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Taxes et déclarations

Déclaration intra-communautaire (DES et état récapitulatif TVA)

Créer, préparer, contrôler et déposer la DES et l'état récapitulatif TVA des opérations intra-communautaires depuis Dokos.

Déclaration intra-communautaire (DES et état récapitulatif TVA)

Principe

Le document Déclaration intra-UE récapitule, pour un mois donné, vos opérations avec des assujettis établis dans un autre État membre de l'Union européenne. Il est accessible depuis le module Comptabilité, dans la section Déclarations de TVA de la barre latérale (lien Déclarations intra-UE), et couvre deux déclarations :

  • DES (déclaration d'échanges de services) : prestations de services vendues à des assujettis établis dans un autre État membre ;
  • ERTVA (état récapitulatif TVA) : livraisons de biens intra-communautaires.

Les lignes de la déclaration sont calculées automatiquement à partir de vos factures ; vous contrôlez le récapitulatif, générez le fichier à déposer, puis marquez la déclaration comme déposée.

Prérequis

  • Une société française dont le numéro de TVA intracommunautaire est renseigné : le numéro de TVA du déclarant est repris automatiquement sur la déclaration.
  • Des clients établis dans un autre État membre, avec leur numéro de TVA renseigné.
  • Les factures de vente concernées, validées : la préparation lit les factures sur leur date de comptabilisation.

Cycle de vie

  • Brouillon : la déclaration est créée, les lignes ne sont pas encore calculées.
  • Préparé : les lignes sont calculées ; vous contrôlez le récapitulatif, excluez éventuellement des lignes et vérifiez les numéros de TVA.
  • Déclaré : la déclaration est finalisée, le fichier généré est figé.
  • Déposée : le fichier a été déposé dans votre compte douane.gouv.fr et la déclaration est marquée comme déposée.

Créer et préparer la déclaration

  1. Depuis la liste Déclaration intra-UE, cliquez sur + Créer un·e Déclaration intra-UE.
  2. Renseignez la Société, le champ Déclaration (DES ou état récapitulatif TVA) et le Début de période : indiquez le premier jour du mois déclaré. À la création, la période est initialisée au premier jour du mois précédent, la déclaration d'un mois étant déposée le mois suivant.
  3. Vérifiez la Date limite de dépôt, calculée automatiquement : la date du calendrier officiel des douanes ou, à défaut, le 10e jour ouvré du mois suivant (du lundi au samedi).
  4. Cliquez sur Préparer : Dokos calcule les lignes à partir des factures comptabilisées sur la période et renseigne les totaux de la déclaration.

Contrôler le récapitulatif

La section Déclaration affiche le récapitulatif :

  • des compteurs : lignes déclarées, montant déclaré, factures, lignes exclues, lignes arrondies à zéro, lignes tardives ;
  • les lignes déclarées : une ligne par client (DES) ou par client et régime (état récapitulatif TVA), arrondie à l'euro, avec le numéro de TVA du client, son pays ou son régime, le statut VIES et le montant. Cliquez sur une ligne pour afficher les factures qui la composent, avec leur article, leur date de comptabilisation et leur montant ;
  • les factures tardives et régularisations : les lignes appartenant à un mois déjà déclaré (avec leur période d'origine) et les régularisations de factures annulées ou d'avoirs, déjà incluses dans les lignes déclarées ;
  • les lignes exclues : hors périmètre ou exclues manuellement, avec leur motif.

Les montants sont exprimés en euros. Les lignes dont le montant arrondi est nul sont signalées « arrondi à zéro ».

La section Contrôles affiche les résultats des contrôles effectués sur la déclaration avant le dépôt. Un contrôle bloquant empêche de valider la déclaration. La liste des contrôles est décrite dans Contrôles de la déclaration intra-UE.

Exclure une ligne

  1. Dans le récapitulatif, développez la ligne déclarée concernée, puis cliquez sur Exclure à côté de la facture à exclure.
  2. Saisissez la note justifiant l'exclusion : elle est obligatoire et imprimée sur l'état de contrôle.

Les lignes exclues figurent sur l'état de contrôle, pas dans le fichier de la déclaration. Une ligne exclue manuellement peut être réintégrée depuis le tableau des lignes exclues (bouton Réintégrer) ; une ligne exclue par une règle de périmètre reste exclue.

Vérifier les numéros de TVA dans VIES

Cliquez sur Vérifier les numéros de TVA : Dokos interroge le service VIES pour les clients de la déclaration et affiche le résultat du contrôle (nombre de numéros valides, invalides et indisponibles). Chaque ligne porte son statut (Valide, Invalide ou Indisponible), son numéro de consultation VIES et la date de vérification.

Générer le fichier et le déposer

  1. Cliquez sur Générer le fichier : le fichier de la déclaration est généré et joint au document (nom du fichier, numéro DES ou identifiant de déclaration, empreinte du fichier). Pour une DES, c'est le fichier XML décrit dans le cahier des charges de la DES. Pour un état récapitulatif TVA, c'est un fichier INSTAT XML de type 4 (flux d'expédition).
  2. Validez la déclaration. Elle passe à l'état Déclaré : les lignes et le fichier sont figés. Dokos vérifie que le fichier joint est bien celui généré pour ces lignes.
  3. Cliquez sur Télécharger le fichier et déposez-le dans votre compte douane.gouv.fr (dépôt de fichier). Dokos ne transmet pas la déclaration : le dépôt sur le portail des douanes reste à votre charge.
  4. De retour sur la déclaration, cliquez sur Marquer comme déposée : renseignez la date Déposée le (aujourd'hui par défaut) et la Référence de dépôt communiquée par l'administration. La déclaration passe à l'état Déposée.

Rapprochement avec la déclaration de TVA

La section Rapprochement rapproche le montant déclaré de votre déclaration de TVA (CA3) : le montant de référence CA3, l'écart et une note de rapprochement sont enregistrés sur la déclaration.

Corriger une déclaration

  • Avant le dépôt (état Déclaré) : annulez la déclaration, puis cliquez sur Modifier. Dokos prépare à nouveau la nouvelle déclaration à son enregistrement. Son champ Modifié depuis garde le lien vers la déclaration annulée.
  • Après le dépôt (état Déposée) : la déclaration ne peut plus être annulée. Déclarez la correction comme une régularisation commerciale dans la déclaration du mois en cours (pour l'état récapitulatif TVA : régime 26 pour une hausse, 25 pour une baisse), ou rectifiez la déclaration déposée en ligne, dans votre compte douane.gouv.fr.

Voir aussi