Reprise des données d'une CAE dans Ruche
Reprise des données d'une CAE dans Ruche
Une coopérative d'activité et d'emploi qui arrive sur Ruche apporte des années d'historique : ses entrepreneurs et leurs enseignes, ses clients et fournisseurs, et une comptabilité tenue jusque-là par un logiciel de gestion et un logiciel comptable externe. Le module Migration CAE reprend tout cela depuis l'interface, étape par étape, sans ressaisie. À la fin, le grand livre de Dokos est égal à celui de la comptabilité externe, compte par compte, enseigne par enseigne et tiers par tiers, et Ruche le vérifie lui-même avant chaque clôture.
La reprise suppose que la comptabilité externe reste la comptabilité de référence : Dokos rejoue son historique, puis échange avec elle après la bascule (voir Échanges avec la comptabilité externe).
Préparer la reprise
La reprise se pilote depuis le bureau Migration CAE, réservé aux administrateurs de la CAE. Tout part d'un projet de reprise, qui fixe la société, les formats des fichiers reçus et deux dates : le début de l'historique repris (le premier jour du premier exercice) et la date de bascule, premier jour de gestion dans Ruche. Le projet présente les étapes dans l'ordre, avec pour chacune son statut, son dernier import et ses erreurs.
Exemple — Coopérative Démo Coopérative Démo reprend trois exercices et bascule le 1er janvier. Son projet lit les listes du logiciel de gestion au format CAERP (enDI) et le grand livre au format FEC avec une colonne analytique ; les balances de contrôle viennent de la comptabilité au format Exact.
Avant le premier import, quelques réglages évitent la plupart des erreurs :
- Le plan comptable reprend les numéros de compte de la comptabilité externe. Lorsqu'un compte, un journal ou un code analytique porte un autre code dans Dokos, une correspondance de reprise relie le code d'origine à l'élément de Dokos.
- Les journaux comptables portent les codes des journaux d'origine, et chacun indique qui le tiendra après la bascule : Dokos ou la comptabilité externe.
- La contribution coopérative : si l'ancien logiciel la comptabilisait à la facturation, renseignez dans les réglages Ruche la date Contribution sur les factures émises à partir du avec la date de bascule. Les factures antérieures encaissées dans Ruche ne génèrent alors pas une seconde contribution.
- La TVA : dans les paramètres fiscaux France de la société, la date TVA déclarée hors de Dokos jusqu'au empêche que la TVA de l'historique, déjà déclarée, soit reprise dans la première déclaration.
Les imports : simuler puis importer
Chaque étape se lance depuis un import : on y joint le fichier reçu (CSV, texte ou tableur, quel que soit le séparateur), puis on choisit entre deux boutons.
- Simuler charge toutes les lignes exactement comme un import réel, puis annule tout : seul le journal de l'import est conservé. C'est le moyen de corriger le fichier ou les correspondances sans rien créer.
- Importer charge les données pour de bon, après confirmation.
L'import s'exécute en arrière-plan avec une barre de progression. Son journal liste, ligne par ligne, ce qui a été créé, mis à jour ou laissé inchangé, les avertissements et les erreurs avec le numéro de ligne du fichier. Une ligne en erreur est ignorée sans empêcher les autres. Un import peut être relancé autant de fois que nécessaire : ce qui a déjà été repris est reconnu à son code d'origine et n'est jamais créé deux fois.
Données de base
Les données de base se reprennent dans l'ordre du projet, chaque étape s'appuyant sur les précédentes.
| Étape | Ce que l'étape reprend |
|---|---|
| Pôles | Les antennes ou pôles de la CAE |
| Entrepreneurs | Chaque entrepreneur avec son accès à Ruche, sa date de naissance et sa civilité ; un entrepreneur sorti est repris inactif |
| Enseignes et membres | Chaque enseigne avec son code analytique, ses taux, et ses membres datés ; le fichier complémentaire liste les membres |
| Contrats | Les contrats CAPE, CESA, CDI ou CDD ; un contrat salarié crée la fiche salarié de l'entrepreneur |
| Clients et fournisseurs | Les tiers, avec leur code de compte auxiliaire, leur enseigne, leur adresse et leur contact |
| Catalogue | Les prestations et produits de chaque enseigne |
Les dates d'entrée et de sortie des membres comptent : une écriture de l'historique est attribuée à l'entrepreneur qui était référent de l'enseigne à sa date. Une enseigne fermée garde son dernier membre comme référent, pour que son historique ait toujours un responsable.
Grand livre de l'historique
Le grand livre se reprend un exercice à la fois, dans l'ordre chronologique, à partir de l'export de la comptabilité avec son analytique. Chaque écriture d'origine devient une écriture de journal de Dokos, qui garde son journal, son numéro d'écriture, sa pièce et son code de lettrage d'origine.
