Quarts et présences

Enregistrement des employés

Enregistrer l'arrivée et le départ des employés depuis la liste, avec ou sans géolocalisation, et comprendre le lien avec les quarts et les présences.

Un Enregistrement des employés (Employee Checkin) est un pointage : une heure d'arrivée ou de départ d'un employé. Dokos rattache chaque pointage au quart de l'employé. Le traitement automatique des présences du type de quart utilise ensuite ces pointages pour créer les présences.

Prérequis

L'utilisateur est lié à une fiche employé active. Sinon, le bouton de pointage rapide n'apparaît pas.
L'utilisateur a le droit de créer un enregistrement des employés.
Pour la géolocalisation : l'option « Autoriser le suivi de la géolocalisation » est cochée dans les paramètres RH.

Pointer son arrivée ou son départ

Ouvrez l'icône Quarts & Présences, puis la liste Enregistrement des employés.
Cliquez sur le bouton principal. Il affiche Pointer l'arrivée si votre dernier pointage est un départ ou si vous n'avez aucun pointage. Il affiche Pointer le départ si votre dernier pointage est une arrivée.
Sans suivi de la géolocalisation, Dokos crée le pointage tout de suite, à l'heure actuelle.
Avec suivi de la géolocalisation, Dokos lit votre position. Une fenêtre affiche l'heure, la latitude, la longitude et une carte. Cliquez sur Confirmer Pointer l'arrivée (ou Confirmer Pointer le départ).
Un message confirme le pointage. Le bouton passe à l'action suivante.

Si Dokos ne peut pas lire votre position (localisation désactivée, accès refusé), le message Erreur de géolocalisation s'affiche. Cliquez sur Réessayer après avoir autorisé la localisation. Il n'est pas possible de pointer sans position quand le suivi est actif.

Si le pointage tombe en dehors de tout quart, Dokos le marque Hors quart. Le message indique que le pointage ne sera pas pris en compte pour les présences.

Pointer pour un autre employé

Un responsable peut saisir un pointage pour un membre de son équipe.

Dans la liste, cliquez sur Enregistrer une présence pour un autre employé (ou sur le bouton principal si vous n'êtes pas lié à une fiche employé).
Renseignez les champs du formulaire, puis enregistrez.

Champ	Description
Employé	Obligatoire. L'employé doit être actif.
Type d'enregistrement	`IN` (arrivée) ou `OUT` (départ). Obligatoire si le type de quart détermine les arrivées et départs strictement selon ce champ.
Heure	Obligatoire. Date et heure du pointage, sans les microsecondes.
ID du lieu / appareil	Facultatif. Identifiant de la pointeuse ou du lieu.
Ne pas enregistrer automatiquement les présences	Exclut ce pointage du traitement automatique des présences.
Quart	Lecture seule. Type de quart trouvé par Dokos pour cette heure.
Présence enregistrée	Lecture seule. Présence créée à partir de ce pointage.
Latitude / Longitude	Coordonnées du pointage. Le bouton Récupérer la géolocalisation les remplit.

Contrôles à l'enregistrement

Contrôle	Résultat
Même employé, même heure et même type d'enregistrement qu'un pointage existant	Dokos refuse le doublon et affiche un lien vers le pointage existant.
Pointage lié à une présence	L'heure ne peut plus changer. Annulez d'abord la présence.
Suivi de la géolocalisation actif sans latitude ni longitude	Dokos refuse le pointage.
Affectation de quart avec un Lieu du quart et un rayon supérieur à 0	Le pointage doit être dans ce rayon, en mètres.
Aucun quart à cette heure	Le pointage est enregistré, marqué Hors quart.

Pour recalculer le quart de plusieurs pointages, sélectionnez-les dans la liste, puis cliquez sur Actions > Obtenir des quarts.

Exemple

Exemple fictif : Léa a un quart « Journée » de 9 h à 17 h. Le lieu du quart « Siège Lyon » a un rayon de 200 m.

À 8 h 55, Léa clique sur Pointer l'arrivée au bureau. Dokos crée le pointage IN, rattaché au quart « Journée ».
À 17 h 05, le bouton affiche Pointer le départ. Depuis un café à 500 m, Dokos refuse le pointage : elle doit être à moins de 200 m.
De retour au bureau, elle pointe son départ. Le traitement automatique crée ensuite sa présence de la journée.

Pointeuses et intégrations

Une pointeuse biométrique peut créer les pointages avec la méthode hrms.hr.doctype.employee_checkin.employee_checkin.add_log_based_on_employee_field. Elle identifie l'employé par un champ de sa fiche, par défaut l'ID de pointeuse. Voir la page API.