Contrôles de la déclaration intra-UE (DES)

La déclaration intra-UE (DES pour les services, ERTVA pour les biens) applique des contrôles automatiques lors de sa préparation et avant son dépôt. Ces contrôles vérifient la cohérence des données, la validité des numéros de TVA et la complétude de la déclaration.

Niveaux de contrôle

Les contrôles appartiennent à trois niveaux :

• Bloquant : la déclaration ne peut pas être générée ou soumise tant que le contrôle échoue. Vous devez corriger les données indiquées.
• Avertissement : la déclaration peut être générée, mais le contrôle signale des points à vérifier. Lisez le détail et corrigez si nécessaire.
• Information : le contrôle signale une situation particulière à votre connaissance, sans bloquer la déclaration.

Contrôles sur les numéros de TVA

Format des numéros de TVA des clients

Vérifie que chaque numéro de TVA déclaré a le format et les chiffres de contrôle de son État membre. En cas d'échec, corrigez le numéro sur la fiche client, puis régénérez la déclaration.

Numéros de TVA et pays de l'adresse

Compare le préfixe du numéro de TVA avec le pays de l'adresse du client. Une différence peut être correcte (client enregistré dans un autre État membre), mais le contrôle la signale pour vérification. Les lignes concernées restent dans la déclaration.

Vérification VIES

Dokos vérifie les numéros de TVA des clients dans le système VIES (Vérification de l'Information sur la TVA) :

• Numéros invalides : selon la politique VIES configurée dans les paramètres fiscaux France, ce contrôle est bloquant ou un avertissement.
• Numéros non vérifiés : le contrôle signale les numéros non vérifiés, indisponibles lors de la vérification, ou vérifiés avant la date limite de validité.

Utilisez le bouton Vérifier les numéros de TVA pour lancer une nouvelle vérification VIES. Les résultats (date de vérification, nom et adresse VIES, numéro de consultation) sont conservés sur la déclaration.

Contrôles sur les lignes de la déclaration

Nombre de lignes et valeurs de la DES

Pour une DES, le fichier accepte au maximum 999 999 lignes et des valeurs comprises dans les bornes du manuel de la DES. Le contrôle bloque la génération si ces limites sont dépassées.

Lignes exclues du périmètre

Signale les lignes d'une facture intra-UE exclues de la déclaration à cause de l'adresse ou du préfixe du numéro de TVA (pays hors UE, territoire exclu, TVA française, etc.). Utilisez l'action Voir les lignes exclues pour les localiser dans le récapitulatif.

Cohérence catégorie fiscale et nature

Vérifie que la nature de l'article (bien ou service) correspond à la catégorie fiscale de la facture. Les déclarations suivent la nature de l'article, mais la CA3 classe la facture entière selon sa catégorie fiscale. En cas de désaccord, vérifiez la catégorie fiscale de la facture.

Lignes sans article

Les lignes sans article sont comptées comme des services. Le contrôle les signale pour que vous vérifiiez qu'elles sont bien des prestations de services.

Contrôles sur les factures du mois

Ventes intra-UE sans catégorie fiscale adaptée

Signale les factures soumises du mois, sans TVA, avec une catégorie fiscale « Domestique » ou vide, destinées à un client d'un autre État membre. Ces ventes ne figurent dans aucune déclaration. Définissez une catégorie fiscale « UE biens » ou « UE services » sur ces factures.

Avoirs et acomptes non réglés

Pour une DES, signale les factures d'acompte non réglées à la fin du mois. La DES déclare un acompte lorsqu'il est reçu ; excluez les lignes concernées jusqu'à leur règlement.

Factures en brouillon

Signale les factures en brouillon datées du mois avec une catégorie fiscale intra-UE. Elles ne sont pas dans la déclaration. Soumettez-les ou modifiez leur date.

Frais de transport dans les taxes

Signale les lignes de taxes et frais qui ne sont pas de la TVA (par exemple des frais de transport). Elles sont exclues de la déclaration. Facturez le transport en ligne d'article (coût accessoire) pour le déclarer.

Contrôles sur les échéances

Date limite de dépôt

Signale si la date limite de dépôt de la déclaration est dépassée et que la déclaration n'est pas déposée.

Fin des états récapitulatifs

Informe lorsque la période déclarée est postérieure à la fin légale des états récapitulatifs de TVA (réforme ViDA). Vérifiez que cette déclaration existe encore pour cette période.

Paramètres de la vérification VIES

Dans la section Déclarations douanières des Paramètres fiscaux France, configurez la vérification VIES :

• Numéro de TVA invalide dans VIES : choisissez Avertissement pour que les numéros VIES invalides ne bloquent pas la déclaration, ou Bloquant (valeur par défaut) pour interdire le dépôt tant qu'un numéro est invalide.
• Durée de validité d'une vérification VIES (jours) : nombre de jours (30 par défaut) de validité d'une vérification VIES. Au-delà, le contrôle demande une nouvelle vérification.

Actions en cas d'échec d'un contrôle

Chaque contrôle en échec indique :

• Le détail : les enregistrements concernés (factures, clients, numéros de TVA).
• Une action : un lien pour ouvrir l'enregistrement à corriger (facture, client) ou une action à exécuter (vérifier les numéros de TVA, voir les lignes exclues).

Corrigez les données, puis régénérez la déclaration pour relancer les contrôles.