Période comptable
Période comptable
Une période comptable définit une période au cours de laquelle les états financiers sont enregistrés.
Dans Dokos, la période comptable est une période en dehors de laquelle les transactions soumises sélectionnées (telles que les factures de vente/d'achat, la saisie des stocks, la saisie de la paie, la saisie au journal, etc.) ne sont pas autorisées à être créées. En d'autres termes, les transactions sélectionnées ne peuvent être créées que dans la période comptable définie.
Pourquoi la période comptable est-elle nécessaire ?
Lorsque des transactions sont soumises, elles affectent les grands livres et les rapports qui traitent les données du grand livre. Cela peut poser des problèmes lorsque des rapports financiers doivent être générés pour audit par les autorités ou pour clôturer les livres comptables de l'exercice.
Ici, la période comptable peut être utilisée pour limiter la période pendant laquelle les transactions peuvent être soumises afin de préserver l'intégrité des rapports correspondants.
1. Comment créer une période comptable
1.1 À quoi sert l'option « Fermé » pour les transactions sélectionnées ?
L'option "Fermé" dans la table enfant pour les doctypes de transaction est utilisée pour sélectionner lesquels d'entre eux doivent être restreints après la fin de la période comptable.
Notez que si la période comptable se termine et si l'une des transactions sélectionnées dans la table enfant n'a pas la case "Fermé", alors elles ne seront pas restreintes après la fin de la période comptable.
- Saisissez un nom pour la période comptable.
- Définissez une période en définissant des dates de début et de fin.
- Ajouter ou supprimer des transactions de la table. Notez que toutes les transactions répertoriées dans le tableau avec l'option "Fermé" cochée seront restreintes après la fin de la période comptable.
- Enregistrer. Si vous essayez de soumettre une transaction fermée après la fin de sa période comptable, vous verrez une erreur de validation vous empêchant de le faire.
2. Validations avant clôture de période
Avant de soumettre un Bon de clôture de période pour une entreprise utilisant l'inventaire permanent, Dokos effectue désormais des vérifications critiques pour garantir l'intégrité des données comptables et des stocks.
2.1 Validation de la valeur des stocks
Dokos vérifie que le solde de tous les comptes d'actif de type Stock à la date de fin de période correspond à la valeur de clôture des stocks issue du Grand Livre des Stocks.
- Si un écart est détecté, la soumission du bon de clôture est bloquée.
- Un message affiche les deux valeurs (solde comptable vs valeur du stock) pour faciliter la correction.
Exemple : Pour l'entreprise Maison Verte SARL, si le solde du compte Stock de marchandises au 31/12/2026 est de 50 000 € mais que la valeur de clôture du stock est de 48 500 €, Dokos empêchera la clôture jusqu'à ce que l'écart soit résolu (via un ajustement d'inventaire ou une correction comptable).
2.2 Obligation d'un Bon de clôture des stocks
Un Bon de clôture des stocks soumis et terminé, couvrant toute l'entreprise (sans filtres par entrepôt ou article), est obligatoire pour clôturer la période.
- Les bons de clôture partiels (avec filtres) ne sont pas acceptés.
- Si le bon existe mais est encore en cours de traitement, un message distinct informe l'utilisateur de patienter.
Exemple : Pour clôturer la période du 01/01/2026 au 31/12/2026, un bon de clôture des stocks avec une date de fin au 31/12/2026 doit être soumis et marqué comme terminé.
2.3 Vérification de la fraîcheur des données
Si une écriture du Grand Livre des Stocks datée dans la période a été créée ou modifiée après la génération du Bon de clôture des stocks, la soumission du bon de clôture de période est bloquée.
- L'utilisateur doit régénérer le bon de clôture des stocks pour refléter les dernières données.
Exemple : Si un bon de clôture des stocks a été généré le 01/01/2027 pour la période se terminant le 31/12/2026, mais qu'une écriture de stock datée du 15/12/2026 a été modifiée le 02/01/2027, Dokos empêchera la clôture jusqu'à ce que le bon soit régénéré.
3. Intégrité des périodes clôturées
Une fois une période clôturée, Dokos applique des restrictions supplémentaires pour préserver l'intégrité des données.
3.1 Blocage des écritures de stock rétroactives
Il est impossible de créer ou d'annuler une écriture du Grand Livre des Stocks datée avant ou à la date de fin du Bon de clôture des stocks associé.
- Cette restriction s'applique même aux transferts entre comptes qui ne génèrent pas d'écritures comptables.
- Elle complète la validation
validate_against_pcvcôté Grand Livre.
Exemple : Si la période du 01/01/2026 au 31/12/2026 est clôturée avec un bon de clôture des stocks au 31/12/2026, aucune écriture de stock datée du 31/12/2026 ou avant ne peut être créée ou annulée.
3.2 Verrouillage du Bon de clôture des stocks
Un Bon de clôture des stocks couvert par un Bon de clôture de période soumis ne peut pas être annulé ou régénéré.
- Pour modifier le bon, l'utilisateur doit d'abord annuler le bon de clôture de période.
4. Amélioration des performances de valorisation
La valorisation des articles par lots utilise désormais les données du Bon de clôture des stocks comme point de départ, limitant l'analyse historique aux écritures postérieures à la date de clôture.
- Cela réduit significativement le temps de traitement pour les mouvements sortants d'articles en lots.
- La valorisation par article/entrepôt reste incrémentale.
Exemple : Pour un article géré par lots, la valorisation d'une sortie le 15/01/2027 ne scannera que les écritures postérieures au 31/12/2026 (date du bon de clôture), au lieu de l'historique complet.