Lettrer les paiements et les factures

Le lettrage relie un règlement à la facture qu'il solde. Dans Dokos, une facture lettrée a un Montant restant dû à zéro, et le paiement n'a plus de montant non alloué. Les rapports Comptes clients et Comptes fournisseurs ne montrent alors que les vraies créances et dettes.

Quand Dokos lettre à votre place

Vous n'avez rien à faire dans ces cas :

• Vous créez l'Écriture de paiement depuis la facture (bouton Créer). Le paiement porte déjà la facture dans son tableau de références.
• Une demande de paiement est payée en ligne. L'écriture de paiement créée est liée à la facture.
• Vous rapprochez une transaction bancaire avec une facture dans le rapprochement bancaire. Dokos crée le paiement et le lie à la facture.

Les autres règlements restent « non alloués » : un virement saisi sans référence, un acompte, un avoir dont le montant reste sur l'avoir. Utilisez alors l'outil Réconciliation des paiements.

Lettrer avec la Réconciliation des paiements

L'outil se trouve dans la barre latérale Paiements, ou avec la recherche (icône de loupe ou Ctrl+K) : « Réconciliation des paiements ».

1. Renseignez la Société.
2. Choisissez le Type de tiers (Client ou Fournisseur) et le Tiers.
3. Vérifiez le Compte débiteur / créditeur. Dokos propose le compte du tiers.
4. Si besoin, limitez la recherche avec les Filtres : dates de facture et de paiement, montants minimum et maximum, Filtrer sur une facture, Filtrer sur un paiement, Centre de coûts, Projet.
5. Cliquez sur Obtenir les écritures non rapprochées. Les tableaux Factures et Paiements se remplissent.
6. Cochez les factures et les paiements à rapprocher, puis cliquez sur Allouer. Le tableau Allouer les écritures montre le montant alloué à chaque facture.
7. Contrôlez les montants. Si un écart doit être soldé, indiquez le Compte d'écart sur la ligne.
8. Cliquez sur Réconcilier.

Résultat : le Montant restant dû de chaque facture baisse du montant alloué. Le paiement porte la facture dans ses références.

Exemple

Sur le site de démonstration, la facture de vente ACC-SINV-2026-00037 de la cliente Thérèse Chouinard est impayée : 2 976 € TTC. Dans cet exemple, Dokompany reçoit un virement de 1 000 € de cette cliente, sans référence de facture. Le comptable a saisi une écriture de paiement « Reçu » de 1 000 €, sans référence. Ce paiement n'existe pas sur le site de démonstration.

1. Dans Réconciliation des paiements, il choisit la société Dokompany, le type Client et le tiers Thérèse Chouinard.
2. Il clique sur Obtenir les écritures non rapprochées. La facture (2 976 €) et le paiement (1 000 €) apparaissent.
3. Il coche les deux lignes, clique sur Allouer, puis sur Réconcilier.

Vérifier : la facture a un Montant restant dû de 1 976 €. Le rapport Comptes clients affiche 1 976 € pour Thérèse Chouinard, sans ligne de paiement non alloué.

Lettrer un avoir avec sa facture

Un avoir créé depuis une facture porte la facture d'origine dans Avoir sur. La case Mettre à jour le montant restant dû de cet avoir est cochée par défaut. Dans ce cas, l'avoir garde son propre montant restant dû, négatif, et la facture d'origine reste due.

Vous avez deux possibilités :

• Avant de valider l'avoir, décochez Mettre à jour le montant restant dû de cet avoir. L'avoir réduit alors directement le montant dû de la facture d'origine. Dokos recoche la case si l'avoir dépasse le montant restant dû de la facture.
• Après validation, lettrez l'avoir avec la facture dans Réconciliation des paiements. L'avoir apparaît dans le tableau Paiements.

Voir aussi Un avoir n'est pas déduit de la facture.

Lettrer automatiquement

Dans Paramètres de comptabilité, section Paramètres de la réconciliation des paiements :

• Rapprocher automatiquement les paiements active une tâche planifiée qui lettre les paiements non alloués.
• Déclencheur du traitement de rapprochement automatique donne l'intervalle en minutes, entre 1 et 59 (15 par défaut).
• Taille de la file d'attente de rapprochement donne le nombre de documents traités à chaque passage, entre 5 et 100 (5 par défaut).

Le suivi des traitements se fait dans la liste Traitement de la réconciliation de paiement.

Annuler un lettrage

Pour détacher un paiement d'une facture sans annuler le paiement :

1. Ouvrez la facture validée (vente ou achat) ou l'écriture de paiement validée.
2. Cliquez sur Actions > Délier. Le bouton s'affiche seulement si le document a des allocations.
3. Dans la fenêtre Dé-réconcilier les allocations, sélectionnez les lignes à détacher, puis cliquez sur Délier.

Dokos crée un document Dé-réconcilier le paiement par ligne. La liste de ces documents est dans la barre latérale Paiements. Le paiement redevient non alloué et la facture redevient due. Le bouton existe aussi sur les écritures de journal de type Écriture de journal, Écriture bancaire et Écriture d'espèces.

Le bouton Délier n'apparaît pas sur un document annulé. Détachez donc le paiement avant d'annuler la facture, ou laissez l'option ci-dessous le faire.

Quand vous annulez une facture, l'option Dissocier le paiement lors de l'annulation de la facture des Paramètres de comptabilité (cochée par défaut) détache ses paiements. Ils redeviennent non alloués et peuvent être lettrés avec une autre facture. Si l'option est décochée, Dokos refuse d'annuler une facture qui a un paiement validé : détachez d'abord le paiement avec Délier, ou annulez le paiement.

Le lettrage dans le FEC

Le Fichier des Écritures Comptables remplit les colonnes EcritureLet et DateLet pour les écritures de tiers lettrées :

• EcritureLet contient le numéro de la facture lettrée ;
• DateLet contient la date de la dernière écriture lettrée sur cette facture.

À l'inverse, l'import FEC lit EcritureLet pour lettrer les factures et les règlements importés (action Réconcilier les écritures non réconciliées).

Voir aussi

• Écriture de paiement
• Acomptes
• Rapprochement bancaire
• Tenir la comptabilité