Prévision de la paie et des charges sociales
Prévision de la paie et des charges sociales
La paie est le décaissement le plus régulier d'une entreprise, et celui que la comptabilité connaît le mieux : chaque mois, l'écriture de paie crédite les salaires nets à verser, les cotisations URSSAF, la retraite complémentaire, la prévoyance et le prélèvement à la source. Dokos lit ces comptes de dettes sociales directement et projette leur règlement aux dates réellement observées en banque. La prévision de la paie fonctionne donc même lorsque les bulletins sont produits par un prestataire ou par le cabinet comptable, sans module de paie dans Dokos.
Paie lue dans le grand livre
La prévision de la paie à partir du grand livre projette le règlement de chaque compte de dette sociale (421 salaires nets, 425 à 428, 430 et 431 organismes sociaux, 437 et 4386 retraite et prévoyance, 4421 prélèvement à la source, 4486 charges à payer) en deux temps : ce qui est dû aujourd'hui, puis les mois suivants.
- Le solde dû aujourd'hui de chaque compte est attendu à la prochaine date de règlement du compte.
- Les mois suivants répètent le mouvement mensuel médian des six derniers mois, à la même cadence, de sorte qu'une entreprise qui comptabilise sa paie tous les mois voit sa paie sur tout l'horizon.
- Un compte sans mouvement depuis un an est ignoré, et un solde résiduel qui ne se règle jamais est exclu.
Exemple — Dokompany L'écriture de paie d'octobre crédite 38 000 € de salaires nets, 16 500 € d'URSSAF et 4 200 € de prélèvement à la source. La grille montre 38 000 € fin octobre en « Salaries », 16 500 € le 16 novembre en « Social contributions » et 4 200 € le 22 novembre en « Withholding tax (PAS) », puis les mêmes montants chaque mois jusqu'à la fin de l'horizon.
La confiance de cette source est de 85 %. Les catégories viennent des correspondances de comptes de l'arbre (641 et 421 pour les salaires, 645, 43 et 4486 pour les charges sociales, 4421 pour le prélèvement à la source).
Dates de règlement apprises
La date de règlement apprise est le jour du mois, le décalage en mois et la cadence (mensuelle ou trimestrielle) auxquels un compte de dette est réellement débité en banque. Dokos les déduit des règlements rapprochés des douze derniers mois, dès qu'il en compte trois ; en dessous, il applique le calendrier français par défaut :
| Compte | Règlement par défaut |
|---|---|
| Salaires nets (421, 425, 427, 428) | Dernier jour du mois |
| URSSAF et organismes sociaux (430, 431) | Le 16 du mois suivant. Pour le compte 431, le 5 si le Jour d'échéance URSSAF vaut 5 |
| Prélèvement à la source (4421) | Le 22 du mois suivant |
| Retraite, prévoyance, charges à payer (437, 4386, 4486) | Le 25 du mois suivant le trimestre |
Le même apprentissage sert aux dates de règlement de la TVA et des autres impôts.
Récapitulatif de paie
Le récapitulatif de paie est un document mensuel, un par société et par mois, qui décrit une paie déjà connue mais pas encore comptabilisée : le prestataire a envoyé les états, l'écriture de journal arrivera plus tard. Chaque ligne du récapitulatif nomme un compte de dette, un montant et une date de règlement attendue ; tant que la ligne n'est pas réglée, elle remplace la projection déduite du grand livre pour ce compte et ce mois.
Exemple — Dokompany Le 28 octobre, le cabinet transmet les états de paie ; l'écriture sera passée mi-novembre. La comptable crée le récapitulatif d'octobre en trois lignes (salaires nets, URSSAF, prélèvement à la source). La grille intègre immédiatement ces montants exacts, puis, une fois l'écriture de paie enregistrée et rattachée, ses lignes sont marquées comme comptabilisées (case « Réservé » dans l'interface en français) et la lecture du grand livre reprend.
Le bouton Récupérer depuis l'écriture de paie remplit les lignes à partir d'une écriture de journal existante (Journal de paie), avec les dates de règlement par défaut de chaque famille de comptes. Chaque ligne porte un Compte de passif, un Montant et une Date de paiement attendue. Le récapitulatif est validé (et non plus modifiable) une fois complet. Le champ Prestataire de paie (PayFit, Silae, Cegid ou autre) sert de mémo.
Bulletins de paie du module Ressources humaines
Lorsque le module Ressources humaines produit les bulletins de paie dans Dokos, la prévision projette le salaire net moyen des trois derniers mois de bulletins validés, en fin de chaque mois futur. Cette source s'efface d'elle-même dès que le grand livre porte une paie qui ne vient pas des bulletins, afin de ne pas compter deux fois la même masse salariale. Les charges patronales, réglées séparément et plus tard, sont couvertes par la lecture des comptes de dettes sociales.
Données nécessaires
| Donnée | Où la saisir ou l'obtenir | Si elle manque |
|---|---|---|
| Écriture de paie mensuelle créditant les comptes de dettes sociales | Écriture de journal (saisie, import du prestataire ou du cabinet) | Aucune paie projetée, sauf bulletins du module Ressources humaines ou récapitulatif de paie |
| Numéros de compte du plan comptable (421, 43x, 4421…) | Plan comptable | Les comptes de dettes sociales ne sont pas reconnus |
| Six mois d'écritures de paie | Historique comptable | Le montant mensuel projeté repose sur moins d'observations ; le premier mois vient toujours du solde dû |
| Trois règlements rapprochés par compte de dette | Rapprochement bancaire | Dates par défaut du calendrier français |
| Jour d'échéance URSSAF (5 ou 15) | Paramètres fiscaux France de la société | Le 16 est appliqué tant que rien n'est appris |
| Récapitulatif de paie du mois en cours | Liste Récapitulatif de paie | Le mois non comptabilisé est projeté à partir de la médiane des mois précédents |
| Catégories « Salaries », « Social contributions », « Withholding tax (PAS) » avec leurs préfixes | Arbre des catégories | Les montants tombent en « Non catégorisé » |