Pilotage de la CAE
Pilotage de la CAE
Les entrepreneurs travaillent dans le portail ; l'équipe de la CAE travaille dans le bureau Ruche de Dokos. Son menu suit le parcours d'une coopérative : piloter les enseignes, accueillir et contractualiser les entrepreneurs, contrôler l'activité commerciale et les achats, animer le collectif, tenir la comptabilité et le social, et administrer l'application.
| Rubrique du bureau | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| Pilotage | Pilotage des enseignes, santé des enseignes |
| Parcours entrepreneurial | Candidatures, entrepreneurs, enseignes, contrats, pôles |
| Activité commerciale | Prospects, clients, devis, commandes, factures clients, factures internes, articles |
| Achats et frais | Fournisseurs, factures fournisseurs, dépenses, notes de frais |
| Accompagnement et vie collective | Ateliers et événements |
| Comptabilité et social | Comptabilité, états financiers, paie, ressources humaines, congés |
| Administration | Paramètres Ruche, Migration CAE |
Les accompagnateurs ne voient que les enseignes des entrepreneurs qu'ils accompagnent ; le support et l'administration de la CAE voient toutes les enseignes.
Pilotage des enseignes
Le rapport Pilotage des enseignes présente toutes les enseignes sur une période, une ligne chacune, avec les chiffres clés suivants :
- l'entrepreneur et son accompagnateur ;
- les produits, les charges et le résultat ;
- la trésorerie du jour et la trésorerie future ;
- les retards de paiement des clients ;
- la contribution prélevée ;
- le score de santé.
Il se filtre par période, accompagnateur et pôle. En tête, des totaux donnent la vue d'ensemble de la coopérative, dont le nombre d'enseignes à risque.
Santé des enseignes
Exemple — Ruche.coop Lundi matin, Émilie Joubert, accompagnatrice, ouvre la santé de ses enseignes. Petit Menuiserie est « À risque » : sa trésorerie du jour est négative, et une facture est en retard depuis 75 jours. Elle appelle Nicolas Petit avant que la situation ne s'aggrave.
Chaque nuit, Ruche note chaque enseigne active sur 100, à partir des chiffres qu'il connaît déjà. Chaque signal retire des points : 10 pour un avertissement, 30 pour un signal critique.
| Signal | Avertissement | Critique |
|---|---|---|
| Trésorerie | Trésorerie future négative | Trésorerie du jour négative |
| Factures en retard | Retard de 60 jours au plus | Retard de plus de 60 jours |
| Inactivité | Aucune facture depuis 60 jours | Aucune facture depuis 90 jours |
| Résultat | Résultat de l'année négatif | — |
Le score donne un niveau : Bon à partir de 80, À surveiller à partir de 50, À risque en dessous. Chaque fiche liste les signaux relevés. Le bouton de la liste recalcule tous les scores sans attendre la nuit.
Du candidat à l'entrepreneur
La candidature suit un candidat jusqu'à son entrée dans la CAE. Elle réunit son identité, son pôle, son accompagnateur, le nom commercial et le secteur de sa future enseigne, et les étapes franchies : réunion d'information, dossier de candidature, CAPE signé (avec le document) et date de début. Son statut évolue seul : Nouvelle, En cours, Prête à intégrer lorsque toutes les étapes sont faites, puis Intégrée. Elle peut aussi être marquée Abandonnée.
Lorsque la candidature est prête, un seul bouton crée tout d'un coup :
- le compte du portail, et l'invitation si elle est demandée ;
- la fiche entrepreneur ;
- son enseigne, dont il est le référent ;
- son contrat CAPE actif.
Contrats
Chaque entrepreneur a un ou plusieurs contrats : CAPE, CESA, CDI ou CDD. Un contrat indique son accompagnateur, ses dates, sa durée hebdomadaire, le document signé et son statut (brouillon, actif, suspendu, terminé). Il peut aussi fixer un taux de commission spécifique (voir Contribution coopérative).
Un CAPE n'est pas un contrat de travail. Lorsqu'un contrat CESA, CDI ou CDD devient actif, Ruche crée la fiche salarié de l'entrepreneur, ou reprend celle déjà liée à son compte ; la paie et les notes de frais s'appuient sur elle. Lorsque son dernier contrat salarié se termine, le salarié quitte l'entreprise à la date de fin.
Enseignes
La fiche d'une enseigne réunit son nom commercial, son logo, son pôle, son secteur, son SIRET et son code de routage pour la facturation électronique. Elle liste aussi ses membres, avec leurs dates et le référent, et ses taux de contribution spécifiques. Dans sa partie Comptabilité, elle porte son code analytique et, si la CAE tient un compte par enseigne, ses comptes clients, fournisseurs, de charges et de banque : les documents de l'enseigne utilisent alors ces comptes.
Paie
La CAE établit la paie dans son logiciel de paie habituel et en exporte le journal comptable, détaillé par salarié. Dans le bureau, l'équipe importe ce fichier en deux temps : d'abord une vérification à blanc, puis l'import réel. Chaque ligne est rattachée, par le matricule, au salarié puis à l'entrepreneur et à son enseigne. Pour un entrepreneur membre de plusieurs enseignes, une correspondance indique l'enseigne à utiliser. Les salaires apparaissent ainsi dans la comptabilité et la trésorerie de chaque enseigne.
Paramètres Ruche
L'administrateur de la CAE règle Ruche dans les Paramètres Ruche :
| Réglage | Voir |
|---|---|
| Taux de contribution, comptes de contribution, enseigne de la structure | Contribution coopérative |
| Validation des factures clients et fournisseurs, seuil de validation automatique | Ventes |
| Forme juridique, capital, immatriculation, mentions complémentaires | Ventes |
| Lignes de trésorerie, réserve de sécurité, taux moyens de cotisations | Comptabilité de l'enseigne |
| Comptes des factures internes | Factures internes |
| Catégories d'articles proposées aux entrepreneurs | Ventes |