Reprise des données d'une CAE dans Ruche

Une coopérative d'activité et d'emploi qui arrive sur Ruche apporte des années d'historique : ses entrepreneurs et leurs enseignes, ses clients et fournisseurs, et une comptabilité tenue jusque-là par un logiciel de gestion et un logiciel comptable externe. Le module Ruche Migration reprend tout cela depuis l'interface, étape par étape, sans ressaisie. À la fin, le grand livre de Dokos est égal à celui de la comptabilité externe, compte par compte, enseigne par enseigne et tiers par tiers, et Ruche le vérifie lui-même avant chaque clôture.

La reprise suppose que la comptabilité externe reste la comptabilité de référence : Dokos rejoue son historique, puis échange avec elle après la bascule (voir Échanges avec la comptabilité externe).

      
flowchart TD
    A[Exports du logiciel de gestion
    

Préparer la reprise

La reprise se pilote depuis l'espace Ruche Migration, réservé aux rôles Admin CAE et System Manager ; le rôle Accounts Manager peut consulter les projets sans les modifier. Tout part d'un projet de reprise, qui fixe la société, les formats des fichiers reçus et deux dates : le Début de l'historique repris (le premier jour du premier exercice) et la Date de bascule, premier jour de gestion dans Ruche. Le projet présente les étapes dans l'ordre, avec pour chacune son statut, son dernier import et ses erreurs.

Le projet lit deux familles de fichiers, chacune dans un format :

Le format Grand livre par enseigne + exports G/A sert aux logiciels de gestion de CAE qui tiennent eux-mêmes la comptabilité. Ils exportent un grand livre par année, avec le code analytique et le nom de l'enseigne sur chaque ligne, mais sans journal, numéro d'écriture, tiers ni lettrage. Le fichier complémentaire est un zip des exports comptables des flux, où chaque ligne existe deux fois : une ligne générale (G) et une ligne analytique (A). Ruche reconstitue alors les écritures (lignes consécutives qui s'équilibrent à une même date), les journaux d'après les comptes touchés, les numéros de facture lus dans les libellés et les tiers. Les listes de référence (entrepreneurs, enseignes, clients) restent au format CAERP.

Trois autres réglages du projet suivent la comptabilité d'origine :

• Clôture du résultat : Un seul compte (le bénéfice ou la perte de la CAE) ou Par enseigne (120 / 129), en 120 pour les enseignes en bénéfice et en 129 pour celles en perte.
• Comptes de tiers suivis par enseigne : des débuts de numéros de compte séparés par des virgules (par exemple 416, 425). Leurs lignes sont reprises sur un tiers par enseigne, nommé d'après l'enseigne, quel que soit le tiers de la ligne d'origine.
• Exercices de plus d'un an : les exercices d'origine plus longs qu'une année civile. Dokos les découpe en années, puis regroupe le résultat de tout l'exercice à la clôture de sa dernière année.

Exemple — Coopérative Démo Coopérative Démo reprend trois exercices et bascule le 1er janvier. Son projet lit les listes du logiciel de gestion au format CAERP (enDI) et le grand livre au format FEC avec une colonne analytique ; les balances de contrôle viennent de la comptabilité au format Exact.

Avant le premier import, quelques réglages évitent la plupart des erreurs :

• Le plan comptable reprend les numéros de compte de la comptabilité externe. Lorsqu'un compte, un journal, un code analytique, un tiers, un article, un modèle de taxe, un mode de paiement ou un type de note de frais porte un autre code dans Dokos, une correspondance de reprise relie le code d'origine à l'élément de Dokos.
• Les journaux comptables portent les codes des journaux d'origine, et chacun indique qui le tiendra après la bascule : Dokos ou la comptabilité externe.
• La contribution coopérative : si l'ancien logiciel la comptabilisait à la facturation, renseignez dans les réglages Ruche la date Contribution sur les factures émises à partir du avec la date de bascule. Les factures antérieures encaissées dans Ruche ne génèrent alors pas une seconde contribution.
• La TVA : dans les Paramètres fiscaux France de la société, le bouton Reprise de l'historique de TVA demande la Fin de la dernière période déclarée hors Dokos, lance un diagnostic du grand livre à cette date, puis prépare la déclaration d'ouverture. La TVA de l'historique, déjà déclarée, n'est ainsi pas reprise dans la première déclaration.

