Demande de quart

Une Demande de quart permet à un employé de demander un type de quart pour une période. Quand l'approbateur approuve et valide la demande, Dokos crée l'affectation de quart correspondante.

Pour ouvrir la liste, cliquez sur l'icône Quarts & Présences du bureau, puis sur Demande de quart dans la barre latérale. L'employé peut aussi faire sa demande depuis l'application mobile RH.

Prérequis

• Un employé actif.
• Un type de quart.
• Un approbateur, défini dans le département ou dans la fiche employé (voir la section « Définir les approbateurs » plus bas).

Créer une demande de quart

1. Dans la liste, cliquez sur + Créer un·e Demande de quart.
2. Sélectionnez le Type de quart et l'Employé. Dokos reprend son nom et son département. Vérifiez la Société.
3. Saisissez la Date de début. La date de fin (Jusqu'au) est facultative : sans elle, la demande n'a pas de fin.
4. Sélectionnez l'Approbateur. La liste propose les approbateurs de l'employé.
5. Enregistrez. Le Statut est Brouillon.

Dokos partage la demande avec l'approbateur s'il n'y a pas accès. L'approbateur reçoit une notification dans l'application mobile RH.

Approuver ou rejeter la demande

1. L'approbateur ouvre la demande.
2. Il passe le Statut à Approuvé ou Rejeté, puis enregistre. L'employé reçoit une notification.
3. Il valide la demande.

Seul un utilisateur qui a le droit de valider (rôles Responsable RH et Utilisateur RH) peut changer le statut. Un employé peut créer et modifier sa demande, mais pas la valider.

Une demande au statut Brouillon ne peut pas être validée.

À la validation d'une demande Approuvé, Dokos crée et valide une affectation de quart : même employé, même type de quart, mêmes dates. Un message donne le numéro de l'affectation. Si vous annulez la demande, Dokos annule les affectations de quart créées par elle.

Contrôles

• L'Approbateur doit être un approbateur de demande de quart de l'employé. Sinon, Dokos affiche « Seuls les approbateurs peuvent approuver cette demande. »
• L'employé ne peut pas demander son Quart par défaut.
• Deux demandes du même employé ne peuvent pas se chevaucher, sauf si leurs horaires ne se chevauchent pas. Les demandes rejetées ne comptent pas.

Définir les approbateurs

Dokos cherche les approbateurs à deux endroits :

• Dans le département : le tableau Approbateur de demande de quart de la fiche département. Vous pouvez y mettre plusieurs utilisateurs.
• Dans la fiche employé : le champ Approbateur de demande de quart.

Les deux sources s'additionnent : l'approbateur choisi doit figurer dans l'une ou l'autre.

Exemple fictif : Thomas Durand, du département Logistique, demande le quart « Après-midi » du 1er au 30 juin. Le département Logistique a pour approbateur Claire Petit. Thomas choisit Claire comme approbateur et enregistre. Claire passe le statut à Approuvé et valide. Dokos crée une affectation de quart « Après-midi » du 1er au 30 juin pour Thomas.