- Les à-nouveaux ne sont repris que pour le premier exercice de l'historique. Les exercices suivants repartent de la clôture de l'exercice précédent, calculée par Dokos.
- Les tiers sont retrouvés par leur compte auxiliaire. Un tiers absent des listes du logiciel de gestion est créé à partir du libellé de l'écriture, avec un avertissement. Les lignes de paie et de notes de frais d'un entrepreneur salarié sont portées sur sa fiche salarié.
- Le lettrage : un règlement lettré avec une facture est relié à cette facture, pour que les balances âgées des clients et des fournisseurs soient identiques à celles de la comptabilité.
Compléter l'analytique des écritures
Dans la comptabilité externe, les lignes de banque, de clients ou de TVA n'ont souvent pas de code analytique. Or la trésorerie de chaque enseigne se calcule sur ces lignes. La reprise leur donne donc l'enseigne à laquelle elles appartiennent, sans jamais changer le total d'un compte :
- un règlement lettré prend l'enseigne de la facture qu'il règle ;
- une ligne sans analytique prend l'enseigne des autres lignes de son écriture ;
- si l'écriture concerne plusieurs enseignes, la ligne est répartie entre elles au prorata ;
- une ligne de produit ou de charge restée sans enseigne va à l'enseigne de la structure.
Exemple — Coopérative Démo Une remise de chèques de 1 812 € règle une facture de Studio Graphique Nuance (1 152 €) et une facture de Photo Lumière (660 €). La ligne de banque, sans analytique dans la comptabilité, est répartie : 1 152 € sur Studio Graphique Nuance, 660 € sur Photo Lumière. La trésorerie de chaque enseigne est juste, et le compte de banque garde son solde.
Contrôle de parité et clôture des exercices
Une référence de parité est une balance exportée de la comptabilité externe à une date : la balance générale (par compte), la balance analytique (par compte et code analytique) ou la balance âgée (par tiers). Le rapport Parité avec la comptabilité la compare au grand livre de Dokos et affiche chaque écart, les écarts en premier, avec leur nombre et leur total.
Dokos lit ses soldes selon les conventions de la comptabilité : les comptes de bilan en cumul à la date, les charges et produits depuis le début de l'exercice, sans les écritures de clôture de la date. Dans la balance analytique, les charges et produits se comparent par code analytique et les comptes de bilan en total, puisque la reprise a complété leur analytique.
Le bouton Clôturer un exercice du projet clôture un exercice repris :
- il exige une balance générale à la fin de l'exercice, égale au centime au grand livre de Dokos ;
- il porte le résultat de l'exercice sur un seul compte, 120 pour un bénéfice ou 129 pour une perte, comme la comptabilité externe ;
- il fige l'exercice : plus aucune écriture ne peut y être passée.
Les exercices se clôturent dans l'ordre. Le dernier exercice avant la bascule reste ouvert : la comptabilité externe le clôture après la bascule, et ses dernières écritures arrivent par les échanges.
Factures ouvertes à la bascule
Les factures de clients et de fournisseurs non soldées à la bascule seront encaissées, relancées et payées dans Ruche. Les étapes Factures clients ouvertes et Factures fournisseurs ouvertes les transforment en vraies factures de Dokos, à partir de l'export du logiciel de gestion :
- Ruche retrouve l'écriture de la facture dans le grand livre repris ;
- il crée la facture avec son numéro d'origine, ses lignes hors taxes et exactement la TVA et le compte de tiers de l'écriture (TVA sur les débits ou sur les encaissements) ;
- il vérifie que la facture produit les mêmes écritures, compte par compte et enseigne par enseigne ;
- il annule l'écriture d'origine : le total du grand livre ne bouge pas.
Au moindre écart, rien n'est conservé et la facture reste une écriture, signalée dans le journal de l'import. C'est le cas d'une facture partagée entre plusieurs enseignes, d'une facture déjà partiellement réglée ou d'une facture d'un exercice clôturé : son solde se règle alors contre l'écriture.
Répéter la reprise sur une CAE de démonstration
Pour se former avant la vraie reprise, un administrateur de la plateforme peut créer Coopérative Démo, une CAE fictive avec trois exercices d'historique : enseignes partagées et fermées, avoirs, remises multi-enseignes, TVA sur les encaissements, paie, notes de frais, factures ouvertes et écritures modifiées après la bascule. Son projet de reprise est prêt, avec tous les imports et les références de parité ; il suffit de lancer les étapes dans l'ordre et de constater qu'aucun écart ne subsiste.
bench --site <site> create-migration-demo. L'option --execute déroule toute la reprise d'un coup et affiche la parité ; l'option --with-anomalies ajoute des écritures erronées que la reprise doit refuser.