Gérer les abonnements

Un abonnement permet de facturer un client de manière récurrente, à une fréquence définie. Il génère automatiquement des commandes et des factures selon la configuration choisie et propage les dimensions comptables sur chaque ligne de document généré.

Prérequis

• Une société est configurée.
• Un client existe.
• Un article est créé pour chaque ligne récurrente.
• Un plan d'abonnement est créé.
• Les centres de coût et projets utilisés appartiennent à la société de l'abonnement.

Créer un abonnement

1. Ouvrez la liste Abonnement et cliquez sur + Créer un·e Abonnement.
2. Renseignez le Client, la Société et la Période de récurrence.
3. Ajoutez un ou plusieurs plans dans le tableau Plans, ou cliquez sur Sélectionner un forfait.
4. Renseignez la Date de début de l'abonnement et, si besoin, la Date de fin de la période d'essai.
5. Enregistrez l'abonnement.

La configuration complète (jour de facturation, génération des commandes, paiement automatique) est décrite dans Abonnements. Cette page détaille les dimensions analytiques.

Dimensions comptables

La section Dimensions analytiques de l'abonnement permet de définir un Centre de coût et un Projet par défaut.

Ces valeurs s'appliquent à chaque ligne de commande et de facture générée par l'abonnement.

Comportement de surcharge

Les dimensions se propagent selon une hiérarchie claire :

1. Ligne de plan d'abonnement : si un centre de coût ou un projet est renseigné sur une ligne du tableau des plans, il remplace la valeur de l'abonnement pour cette ligne.
2. Abonnement : en l'absence de valeur sur la ligne de plan, c'est la valeur de l'abonnement qui s'applique.
3. Valeur par défaut de l'article : si aucune dimension n'est définie ni sur la ligne de plan ni sur l'abonnement, c'est la valeur configurée par défaut sur l'article qui est utilisée.

Validation par société

Lors de l'enregistrement, Dokos vérifie que les centres de coûts et projets renseignés appartiennent à la société de l'abonnement.

Si une dimension appartient à une autre société, l'enregistrement est bloqué : « {0} : {1} n'appartient pas à la Société {2} ».

Dimensions sur les plans d'abonnement

Un Plan d'abonnement possède sa propre section Dimensions analytiques. Ces valeurs servent de valeurs par défaut pour les lignes du plan. Lorsqu'un plan est sélectionné dans un abonnement, ses dimensions sont copiées dans les lignes de l'abonnement si celles-ci ne les ont pas déjà définies.

Générer les documents

Selon les options de l'abonnement, Dokos génère automatiquement, pour chaque période :

• une commande client, selon les options de l'abonnement (voir Jours avant la génération de la commande) ;
• une facture de vente, validée automatiquement si Valider la facture automatiquement est coché ;
• une demande de paiement validée, quand le total est positif. Si le client a un moyen de paiement enregistré, le paiement est déclenché tout de suite, sauf si Désactiver le paiement automatique est coché.

Toutes les lignes des documents générés héritent des dimensions comptables définies selon la hiérarchie décrite ci-dessus.

Exemple

Exemple fictif. L'abonnement de Maison Verte SARL a le centre de coûts Lyon. Sa ligne de plan Maintenance a le centre de coûts Grenoble ; sa ligne Hébergement n'en a pas. Chaque facture générée porte Grenoble sur la ligne Maintenance et Lyon sur la ligne Hébergement.