Transaction bancaire

Ce formulaire affiche les transactions bancaires dans Lyon.

1. Prérequis avant utilisation

Avant d'utiliser la saisie d'opérations bancaires, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :

• Banque
• Compte bancaire

2. Comment utiliser la transaction bancaire

Habituellement, une transaction bancaire n'est pas destinée à être créée manuellement. Il est automatiquement créé à l'aide de du téléchargement du relevé bancaire depuis le Rapprochement Bancaire.

2.1 Champs supplémentaires dans Transaction bancaire

• Date : Date de l'opération bancaire.
• Numéro de référence : Référence de l'opération bancaire.
• Compte bancaire : Le compte bancaire à partir duquel les transactions ont été effectuées.

3. Caractéristiques / Champs

Ces champs sont mis à jour via le rapprochement bancaire et ne sont pas destinés à être modifiés à partir d'ici.

3.1 Devise et débit/crédit

• Débit : Le montant débité.
• Crédit : Le montant crédité.
• Devise : La devise dans laquelle la transaction a été effectuée.
• Description : une description de l'instruction.

3.2 Référence

Numéro de référence : Un chèque ou autre numéro de référence.

3.3 Saisies de paiement

• Document de paiement : Le document par rapport auquel la transaction a été effectuée, qu'il s'agisse d'une facture de vente, d'une note de frais, d'une facture d'achat, d'une écriture de paiement ou d'une écriture au journal.
• Saisie de paiement : La transaction spécifique.
• Montant alloué : Le montant alloué pour cette transaction particulière.
• **Montant alloué **: Le montant total alloué. Montant non alloué : Le montant total non alloué.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire sert à pointer les opérations enregistrées sur votre relevé bancaire avec les transactions enregistrées dans votre logiciel de gestion.

1. Comment importer ses relevés bancaires ?

1.1 Format OFX

1. Téléchargez votre relevé bancaire au format OFX.
2. Allez dans Transaction Bancaire, cliquez sur Menu et sélectionnez Télécharger un relevé en OFX
3. Téléchargez vos transactions

Avec le format OFX, Dokos ne créera pas de doublons, car chaque transaction est identifiée de manière unique. Vous pouvez donc importer un fichier contenant des données déjà téléchargées.

1.2 Format CSV/XLSX

1. Sélectionnez la banque concernée par cet import dans la liste Banque
2. Dans la section Configuration pour l'import de données, créez un mapping entre les données d'en-tête de votre fichier CSV/XLSX et celles du type de document Transaction Bancaire de Dokos.
3. Téléchargez votre relevé bancaire au format CSV ou XLSX. Vérifiez que la ligne d'en-tête soit la première ligne du fichier.
4. Allez dans Transaction Bancaire, cliquez sur Menu et sélectionnez Télécharger un relevé en csv/xlsx
5. Téléchargez vos transactions

Avec le format XLSX/CSV, si le champ reference_number n'est pas renseigné, le logiciel ne pourra pas identifier distinctement les transactions et importera les doublons.

1.3 Importer manuellement les transactions bancaire

Détails de la transaction

1. Allez dans la liste Transaction bancaire, puis cliquer sur Ajouter une Transaction bancaire
2. Indiquez la date de la transaction qui apparaît sur votre compte bancaire
3. Renseignez le numéro de référence de la transaction
4. Choisissez la société concerné par cette transaction
5. Indiquez le compte bancaire

Montant de la transaction

Indiquez le montant de la transaction, soit au débit s'il s'agit d'une sortie, soit au crédit s'il s'agit d'une entrée.

Vous pouvez ajouter une description si besoin.

2. Rapprocher les lignes de relevé bancaire

Ouvrez la page Rapprochement bancaire

1. Sélectionnez le compte bancaire concerné
2. Sélectionnez la période à l'aide du nouveau menu déroulant pour filtrer les transactions par plage de dates (ex: dernier mois, dernier trimestre, année en cours, ou plage personnalisée)
3. Sélectionnez une ou plusieurs transactions bancaires
4. Sélectionnez le type de transaction à rapprocher
5. Vérifiez que le montant des transactions bancaires correspond au montant des transactions du système
6. Cliquez sur Rapprocher

2.1 Spécificités

Rapprochement 1 <-> n / n <-> n

L'outil de rapprochement permet de rapprocher une ou plusieurs lignes du relevé bancaire avec une transaction dans Dokos (Ecriture de paiement, écriture de journal, ...) Il permet également de rapprocher une ligne du relevé bancaire avec plusieurs transactions dans Dokos. Par contre il ne permet pas de rapprocher plusieurs lignes du relevé bancaire avec plusieurs transactions en même temps.

