Achats et notes de frais
Achats et notes de frais
Pour exercer son activité, l'entrepreneur achète : du matériel, un abonnement, une sous-traitance, un déplacement. Deux cas se présentent. Lorsque le fournisseur facture la CAE, c'est une facture fournisseur, payée par la coopérative. Lorsque l'entrepreneur a avancé la dépense lui-même, c'est une note de frais, que la CAE lui rembourse. Dans les deux cas, la charge est comptabilisée sur l'enseigne et vient réduire son résultat et sa trésorerie.
Fournisseurs
La liste des fournisseurs suit la même règle que les clients : chaque entrepreneur voit les fournisseurs de ses enseignes et la liste commune de la CAE (voir Clients et prospects). Un fournisseur se crée avec son nom, son type, son contact principal et ses coordonnées ; il peut être désactivé lorsqu'on ne travaille plus avec lui.
Factures fournisseurs
Exemple — Ruche.coop Nicolas Petit (Petit Menuiserie) reçoit la facture de l'Imprimerie Lorraine pour ses cartes de visite. Il crée une facture fournisseur, choisit l'imprimerie, saisit la date, l'échéance et le montant total, et joint la photo de la facture. Une fois soumise, elle apparaît « impayée » jusqu'à ce que la CAE la règle.
L'entrepreneur saisit la facture reçue et y joint le justificatif (photo, capture d'écran ou PDF). La liste distingue les factures impayées, en retard, payées et annulées. Si la CAE a activé la validation des factures fournisseurs, la facture soumise attend son accord, comme une facture client (voir La validation des factures par la CAE).
Notes de frais
Exemple — Ruche.coop Pierre Martin se rend chez un client à Nancy : il déclare un repas de 18,50 € et un billet de train de 62 € dans une même note, avec la photo de chaque ticket. En fin de mois, la CAE regroupe ses dépenses soumises et les lui rembourse.
Dans Gestion sociale › Notes de frais, l'entrepreneur ajoute une ou plusieurs dépenses : date, type (repas, déplacement, appels, médical, autres), montant, description et justificatif. Il soumet ensuite sa note. La liste suit chaque note : brouillon, en attente, remboursée ou annulée.
Côté CAE, l'équipe sélectionne dans le bureau les dépenses soumises et pas encore traitées, puis lance Créer les notes de frais. Ruche prépare une note de frais par salarié et par enseigne. L'équipe la relit et la valide : c'est à ce moment que la dépense est comptabilisée sur l'enseigne. Les notes de frais reposent sur la fiche salarié : elles concernent donc les entrepreneurs salariés (voir Présentation de Ruche).