Effets de commerce

Un effet de commerce est un engagement de paiement signé, avec une date d'échéance fixe. Dokos distingue deux types d'effets :

• le billet à ordre ;
• la lettre de change.

Vous pouvez enregistrer un effet à recevoir (reçu d'un client) ou à payer (émis à un fournisseur), le solder contre une ou plusieurs factures, puis suivre ses étapes : remise à l'encaissement, escompte, règlement ou impayé. Chaque étape génère une écriture comptable enregistrée sur l'effet ; l'annulation de l'effet annule ses écritures.

Prérequis

Avant de créer un effet de commerce, ouvrez Paramètres des effets de commerce avec la recherche (icône de loupe ou Ctrl+K) :

• dans le tableau Comptes, ajoutez une ligne par société avec :
  • le Compte d'effets à recevoir et le Compte d'effets à payer ;
  • le Compte d'effets à l'encaissement, utilisé par la remise à l'encaissement ;
  • le Compte de frais sur effets et le Compte d'intérêts d'escompte, utilisés par le règlement et l'escompte ;
• renseignez les Jours de valeur à l'encaissement : le nombre de jours ajoutés à l'échéance d'un effet à recevoir dans la prévision de trésorerie. Ce réglage vaut pour toutes les sociétés.

Les comptes d'effets doivent appartenir à la société, avoir le type de compte Débiteur ou Créditeur selon le sens de l'effet, et être tenus dans la devise de la société. Le Compte bancaire de la société de l'effet doit être lié à un compte comptable.

Créer un effet de commerce

Depuis une facture de vente ou d'achat validée qui reste à payer, cliquez sur Créer > Effet de commerce. Dokos crée l'effet avec le tiers, le montant restant dû et la facture. Vous pouvez aussi partir de la liste :

1. Ouvrez Effet de commerce dans la barre latérale Comptes, section Trésorerie, puis cliquez sur + Créer un·e Effet de commerce.
2. Renseignez l'en-tête de l'effet :
   • Société ;
   • Sens : Débiteur pour un effet reçu d'un client, Créditeur pour un effet émis à un fournisseur. Le type de tiers suit (Client ou Fournisseur). Changer le sens vide le tiers, les comptes et les factures ;
   • Type d'effet : Billet à ordre ou Lettre de change ;
   • Date de comptabilisation et Date d'échéance : l'échéance ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation ;
   • Numéro de l'effet : référence externe de l'effet ;
   • Compte bancaire de la société : compte utilisé pour l'escompte et le règlement.
3. Sélectionnez le Tiers et renseignez le Montant de l'effet. Le montant doit être supérieur à zéro.
4. Dans la section Factures réglées, ajoutez les factures que l'effet règle :
   • seules les factures validées de la même société et du même tiers, avec un solde restant dû, sont acceptées ;
   • le montant alloué ne peut pas dépasser le solde de la facture ;
   • le total alloué ne peut pas dépasser le montant de l'effet. La différence figure dans le champ Montant non alloué.
5. Vérifiez les comptes de la section Comptabilité : le Compte de Tiers et le Compte d'effets, repris des paramètres.
6. Enregistrez, puis validez l'effet.

À la validation, Dokos crée l'Écriture de réception ou d'émission : le solde du tiers passe du compte du tiers au compte d'effets, pour les factures réglées comme pour le montant non alloué. L'effet passe au statut En portefeuille (effet reçu) ou A régler (effet émis). La section Écritures de journal de l'effet donne l'écriture de chaque étape.

Suivre un effet de commerce

Le statut de l'effet, en lecture seule, résume son avancement :

Les boutons suivants apparaissent sur un effet validé, selon son statut. Chacun demande une Date de comptabilisation (aujourd'hui par défaut) et crée une écriture de journal. Ils demandent le droit de valider les effets.

Remettre à l'encaissement

Bouton Remettre à l'encaissement, pour un effet reçu au statut En portefeuille. Vous remettez l'effet à votre banque, qui l'encaissera à l'échéance. L'Écriture de remise débite le Compte d'effets à l'encaissement et crédite le compte d'effets. L'effet passe au statut Remis à l'encaissement.

Escompter l'effet

Bouton Escompter l'effet, pour un effet reçu au statut En portefeuille. Vous cédez l'effet à votre banque avant l'échéance. La boîte de dialogue demande les Intérêts d'escompte et les Frais bancaires. Leur total doit rester inférieur au montant de l'effet. L'Écriture de règlement débite la banque du montant moins les intérêts et les frais, débite le Compte d'intérêts d'escompte et le Compte de frais sur effets, et crédite le compte d'effets. L'effet passe au statut Escompté.

Un effet escompté est déjà financé par la banque : il n'est plus prévu dans la prévision de trésorerie à son échéance.

Marquer comme payé

Bouton Marquer comme payé, pour un effet au statut En portefeuille, Remis à l'encaissement ou A régler. Vous enregistrez le mouvement bancaire de l'effet :

• effet à recevoir : encaissement du montant de l'effet, diminué des Frais bancaires ;
• effet à payer : décaissement du montant de l'effet, augmenté des Frais bancaires.

Les frais bancaires doivent être positifs ou nuls et, pour un effet reçu, inférieurs au montant de l'effet. Ils vont au Compte de frais sur effets. L'Écriture de règlement solde le compte où se trouve l'effet : le compte d'effets, ou le Compte d'effets à l'encaissement pour un effet remis. L'effet passe au statut Payé.

Marquer comme impayé

Bouton Marquer comme impayé, pour un effet reçu d'un client au statut En portefeuille, Remis à l'encaissement ou Escompté. Le client n'a pas payé à l'échéance. L'Écriture d'impayé débite à nouveau le compte du client et crédite le compte où se trouve l'effet : le compte d'effets, le compte d'effets à l'encaissement, ou la banque pour un effet escompté (la banque reprend le montant). L'effet passe au statut Impayé. Un effet émis à un fournisseur ne peut pas être marqué impayé.

Annuler un effet

L'annulation d'un effet validé annule ses écritures de journal, de la plus récente à la plus ancienne. L'effet passe au statut Annulé.

Effets de commerce et prévision de trésorerie

Les effets ouverts (statuts En portefeuille, Remis à l'encaissement et A régler) alimentent la prévision de trésorerie :

• chaque effet est prévu à sa Date d'échéance, sous la source Effets de commerce. Le délai de paiement appris pour le tiers ne s'applique pas ;
• pour un effet reçu, la date prévue est la date d'échéance plus les Jours de valeur à l'encaissement. Sa confiance est de 95 % ; celle d'un effet émis est de 100 % ;
• le solde d'un effet n'est plus repris dans les prévisions des factures (« Receivables » et « Payables ») : il n'est compté qu'une seule fois, à son échéance ;
• un effet escompté n'est pas prévu, puisqu'il est déjà financé par la banque ;
• lorsque la prévision est filtrée par compte bancaire, les effets associés à un autre compte bancaire sont exclus ;
• la source « Effets de commerce » peut être catégorisée ou exclue comme les autres sources de la prévision de trésorerie.

Droits d'accès

• Comptable : créer, modifier et valider des effets de commerce ;
• Responsable comptable et Gestionnaire système : toutes les opérations, y compris l'annulation et la suppression ;
• Auditeur : consultation seule.

Seuls le Responsable comptable et le Gestionnaire système modifient les Paramètres des effets de commerce.