Factures fournisseurs
Factures fournisseurs
Une Facture d'achat enregistre la facture d'un fournisseur. À la validation, Dokos comptabilise la charge, la TVA déductible et la dette envers le fournisseur. La facture devient ensuite payable.
Prérequis
- Le fournisseur existe, avec son compte fournisseur par défaut (sinon le compte fournisseur par défaut de la société s'applique).
- Les articles achetés ont un Compte de charge par défaut, ou vous le choisissez sur chaque ligne.
- Un Modèle de taxes et frais d'achat existe pour la TVA, ou les articles ont un modèle de taxes par article.
Saisir une facture d'achat
- Allez dans Comptabilité > Facture d'achat et cliquez sur + Créer un·e Facture d'achat.
- Choisissez le Fournisseur.
- Renseignez le Numéro de facture fournisseur et la Date de la facture du fournisseur.
- Ajoutez les lignes. Pour reprendre une commande ou une réception, utilisez Obtenir des articles de > Commande fournisseur ou Réception.
- Vérifiez le Modèle de taxes et frais d'achat et le tableau des taxes.
- Enregistrez, puis validez.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Date de comptabilisation | Date des écritures comptables. Cochez Modifier la date et l'heure de comptabilisation pour la changer. |
| Numéro de facture fournisseur | Numéro porté par la facture du fournisseur. Il est repris dans la remarque des écritures (« Against Supplier Invoice … »). |
| Date d'échéance de paiement | Date de paiement prévue, calculée à partir des conditions de paiement. |
| À Créditer | Compte fournisseur crédité à la validation. |
| Mettre à jour le stock | Fait entrer les articles en stock sans réception séparée. |
| Est payé | Enregistre le paiement dans la facture elle-même (paiement comptant). |
| Facture en attente | Bloque le paiement jusqu'à une date de déblocage. |
Contrôler la chronologie des dates de comptabilisation
Si Facture d'achat figure dans le tableau Valider la chronologie des dates de comptabilisation pour des Paramètres de comptabilité, Dokos compare la date et l'heure de comptabilisation à celles de la dernière facture d'achat validée ou annulée de la même série. Une date antérieure, ou une date et une heure identiques, déclenche l'avertissement Chronologie des dates de comptabilisation. La facture est enregistrée. Pour éviter l'avertissement, corrigez la date de comptabilisation ou saisissez la facture dans une autre série. Voir Chronologie des dates de comptabilisation.
Ce que produit la validation
| Ligne | Compte |
|---|---|
| Charge de chaque ligne | Compte de charge de la ligne. Si la ligne vient d'une réception avec l'inventaire permanent, le compte Stock reçu non facturé est soldé à la place. Si Mettre à jour le stock est coché, le compte de stock est débité. |
| TVA et frais | Compte de chaque ligne du tableau des taxes. |
| Total TTC | Crédit du compte À Créditer, au nom du fournisseur. |
La facture prend le statut Impayé, puis Payé quand le solde est réglé.
Exemple
Exemple fictif. La société reçoit la facture F-2026-118 de Bureau Moderne : fournitures pour 1 000 € HT, TVA 20 %.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6068 Autres matières et fournitures | 1 000,00 | |
| 44566 TVA déductible sur autres biens et services | 200,00 | |
| 4011 Fournisseurs | 1 200,00 |
Après la validation
Le menu Créer propose :
- Paiement : ouvre le panneau de paiement rapide. Voir Écriture de paiement.
- Retour / Note de débit : crée un avoir fournisseur lié à la facture.
- Demande de paiement : prépare une demande de paiement.
- Bloquer la facture : met la facture en attente et empêche son paiement.
Pour corriger une facture validée, annulez-la puis modifiez la copie. Dokos contrepasse les écritures de la facture annulée.
Frais d'approche sur les articles de stock
Une ligne de frais de type Réel et de catégorie Valorisation ou Valorisation et total (transport, par exemple) entre dans le coût des articles. La case Allouer le montant total aux articles de stock, cochée par défaut, choisit la répartition :
- cochée : tout le montant est réparti sur les articles de stock et les immobilisations de la facture, au prorata de leur montant ;
- décochée : le montant est réparti sur toutes les lignes, au prorata de leur montant. Seule la part des articles de stock entre dans leur valorisation.
Exemple fictif. Deux articles de stock à 50 € et un service à 30 €, avec 30 € de transport. Case cochée : 15 € par article de stock, soit 30 € capitalisés. Case décochée : 11,54 € par article de stock (30 × 50 / 130), soit 23,08 € capitalisés ; la part du service (6,92 €) n'est pas capitalisée.
Si Mettre à jour le stock est coché et que l'inventaire permanent est activé, Dokos crédite le compte de la ligne de frais du seul montant capitalisé (23,08 € dans l'exemple, case décochée). Avec la catégorie Valorisation et total, ce compte est aussi débité du montant total : la part non capitalisée (6,92 €) y reste en charge.
Factures électroniques reçues
Dokos récupère toutes les heures les factures électroniques adressées à votre société sur la Plateforme Agréée. Chaque facture reçue crée une Facture électronique. Les utilisateurs actifs qui ont le rôle Responsable comptable reçoivent une notification dans Dokos : « Nouvelle facture électronique reçue de la plateforme agréée : … ».
Vous vérifiez ensuite la Facture fournisseur préparée par Dokos, puis vous créez la facture d'achat. La procédure complète est décrite dans Recevoir des factures électroniques.
Quand Activer la facturation électronique est coché dans les paramètres eTransactions, une facture d'achat liée à une facture électronique affiche la section Cycle de vie de la facturation électronique. Elle montre l'étape de la facture sur la Plateforme Agréée, les derniers statuts échangés et le lien Ouvrir l'eInvoice. Le menu Facturation électronique de la facture d'achat propose les statuts que vous pouvez transmettre au fournisseur.
La liste des factures d'achat n'a pas de colonne pour la plateforme. Pour retrouver les factures reçues d'une plateforme, utilisez la carte Reçue via la plateforme de facturation électronique de la liste des factures fournisseurs.