Gérer les écarts de stock

Deux types d'écarts peuvent apparaître :

• un écart de valorisation : le livre d'inventaire est incohérent. Par exemple, le solde ou le taux d'une écriture ne suit pas les écritures précédentes ;
• un écart comptable : la valeur de stock d'un document ne correspond pas aux écritures comptables de ce document.

Ces écarts viennent surtout de mouvements antidatés, de mouvements concurrents ou de recalculs interrompus. Au-delà de 1 % de la valeur du stock, ils bloquent la clôture d'une période comptable. Consultez Valorisation des stocks et Clôturer une période avec un écart de valeur de stock.

Les rapports et documents de cette page s'ouvrent depuis l'espace de travail Stock ou depuis la barre de recherche.

Écarts de valorisation

Le rapport Variance de livre d'inventaire (Stock Ledger Variance) rejoue le livre d'inventaire et signale les écritures incohérentes, par article et entrepôt.

Les colonnes d'écart supérieures à 0,001 sont en rouge.

Pour corriger :

1. Cochez les lignes à corriger.
2. Cliquez sur Créer des entrées de re-comptabilisation.
3. Confirmez. Le message (en anglais) rappelle que le recalcul change les comptes de stock dans la balance et la valeur du solde dans le rapport Solde du stock.

Dokos crée des documents Recalcul de la valorisation de l'article. Ils sont traités en tâche de fond.

Écarts entre le stock et la comptabilité

Le rapport Comparaison entre les stocks et la comptabilité (Stock and Account Value Comparison) rapproche deux montants pour chaque document de stock :

• la variation de valeur du stock, lue dans le livre d'inventaire ;
• le montant passé dans les comptes de stock, lu dans le grand livre comptable.

Il affiche les documents dont l'écart dépasse 0,10. Il affiche aussi les écritures comptables sur des comptes de stock sans mouvement de stock, par exemple une écriture de journal. Utilisez-le avant une clôture de période, ou quand le solde des comptes de stock ne correspond plus au rapport Solde du stock.

Prérequis

• L'inventaire permanent est actif pour la société. Sinon, le rapport affiche une erreur.
• Vous avez le rôle Chargé des stocks ou Responsable comptable pour ouvrir le rapport.
• Vous avez le droit de création sur Recalcul de la valorisation de l'article pour lancer une correction.

Filtres et colonnes

Recalculer le stock et la comptabilité

Utilisez cette action quand la valeur du stock est fausse.

1. Cochez les lignes.
2. Cliquez sur Créer des entrées de re-comptabilisation.
3. Confirmez le message.

Dokos crée des documents Recalcul de la valorisation de l'article :

• pour une réception ou une facture d'achat avec mise à jour du stock : un recalcul basé sur le document, qui recalcule aussi le taux de valorisation. Une facture d'achat sans mise à jour du stock est ignorée ;
• pour les autres documents : un recalcul « Article et entrepôt » par couple article-entrepôt, depuis le plus ancien mouvement sélectionné.

Un recalcul déjà en attente pour le même document ou le même couple n'est pas créé deux fois. Le message liste les recalculs créés.

Recalculer seulement la comptabilité

Utilisez cette action quand le stock est juste, mais que la comptabilité s'en est écartée. Elle régénère le grand livre et le registre des paiements des documents sélectionnés. Elle ne touche ni le livre d'inventaire ni les taux de valorisation. Elle est plus rapide qu'un recalcul complet.

1. Cochez les lignes.
2. Cliquez sur Créer les recomptabilisations des écritures comptables.
3. Saisissez la Date de début. Les lignes sélectionnées datées avant cette date sont ignorées.
4. Cliquez sur Créer.

Dokos crée un recalcul par document, avec l'option Repasser uniquement les grands livres comptables. Il ignore les écritures de journal, les documents en double dans la sélection et les documents qui ont déjà un recalcul comptable en attente.

Exemple

Exemple fictif : une réception a été comptabilisée avec un mauvais taux de change après sa validation. Le stock est juste, mais la comptabilité de la réception ne l'est plus.

1. Ouvrez le rapport avec A la date du au jour même.
2. Une ligne apparaît pour la réception : Valeur du stock 1 200,00, Valeur du compte 1 150,00, Différence de valeur 50,00.
3. Cochez la ligne, cliquez sur Créer les recomptabilisations des écritures comptables, saisissez la date de la réception, puis cliquez sur Créer.
4. Après traitement, relancez le rapport : la ligne a disparu.

Recalculer à la main

1. Ouvrez Recalcul de la valorisation de l'article et créez un document.
2. Dans Basé sur, choisissez :
   • « Article et entrepôt » pour recalculer un article dans un entrepôt depuis une date ;
   • « Transaction » pour recalculer un document précis.
3. Renseignez la date de départ, puis validez.

Suivez le statut des recalculs dans la liste Recalcul de la valorisation de l'article : « En file d'attente », « En cours », puis « Terminé ». Relancez ensuite le rapport.

Recalcul automatique hebdomadaire

Dokos peut corriger chaque semaine les écarts détectés par les deux rapports. L'option est désactivée par défaut. Elle s'applique à toutes les sociétés.

1. Ouvrez Paramètres de réaffectation des stocks.
2. Dans la section Auto Reposting of Incorrect Valuation, cochez Auto Repost Incorrect Valuation Entries (Weekly). Ces libellés ne sont pas encore traduits en v5.
3. Enregistrez.

Chaque semaine, une tâche longue est lancée pour chaque société :

Limites :

• seuls les écarts de l'exercice fiscal en cours sont traités ;
• les écritures de journal ne sont jamais recalculées ;
• si l'entrepôt d'un document pointe vers un compte dont le type n'est pas « Stock », le recalcul ne peut pas corriger l'écart. Dokos ne recalcule pas ce document et prévient les utilisateurs du rôle Gestionnaire système.

Voir aussi

• Valorisation des stocks
• Livre d'inventaire
• Comparaison de la valorisation du stock