Type de quart
Un Type de quart décrit un horaire de travail : heure de début, heure de fin et jours fériés. Vous l'affectez ensuite aux employés avec une affectation de quart. Le type de quart porte aussi les réglages de la présence automatique : Dokos crée les présences à partir des pointages des employés.
Pour ouvrir la liste, cliquez sur l'icône Quarts & Présences du bureau. Dans la barre latérale, section Configuration, cliquez sur Type de quart.
Créer un type de quart
- Dans la liste, cliquez sur + Créer un·e Type de quart.
- Saisissez le nom du quart, par exemple « Matin ».
- Saisissez l'Heure de début et l'Heure de fin, au format 24 h.
- Facultatif : sélectionnez une Liste des jours fériés et une Couleur dans le planning.
- Enregistrez.
Champs généraux
| Champ | Description |
|---|---|
| Heure de début / Heure de fin | Obligatoires. Les deux heures ne peuvent pas être égales. Si l'heure de fin est avant l'heure de début, le quart est un quart de nuit : il finit le jour calendaire suivant. |
| Liste des jours fériés | Les jours fériés de ce quart. Si le champ est vide, Dokos prend la liste de l'employé, sinon celle de la société. |
| Couleur dans le planning | La couleur du quart dans le Planning. Bleu par défaut. |
| Autoriser les heures supplémentaires | Section Heures supplémentaires. Cochez la case, puis choisissez le Type d'heures supplémentaires. |
Une fois le type de quart enregistré, le menu Outils des quarts propose l'Outil d'affectation de quart et le Planning.
Configurer la présence automatique
Cochez Autoriser l'enregistrement automatique des présences. La section Paramètres d'enregistrement automatique des présences s'affiche.
| Champ | Description |
|---|---|
| Déterminer les entrées et les sorties | Alterner les enregistrements 'Entrant' et 'Sortant' pendant le même quart : le premier pointage est une entrée, le suivant une sortie, et ainsi de suite. Strictement sur la base du type d'entrées dans les enregistrements des employés : Dokos lit le type (entrée ou sortie) de chaque pointage. |
| Calcul des heures ouvrées basé sur | Premier enregistrement entrant et dernier enregistrement sortant : les pauses comptent comme du travail. Tous les enregistrements entrants et sortants valides : seules les périodes entre une entrée et une sortie comptent. |
| Démarrer les enregistrements entrants avant le début du quart (en minutes) | 60 par défaut. Un pointage dans cette marge avant le début compte pour le quart. |
| Autoriser les enregistrements sortants après la fin du quart (en minutes) | 60 par défaut. Un pointage dans cette marge après la fin compte pour le quart. |
| Enregistrer automatiquement les présences pendant les congés | Si la case est cochée, Dokos crée aussi les présences des jours fériés quand des pointages existent. |
| Seuil d'heures ouvrées pour une demi-journée | Sous ce nombre d'heures, la présence est au statut Demi-journée. 0 désactive la règle. |
| Seuil d'heures ouvrées pour une absence | Sous ce nombre d'heures, la présence est au statut Absent. 0 désactive la règle. |
| Traiter les présences après le | Dokos ne traite que les pointages à partir de cette date. Elle vaut la date du jour par défaut. |
| Dernière synchronisation d'enregistrement | Dokos traite les quarts terminés avant cette date et heure. Ne la modifiez que si tous les pointages de toutes les pointeuses sont synchronisés. |
| Mettre à jour automatiquement la dernière synchronisation de pointage | Dokos avance la dernière synchronisation à la fin de chaque quart terminé. Recommandé avec une seule pointeuse ou avec les pointages de l'application mobile. |
La marge avant le début, la durée du quart et la marge après la fin doivent faire moins de 24 heures. Sinon, Dokos affiche « Heures de quart invalides ».
Le seuil s'applique à moitié un jour de demi-journée fériée.
Arrivées tardives et départs anticipés
La section Paramètres des arrivées tardives & départs anticipés pour les présences automatiques coche les cases Arrivée tardive et Départ anticipé de la présence.
| Champ | Description |
|---|---|
| Autoriser un délai supplémentaire pour les enregistrement d'entrées | Active le marquage des arrivées tardives. |
| Délai supplémentaire pour les arrivées tardives | En minutes après le début du quart. Une entrée après ce délai est une arrivée tardive. |
| Autoriser l'enregistrement des départs anticipés | Active le marquage des départs anticipés. |
| Délai supplémentaire pour les départs anticipés | En minutes avant la fin du quart. Une sortie avant ce délai est un départ anticipé. |
Fonctionnement de la présence automatique
Dokos lance la présence automatique de tous les types de quart concernés toutes les heures. Pour chaque type de quart :
- Dokos regroupe les pointages non traités par employé et par quart. Les pointages marqués « hors quart » ou à ignorer ne comptent pas.
- Il calcule les heures de travail et applique les seuils. Il crée et valide une présence au statut Présent, Demi-journée ou Absent, liée aux pointages.
- Il marque Absent les jours ouvrés sans présence des employés affectés au quart, entre Traiter les présences après le et la dernière synchronisation. Il saute les jours fériés et les jours qui ont déjà une présence.
Dokos attend un jour après le quart avant de marquer une absence. Ce délai laisse le temps de saisir une présence à la main.
Pour lancer le traitement tout de suite, cliquez sur Marquer la présence dans le type de quart enregistré. Le bouton demande la présence automatique activée, la date Traiter les présences après le et la dernière synchronisation. Au-delà de 1 000 pointages, le traitement passe en tâche de fond.
Exemple fictif : le quart « Matin » va de 8 h à 12 h. Le seuil de demi-journée est de 3 h et le seuil d'absence de 1 h. Le calcul se fait sur tous les enregistrements valides. Paul pointe à 8 h 05, sort à 9 h 30, revient à 10 h et sort à 11 h 30. Il a travaillé 2 h 55 : Dokos crée une présence au statut Demi-journée.