Les imports : simuler puis importer

Chaque étape se lance depuis un import : on y joint le fichier reçu (CSV, texte ou tableur, quel que soit le séparateur), puis on choisit entre deux boutons.

• Simuler charge toutes les lignes exactement comme un import réel, puis annule tout : seul le journal de l'import est conservé. C'est le moyen de corriger le fichier ou les correspondances sans rien créer.
• Importer charge les données pour de bon, après confirmation.

L'import s'exécute en arrière-plan avec une barre de progression. Son journal liste, ligne par ligne, ce qui a été créé, mis à jour ou laissé inchangé, les avertissements et les erreurs avec le numéro de ligne du fichier. Une ligne en erreur est ignorée sans empêcher les autres. Un import peut être relancé autant de fois que nécessaire : ce qui a déjà été repris est reconnu à son code d'origine et n'est jamais créé deux fois.

Données de base

Les données de base se reprennent dans l'ordre du projet, chaque étape s'appuyant sur les précédentes.

Les dates d'entrée et de sortie des membres comptent : une écriture de l'historique est attribuée à l'entrepreneur qui était référent de l'enseigne à sa date. Une enseigne fermée garde son dernier membre comme référent, pour que son historique ait toujours un responsable.

Grand livre de l'historique

Le grand livre se reprend un exercice à la fois, dans l'ordre chronologique, à partir de l'export de la comptabilité avec son analytique. Chaque écriture d'origine devient une écriture de journal de Dokos, qui garde son journal, son numéro d'écriture, sa pièce et son code de lettrage d'origine.

• Les à-nouveaux ne sont repris que pour le premier exercice de l'historique. Les exercices suivants repartent de la clôture de l'exercice précédent, calculée par Dokos.
• Les tiers sont retrouvés par leur compte auxiliaire. Un tiers absent des listes du logiciel de gestion est créé à partir du libellé de l'écriture, avec un avertissement. Les lignes de paie et de notes de frais d'un entrepreneur salarié sont portées sur sa fiche salarié.
• Le lettrage : un règlement lettré avec une facture est relié à cette facture, pour que les balances âgées des clients et des fournisseurs soient identiques à celles de la comptabilité.

Lettrer les tiers après la reprise

L'export d'une comptabilité perd souvent une partie de son lettrage : un encaissement nommé d'après le virement, un avoir numéroté comme une facture, un règlement de plusieurs factures. Ces factures paraissent alors ouvertes alors que le tiers ne doit plus rien. Le bouton Lettrer les tiers du projet rapproche, pour chaque compte de tiers, ce qui reste ouvert des deux côtés :

1. une facture trop réglée rend les règlements en trop ;
2. un règlement va à la facture de même référence ;
3. les règlements restants vont aux factures ouvertes, de la plus ancienne à la plus récente.

Chaque rapprochement passe par le rapprochement des paiements de Dokos. Le grand livre ne change pas : les soldes, les exercices clôturés et la parité restent les mêmes. Le résultat du lettrage est ajouté en commentaire du projet.

Compléter l'analytique des écritures

Dans la comptabilité externe, les lignes de banque, de clients ou de TVA n'ont souvent pas de code analytique. Or la trésorerie de chaque enseigne se calcule sur ces lignes. La reprise leur donne donc l'enseigne à laquelle elles appartiennent, sans jamais changer le total d'un compte :

1. un règlement lettré prend l'enseigne de la facture qu'il règle ;
2. une ligne sans analytique prend l'enseigne des autres lignes de son écriture ;
3. si l'écriture concerne plusieurs enseignes, la ligne est répartie entre elles au prorata ;
4. une ligne de produit ou de charge restée sans enseigne va à l'enseigne de la structure.

