Catégories de trésorerie et catégorisation bancaire

Les catégories de trésorerie sont le vocabulaire commun du réalisé et du prévisionnel : ventes de services, achats de marchandises, loyers, salaires, TVA, remboursements d'emprunt… Chaque ligne de la grille de prévision est une catégorie, et chaque mouvement bancaire comme chaque pièce attendue y est rattaché. Dokos déduit la catégorie du plan comptable : la même règle classe une facture attendue et le règlement bancaire qui la solde, ce qui rend la comparaison prévu / réalisé cohérente mois après mois.

L'arbre des catégories

Dans l'interface, le type de document s'appelle Catégorie de trésorerie. Une catégorie de trésorerie regroupe des mouvements de même nature sous un libellé, une couleur et une position dans la grille. Les catégories forment un arbre à deux niveaux ou plus (groupes et feuilles) réparti en trois flux : Flux entrant, Flux sortant et Transfert (mouvements entre les comptes de l'entreprise, qui s'annulent lorsque plusieurs comptes sont consolidés).

Exemple — Dokompany Le groupe « Taxes » contient quatre catégories : « Impôt sur les sociétés », « Local taxes », « Withholding tax (PAS) » et « Autres impôts et taxes ». La ligne du groupe additionne les quatre, et le détail de chacune reste consultable en dépliant le groupe.

Chaque catégorie porte ses correspondances de comptes : des préfixes de numéros de compte (« 706 » couvre tous les comptes commençant par 706) ou des comptes explicites, qui priment sur les préfixes. En cas de recouvrement, le préfixe le plus long l'emporte ; à égalité, le flux du mouvement tranche (le compte 16 classe une entrée en « Loans received » et une sortie en « Loan repayments »). Une correspondance peut être limitée à un plan comptable donné pour les groupes multi-sociétés.

Une catégorie peut aussi déclarer une source de prévision d'atterrissage : les projections qui ne portent aucun compte (paie, notes de frais, TVA, impôts, prélèvements SEPA…) se posent sur la catégorie qui nomme leur source.

L'arbre par défaut

Le bouton Créer les catégories par défaut des paramètres de la prévision installe un arbre adapté aux PME françaises, sous la racine « All Cash Flow Categories », avec les préfixes du plan comptable général. Il crée uniquement les catégories manquantes : un arbre existant garde ses catégories, ses correspondances et ses libellés. L'arbre se complète librement ensuite : renommer, réordonner, changer la couleur, ajouter un préfixe, désactiver une feuille inutile.

En v5, une partie des libellés par défaut n'est pas traduite : sur un site en français, ces catégories sont créées avec leur libellé anglais. Le tableau donne le libellé créé. Vous pouvez renommer chaque catégorie.

Catégorisation au rapprochement bancaire

La catégorisation bancaire est un sous-produit du rapprochement : dès qu'une transaction bancaire est rapprochée avec une ou plusieurs pièces, Dokos répartit le montant sur les comptes que ces pièces touchent (lignes de facture, lignes d'écriture, lignes de note de frais) et traduit chaque part en catégorie de trésorerie. Ce calcul se refait à chaque enregistrement de la transaction, y compris après validation.

      
flowchart TD
    A[Transaction bancaire] --> B{Rapprochée avec des pièces ?}
    B -- oui --> C[Répartition par compte des pièces]
    C --> D[Catégorie par correspondance de comptes]
    B -- non, ou reste inexpliqué --> E{Règle de rapprochement avec catégorie ?}
    E -- oui --> F[Catégorie de la règle]
    E -- non --> G{Catégorie bancaire associée ?}
    G -- oui --> H[Catégorie de trésorerie de la catégorie bancaire]
    G -- non --> I{Client ou fournisseur avec catégorie par défaut ?}
    I -- oui --> J[Catégorie du tiers]
    I -- non --> K[Non catégorisé]
    M[Affectation manuelle] -. prime toujours .-> D

    

Chaque part porte une provenance visible dans le détail de la transaction et dans la grille :

Exemple — Maison Verte SARL Le virement de 1 000 € de Maison Verte SARL solde une facture de 300 € de marchandises et 700 € de prestations. Dès le rapprochement, la transaction porte deux parts : 300 € en « Sales of goods » et 700 € en « Services revenue », toutes deux de provenance Comptabilité. La grille de prévision montre ces montants sur les deux lignes du mois, et la catégorie principale de la transaction est la plus grosse part.

Les parts provisoires ne servent qu'en attendant le rapprochement : elles sont remplacées par les parts déduites des pièces dès que la transaction est rapprochée. Ce qu'aucune pièce n'explique (une avance, un paiement sans facture) reste sur la catégorie provisoire, ou en « Non catégorisé ».

Où définir les catégorisations provisoires

• Règle de transaction bancaire : la fiche d'une règle porte le champ Catégorie de trésorerie, qui désigne une catégorie de trésorerie ; toute transaction que la règle reconnaît en hérite jusqu'au rapprochement. C'est le réglage le plus efficace pour les prélèvements récurrents (loyer, assurance, URSSAF).
• Catégorie bancaire : les catégories transmises par une banque connectée, ou saisies sur la transaction, portent une catégorie de trésorerie associée. Dokos propose une association automatique à la création de l'arbre par défaut, à partir des libellés (« loyer », « assurance », « salaire »…), que vous pouvez corriger.
• Fiche client ou fournisseur : le champ Catégorie de trésorerie de la fiche du tiers classe ses règlements non rapprochés.

Affecter une catégorie à la main

Depuis la page de rapprochement bancaire, chaque ligne porte une pastille de catégorie : un clic ouvre le sélecteur, et une sélection de plusieurs lignes permet d'affecter une catégorie en bloc. Le module bancaire affiche le même champ sur le détail de la transaction sélectionnée, avec le badge de provenance. Une affectation manuelle est absolue : Dokos la conserve à chaque recalcul, réduit les parts déduites des pièces au montant restant, et la retire seulement lorsque l'utilisateur efface la catégorie.

Le détail d'une cellule de la grille de prévision offre le même reclassement, avec un lien qui ouvre le rapprochement filtré sur les mouvements de la cellule.

Recalcul des transactions existantes

Le bouton Recalculer les affectations des paramètres relance la catégorisation de toutes les transactions bancaires validées, en arrière-plan (rôles « Responsable système » et « Responsable comptable »), par exemple après avoir enrichi l'arbre ou corrigé des correspondances de comptes. Les affectations manuelles sont conservées.

Données nécessaires

Voir aussi

• Prévision de trésorerie
• Sources de prévision
• Rapprochement bancaire
• Module bancaire
• Plan comptable