Création automatique de paiement

Si vous rapprochez une facture, Dokos va automatiquement créer le paiement correspondant. Par contre si la devise de la facture n'est pas celle du compte bancaire, il faudra créer le paiement manuellement.

2.2 Rapprochement avec un Ordre de Paiement

Il est désormais possible de rapprocher une transaction bancaire directement avec un Ordre de Paiement (document regroupant plusieurs paiements fournisseurs émis en une seule opération bancaire, par exemple un virement de masse).

Pourquoi utiliser cette option ?

Lorsque vous effectuez un virement groupé vers plusieurs fournisseurs via un Ordre de Paiement, votre banque enregistre une seule opération pour le montant total. Le rapprochement avec l'Ordre de Paiement permet de faire le lien direct entre cette ligne du relevé et l'ensemble des paiements qu'il regroupe, sans avoir à rapprocher chaque écriture individuellement.

Comment rapprocher un Ordre de Paiement ?

1. Ouvrez la page Rapprochement bancaire.
2. Sélectionnez le compte bancaire concerné.
3. Sélectionnez la période à l'aide du menu déroulant pour afficher uniquement les transactions pertinentes.
4. Cliquez sur la transaction bancaire correspondant au virement groupé.
5. Dans le panneau de correspondance, sélectionnez le type Ordre de Paiement.
6. Choisissez l'Ordre de Paiement dont le montant correspond au débit bancaire.
7. Le nom du tiers (client ou fournisseur) associé à l'Ordre de Paiement s'affiche désormais dans la liste des documents correspondants, facilitant l'identification du bon document.
8. Cliquez sur Rapprocher.

Dokos met à jour l'Ordre de Paiement et marque la transaction bancaire comme rapprochée.

Exemple — Bureau Moderne La comptable émet un Ordre de Paiement regroupant trois virements fournisseurs pour un total de 4 750 €. Le lendemain, le relevé bancaire affiche un débit unique de 4 750 €. Elle sélectionne cette transaction, choisit le type Ordre de Paiement dans le panneau et voit immédiatement s'afficher le nom du fournisseur principal (ex: "Bureau Moderne") à côté de chaque Ordre de Paiement correspondant. Elle sélectionne l'ordre adéquat et rapproche la transaction en un clic.

Flux de rapprochement avec un Ordre de Paiement

      
flowchart LR
    A[Ordre de Paiement
groupant N virements fournisseurs] --> B[Virement émis
vers la banque]
    B --> C[Transaction bancaire
Débit unique sur le relevé]
    C --> D[Rapprochement bancaire]
    D --> E{Type sélectionné}
    E -- Ordre de Paiement --> F[Association directe
Ordre de Paiement ↔ Transaction
+ Affichage du nom du tiers]
    E -- Écriture de paiement --> G[Association classique
Ecriture ↔ Transaction]
    F --> H[Transaction rapprochée]
    G --> H

    

2.3 Rapprochement automatique

Stripe

Si vous utilisez la passerelle de paiement Stripe, Dokos peut rapprocher vos paiements avec les versements effectués par Stripe sur votre compte bancaire. Il suffit pour cela de renseigner l'identifiant de "Charge" Stripe dans le champ "Chèque/N° de référence" de l'écriture de paiement.

Nom du document

Si vous demandez à vos clients de mettre le numéro de facture dans les références de virement, Dokos peut alors faire le rapprochement automatiquement lorsque vous cliquez sur "Rapprochement automatique"

La détection du numéro de facture dans la description ou la référence de la transaction bancaire est insensible à la casse : que le donneur d'ordre ait saisi FAC-2605-0006, fac-2605-0006 ou Fac-2605-0006, Dokos reconnaît la facture et effectue le rapprochement.

