de frais bancaires.
  3. Sélectionnez le compte comptable dédié aux frais bancaires (par exemple, 627 - Services bancaires et assimilés).
  4. Enregistrez la société.

Exemple — Maison Verte SARL La société Maison Verte SARL configure le compte 627 - Services bancaires et assimilés comme compte de frais bancaires. Ainsi, tous les frais prélevés par la banque lors des transferts internes seront automatiquement enregistrés dans ce compte.

Comportement lors de la création d'une écriture de paiement

Lorsqu'une écriture de paiement présente un écart entre le montant payé et le montant reçu (par exemple, un transfert interne où la banque prélève des frais), Dokos applique les règles suivantes :

  • Si un compte de frais bancaires est configuré :
    • L'écart est automatiquement enregistré dans le tableau des déductions avec le compte de frais bancaires sélectionné.
    • Le libellé de la déduction est Frais bancaires.
  • Si aucun compte de frais bancaires n'est configuré :
    • L'écart est enregistré dans le compte Pertes et profits de change (comportement par défaut).

Exemple — Bureau Moderne Un transfert interne de 1 000 € est effectué entre deux comptes bancaires de la société Bureau Moderne. La banque prélève 5 € de frais.

  • Le montant payé est de 1 000 €.
  • Le montant reçu est de 995 €.
  • Dans le tableau des déductions, une ligne est automatiquement ajoutée :
    • Compte : 627 - Services bancaires et assimilés
    • Montant : 5 €
    • Libellé : Frais bancaires

Modification manuelle des déductions

Vous pouvez modifier manuellement le compte utilisé pour une déduction avant de soumettre l'écriture de paiement. Si vous recalculez le montant (par exemple, en modifiant le montant reçu), Dokos préserve votre choix de compte et met uniquement à jour le montant de la déduction.

Exemple — Maison Verte SARL Lors de la création d'un transfert interne, Dokos génère automatiquement une déduction de 10 € pour des frais bancaires. Le comptable modifie manuellement le compte pour utiliser 62710 - Frais sur transferts au lieu du compte par défaut. Ensuite, il ajuste le montant reçu, ce qui recalcule la déduction à 12 €. Le compte 62710 est conservé, seul le montant est mis à jour.

Panneau de paiement rapide

Sur une facture de vente ou d'achat soumise ayant un encours impayé, Dokos affiche un bouton Paiement qui ouvre un panneau latéral directement sur la fiche. Sans naviguer vers le formulaire d'écriture de paiement, l'utilisateur saisit :

  • Le montant à encaisser/décaisser
  • La date de comptabilisation
  • Le mode de paiement
  • La référence (numéro de chèque, virement…)

Le paiement est créé et soumis en un clic. Le mode de paiement renseigné sur la facture est repris automatiquement dans ce panneau.

Le panneau de paiement rapide est une fonctionnalité propre à Dokos, non disponible dans ERPNext standard.

Exemple — Maison Verte SARL Une facture de 1 200 € vient d'être validée. Le comptable clique sur "Paiement", saisit 1 200 €, sélectionne "Virement bancaire" et valide. L'écriture de paiement est créée et la facture passe en statut "Payée" sans quitter la fiche.

Création de paiements groupés depuis les rapports comptables

Dokos permet de créer plusieurs écritures de paiement en une seule opération depuis les rapports Comptes fournisseurs et Comptes clients. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour régler plusieurs factures d'un même fournisseur ou client en une seule fois.

Étapes pour créer des paiements groupés

  1. Accéder au rapport :
    • Pour les fournisseurs : Accueil > Comptabilité > Comptes fournisseurs > Rapport Comptes fournisseurs
    • Pour les clients : Accueil > Comptabilité > Comptes clients > Rapport Comptes clients
  2. Filtrer les factures :
    • Sélectionnez le fournisseur ou client concerné.
    • Ajustez la date du rapport si nécessaire pour afficher les factures impayées.
  3. Sélectionner les factures :
    • Cochez les factures à payer dans la liste.
    • Dokos valide automatiquement votre sélection en temps réel pour exclure les factures déjà réglées, les avoirs ou les transferts internes.
  4. Lancer la création des paiements :
    • Cliquez sur le bouton Créer des paiements dans la barre d'actions du rapport.
    • Une boîte de dialogue s'ouvre avec un résumé des opérations :
      • Nombre d'écritures de paiement qui seront créées.
      • Montant total en devise de la société.
      • Une note indiquant que les paiements sont créés en statut Brouillon pour révision.
  5. Valider et créer les paiements :
    • Cliquez sur Créer pour générer les écritures de paiement.
    • Les paiements apparaissent immédiatement dans la liste des écritures de paiement en statut Brouillon.

Validation en temps réel

Avant l'ouverture de la boîte de dialogue, Dokos vérifie automatiquement que les factures sélectionnées sont toujours valides pour un paiement. Si certaines factures ne peuvent plus être payées (par exemple, si elles ont été réglées entre-temps ou si elles sont des avoirs), elles sont exclues de la sélection et un message les liste clairement :

Exemple — Bureau Moderne Le comptable sélectionne 5 factures pour un montant total de 4 500 €. Lors de la validation, Dokos détecte qu'une facture de 800 € a déjà été payée et qu'un avoir de 300 € ne peut pas faire l'objet d'un paiement. La boîte de dialogue affiche alors :

  • Factures valides : 3 factures pour un total de 3 400 €.
  • Factures exclues : 1 facture déjà payée (800 €), 1 avoir (300 €). Le comptable peut ainsi ajuster sa sélection ou procéder avec les factures valides.

Création synchrone et groupée

Les écritures de paiement sont créées immédiatement et groupées par fournisseur/client et par devise. Chaque groupe de factures donne lieu à une seule écriture de paiement en brouillon, ce qui simplifie la révision et la soumission.

Exemple — Maison Verte SARL Le comptable sélectionne 4 factures pour le fournisseur Bureau Moderne :

  • 2 factures en EUR (1 200 € et 800 €)
  • 2 factures en USD (500 $ et 300 $) Dokos crée deux écritures de paiement :
  • Une pour les factures en EUR (2 000 €)
  • Une pour les factures en USD (800 $) Les deux paiements sont créés en statut Brouillon et peuvent être revus avant soumission.

Annulation d'une écriture de paiement rapprochée

Lorsqu'une écriture de paiement a déjà été rapprochée avec une ou plusieurs transactions bancaires, Dokos affiche une boîte de dialogue de confirmation avant de procéder à l'annulation.

Cette protection évite de rompre accidentellement le lien comptable entre le paiement et le relevé bancaire déjà pointé.

Ce qui se passe lors de l'annulation

Pourquoi ce comportement est important

Si vous annulez un paiement rapproché sans re-pointer la transaction bancaire correspondante, votre rapprochement bancaire affichera un écart entre le solde théorique (Dokos) et le solde réel (relevé bancaire). Il est donc recommandé de :

  1. Prendre note des transactions bancaires liées avant de confirmer l'annulation.
  2. Ouvrir le Rapprochement bancaire ou le Module bancaire pour vérifier et corriger le statut des transactions concernées.

Exemple — Maison Verte SARL Le comptable souhaite annuler un paiement de 850 € déjà rapproché avec un virement reçu sur le compte bancaire. En cliquant sur Annuler, Dokos affiche un message indiquant que ce paiement est lié à une transaction bancaire rapprochée et demande confirmation. Le comptable valide la confirmation, puis retourne dans le module bancaire pour dé-pointer la transaction concernée.

Voir aussi