Exemple — Coopérative Démo Une remise de chèques de 1 812 € règle une facture de Studio Graphique Nuance (1 152 €) et une facture de Photo Lumière (660 €). La ligne de banque, sans analytique dans la comptabilité, est répartie : 1 152 € sur Studio Graphique Nuance, 660 € sur Photo Lumière. La trésorerie de chaque enseigne est juste, et le compte de banque garde son solde.

Contrôle de parité et clôture des exercices

Une référence de parité est une balance exportée de la comptabilité externe à une date : la balance générale (par compte), la balance analytique (par compte et code analytique) ou la balance âgée (par tiers). Le rapport Parité avec la comptabilité la compare au grand livre de Dokos et affiche chaque écart, les écarts en premier, avec leur nombre et leur total.

Lorsque la comptabilité ne fournit pas de balance à une date, par exemple pour un exercice long découpé en années civiles, le bouton Balances de référence depuis le grand livre calcule les balances générale et analytique de cette date à partir du grand livre de l'exercice (et de celui de l'année précédente s'il ne commence pas par des à-nouveaux).

Dokos lit ses soldes selon les conventions de la comptabilité : les comptes de bilan en cumul à la date, les charges et produits depuis le début de l'exercice, sans les écritures de clôture de la date. Dans la balance analytique, les charges et produits se comparent par code analytique et les comptes de bilan en total, puisque la reprise a complété leur analytique.

Le bouton Clôturer un exercice du projet clôture un exercice repris :

• il exige une balance générale à la fin de l'exercice, égale au centime au grand livre de Dokos ;
• il porte le résultat de l'exercice comme la comptabilité externe, selon le réglage Clôture du résultat du projet : sur un seul compte, 120 pour un bénéfice ou 129 pour une perte, ou par enseigne ;
• il fige l'exercice : plus aucune écriture ne peut y être passée.

Les exercices se clôturent dans l'ordre. Le dernier exercice avant la bascule reste ouvert : la comptabilité externe le clôture après la bascule, et ses dernières écritures arrivent par les échanges.

Factures ouvertes à la bascule

Les factures de clients et de fournisseurs non soldées à la bascule seront encaissées, relancées et payées dans Ruche. Les étapes Factures clients ouvertes et Factures fournisseurs ouvertes les transforment en vraies factures de Dokos, à partir de l'export du logiciel de gestion :

1. Ruche retrouve l'écriture de la facture dans le grand livre repris ;
2. il crée la facture avec son numéro d'origine, ses lignes hors taxes et exactement la TVA et le compte de tiers de l'écriture (TVA sur les débits ou sur les encaissements) ;
3. il vérifie que la facture produit les mêmes écritures, compte par compte et enseigne par enseigne ;
4. il annule l'écriture d'origine : le total du grand livre ne bouge pas.

Au moindre écart, rien n'est conservé et la facture reste une écriture, signalée dans le journal de l'import. C'est le cas d'une facture partagée entre plusieurs enseignes, d'une facture déjà partiellement réglée ou d'une facture d'un exercice clôturé : son solde se règle alors contre l'écriture.

Après la bascule : écritures de la comptabilité externe

La dernière étape, Écritures de la comptabilité externe, reprend après la bascule les écritures des journaux que la comptabilité externe continue de tenir (paie, opérations diverses, clôture). Elle ne reprend ni les à-nouveaux ni les écritures que Dokos a lui-même exportées, et une écriture modifiée remplace l'ancienne. Le détail des échanges est décrit dans Échanges avec la comptabilité externe.

Répéter la reprise sur une CAE de démonstration

Pour se former avant la vraie reprise, un administrateur de la plateforme peut créer Coopérative Démo, une CAE fictive avec trois exercices d'historique : enseignes partagées et fermées, avoirs, remises multi-enseignes, TVA sur les encaissements, paie, notes de frais, factures ouvertes et écritures modifiées après la bascule. Son projet de reprise est prêt, avec tous les imports et les références de parité ; il suffit de lancer les étapes dans l'ordre et de constater qu'aucun écart ne subsiste.

Voir aussi

• Échanges avec la comptabilité externe
• Dimensions comptables
• Journal comptable
• Bon de clôture de période
• Déclaration de TVA et prévision de la TVA