Exemple — Maison Verte SARL Un virement reçu contient la description paiement fac-2605-0006. Dokos identifie automatiquement la facture FAC-2605-0006 et propose le rapprochement, même si la casse diffère du préfixe configuré dans la série de nommage.

Options locales

La méthode regional_reconciliation permet de configurer des méthodes de rapprochement spécifiques à certaines régions.

Suisse

Vous pouvez ajouter un champ esr_reference dans vos factures pour que Dokos les rapproche automatiquement sur la base du numéro ESR.

Hook

Le hook auto_reconciliation_methods permet de créer vos propres méthodes de rapprochement automatique dans une application personnalisée.

3. Filtrer par période pour un rapprochement plus efficace

La nouvelle fonctionnalité de sélection de période vous permet de :

• Gagner du temps : Plus besoin de saisir manuellement les dates de début et de fin pour chaque session de rapprochement.
• Cibler vos recherches : Limitez l'affichage aux transactions d'une période spécifique (ex: dernier mois, trimestre en cours) pour éviter de parcourir des centaines de lignes.
• Simplifier les rapprochements récurrents : Pour les rapprochements mensuels, sélectionnez simplement "Dernier mois" au lieu de calculer les dates.

3.1 Périodes prédéfinies disponibles

Le menu déroulant propose les options suivantes :

• Aujourd'hui : Transactions du jour courant
• Hier : Transactions de la veille
• Cette semaine : Du lundi au dimanche de la semaine en cours
• Semaine dernière : Du lundi au dimanche de la semaine précédente
• Dernier mois : Transactions du mois civil précédent (ex: si nous sommes en avril, affiche les transactions de mars)
• Ce mois-ci : Transactions du mois en cours
• Dernier trimestre : Transactions du trimestre civil précédent
• Ce trimestre : Transactions du trimestre en cours
• Cette année : Transactions de l'année civile en cours
• Plage personnalisée : Permet de définir des dates de début et de fin spécifiques

Exemple — Maison Verte SARL La comptable de Maison Verte doit rapprocher les transactions de mars. Au lieu de chercher les dates exactes du 1er au 31 mars, elle sélectionne simplement "Dernier mois" dans le menu déroulant. Dokos affiche automatiquement toutes les transactions non rapprochées de mars, ce qui lui fait gagner plusieurs minutes à chaque rapprochement mensuel.

3.2 Comment utiliser le filtre de période ?

1. Ouvrez la page Rapprochement bancaire
2. Sélectionnez votre compte bancaire
3. Cliquez sur le menu déroulant "Période" situé en haut de la liste des transactions
4. Choisissez la période qui correspond à votre besoin (ex: "Dernier mois" pour un rapprochement mensuel)
5. La liste des transactions se met automatiquement à jour pour afficher uniquement celles de la période sélectionnée
6. Procédez au rapprochement comme d'habitude

Correspondance par montant non réconcilié

Dans ERPNext, l'outil de rapprochement ne propose en correspondance que les écritures de paiement sans date de rapprochement bancaire (champ clearance_date vide). Dans Dokos, ce filtre est remplacé par une condition sur le montant non réconcilié : seules les écritures dont le champ unreconciled_amount est non nul sont proposées.

Cette approche permet de rapprocher un paiement partiellement alloué avec une nouvelle transaction bancaire pour le solde restant, même si ce paiement a déjà une date de rapprochement.

Exemple — Dokompany Un virement de 1 000 € est partiellement alloué à une facture de 700 €. Il reste 300 € à réconcilier. Dokos propose cette écriture dans la liste de correspondance pour la prochaine transaction bancaire correspondante — même si la première allocation a déjà été rapprochée.

Détection de doublons lors de l'import et de la saisie

Dokos applique deux contrôles automatiques pour éviter les doublons dans les transactions bancaires.

À l'import (OFX ou CSV) — si une transaction avec le même numéro de référence existe déjà pour ce compte bancaire, Dokos l'ignore silencieusement. Il est donc sans risque d'importer plusieurs fois le même fichier de relevé : les lignes déjà présentes ne sont pas dupliquées.

En saisie manuelle — si une transaction avec le même numéro de référence existe déjà pour ce compte bancaire, Dokos bloque la création et affiche une erreur. Si des transactions similaires existent (même date, même montant, même devise, même description), un message d'avertissement est affiché sans bloquer.

Exemple — Dokompany Le comptable importe le relevé de janvier deux fois par erreur. Dokos ajoute les nouvelles lignes et ignore celles déjà présentes. En saisie manuelle d'un virement avec la référence "VIR-2024-001" déjà existante, Dokos refuse la création.

4. Affichage du nom du tiers dans les documents correspondants

Lors du rapprochement bancaire, Dokos affiche désormais le nom du tiers (client ou fournisseur) associé aux documents correspondants dans le panneau de correspondance. Cette amélioration facilite grandement l'identification des documents à rapprocher, surtout lorsque plusieurs documents ont des montants similaires.

4.1 Avantages

• Gain de temps : Plus besoin de vérifier manuellement chaque document pour identifier le bon tiers.
• Réduction des erreurs : Le nom du tiers visible directement dans la liste réduit les risques de rapprochement avec un mauvais document.
• Expérience utilisateur améliorée : L'interface est plus intuitive et conviviale, surtout pour les nouveaux utilisateurs.

4.2 Comment cela fonctionne-t-il ?

1. Lorsque vous sélectionnez une transaction bancaire dans le Rapprochement bancaire, Dokos recherche les documents correspondants (factures, paiements, ordres de paiement, etc.).
2. Pour chaque document trouvé, Dokos extrait le nom du tiers associé (client ou fournisseur).
3. Le nom du tiers s'affiche à côté du document dans le panneau de correspondance, sous la forme :
   [Type de document] - [Nom du document] (Tiers : [Nom du tiers])

Exemple — Maison Verte SARL La comptable de Maison Verte doit rapprocher un virement de 1 500 €. Dans le panneau de correspondance, elle voit s'afficher :

• Facture de vente - FAC-2025-0012 (Tiers : Maison Verte SARL)
• Facture de vente - FAC-2025-0015 (Tiers : Bureau Moderne)
• Écriture de paiement - PAI-2025-0045 (Tiers : Maison Verte SARL)

Grâce à l'affichage du nom du tiers, elle identifie immédiatement que la facture FAC-2025-0012 correspond au virement reçu et peut procéder au rapprochement en toute confiance.

4.3 Cas d'usage spécifiques

Rapprochement avec des Ordres de Paiement

Lors du rapprochement d'un Ordre de Paiement, le nom du fournisseur principal associé à l'ordre s'affiche dans la liste des documents correspondants. Cela est particulièrement utile pour les virements groupés, où plusieurs ordres peuvent avoir des montants similaires.

Exemple — Bureau Moderne La comptable de Bureau Moderne émet deux Ordres de Paiement le même jour :

• Un ordre de 3 200 € pour le fournisseur "Fournitures de Bureau SARL"
• Un ordre de 3 250 € pour le fournisseur "Matériel Informatique Plus"

Le lendemain, elle voit deux débits de 3 200 € et 3 250 € sur son relevé bancaire. Grâce à l'affichage du nom du fournisseur dans le panneau de correspondance, elle identifie rapidement quel ordre correspond à quel débit et rapproche les transactions sans risque d'erreur.

Rapprochement de paiements clients

Pour les paiements clients, le nom du client s'affiche à côté de chaque facture ou écriture de paiement correspondante. Cela est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs clients avec des noms similaires ou des montants de facture identiques.

Exemple — Maison Verte SARL Maison Verte SARL a deux clients avec des noms similaires : "Maison Verte Lyon" et "Maison Verte Paris". Les deux clients ont émis des paiements de 2 500 € le même jour. Grâce à l'affichage du nom complet du client dans le panneau de correspondance, la comptable peut distinguer facilement les deux paiements et les rapprocher avec les bonnes factures.

4.4 Flux amélioré avec affichage du nom du tiers

      
flowchart TD
    A[Transaction bancaire sélectionnée] --> B[Recherche des documents correspondants]
    B --> C[Extraction du nom du tiers pour chaque document]
    C --> D[Affichage des documents avec nom du tiers dans le panneau]
    D --> E[Utilisateur identifie le bon document grâce au nom du tiers]
    E --> F[Rapprochement effectué]