Échanges avec la comptabilité externe après la bascule
Échanges avec la comptabilité externe après la bascule
Une fois la reprise terminée, la CAE gère ses entrepreneurs dans Ruche, mais sa comptabilité externe reste la comptabilité de référence : c'est là que l'expert-comptable passe la paie, les opérations diverses et les écritures de clôture. Les deux systèmes s'échangent donc leurs écritures, dans les deux sens, et chacune n'existe qu'une fois de chaque côté. Le rapport de parité vérifie à tout moment que les deux grands livres restent égaux.
Un journal, un seul système
Chaque journal comptable indique qui le tient après la bascule, dans son réglage Journal tenu par : Dokos ou la comptabilité externe. Le système qui tient un journal y passe les écritures ; l'autre les reçoit. C'est ce partage qui évite qu'une écriture soit comptabilisée deux fois.
Exemple — Coopérative Démo Les journaux des ventes, des achats, de la banque, des factures internes et des notes de frais sont tenus par Dokos : c'est dans Ruche que les entrepreneurs facturent, que les règlements sont rapprochés et que la contribution est comptabilisée. Les journaux de paie et d'opérations diverses restent tenus par la comptabilité externe.
Exporter les écritures de Dokos
Un export vers la comptabilité rassemble, jusqu'à la date choisie, les écritures des journaux tenus par Dokos et produit le fichier à importer dans la comptabilité externe, dans son format (Exact ou FEC). Le bouton Générer le fichier l'attache à l'export et enregistre la liste des pièces exportées.
- Chaque pièce n'est exportée qu'une fois : un nouvel export reprend là où le précédent s'est arrêté. Les écritures venues de la comptabilité externe n'en font jamais partie.
- Une pièce annulée après son export repart dans l'export suivant sous forme de contre-passation, datée de la fin de cet export.
- Les codes sont ceux de la comptabilité externe : numéros de compte, comptes auxiliaires des tiers et codes analytiques des enseignes. Le numéro de la pièce Dokos sert de numéro d'écriture et de pièce.
- Un export généré ne se modifie ni ne se supprime : il a peut-être déjà été importé de l'autre côté. Une erreur se corrige dans Dokos, et la correction part dans l'export suivant.
Importer les écritures de la comptabilité externe
L'étape Écritures de la comptabilité externe du projet de reprise importe l'export du grand livre de la comptabilité, avec le même mécanisme de simulation puis d'import que la reprise. Elle ne retient que les écritures des journaux tenus par la comptabilité externe :
- les écritures des journaux tenus par Dokos sont ignorées ;
- une écriture dont la pièce est une pièce Dokos est ignorée : c'est un export de Dokos qui revient ;
- les à-nouveaux sont ignorés, Dokos calculant lui-même les reports.
Une écriture modifiée dans la comptabilité depuis son premier import remplace l'ancienne : Dokos annule l'ancienne écriture, ou la contre-passe à la date du jour lorsqu'elle ne peut plus être annulée (par exemple quand sa TVA a déjà été déclarée). Une modification dans un exercice clôturé n'est jamais rejouée : elle est signalée, pour qu'une régularisation soit passée dans l'exercice ouvert.
Exemple — Coopérative Démo En février, l'expert-comptable corrige les charges à payer de l'exercice précédent, passe une charge oubliée au 31 décembre et comptabilise la paie de janvier. L'import des écritures externes crée la charge et la paie, et remplace l'écriture de charges à payer par sa version corrigée. La vente de janvier exportée par Dokos, présente dans le même fichier, est ignorée.
Clôture de l'exercice de la bascule
Le dernier exercice avant la bascule reste ouvert dans Dokos tant que la comptabilité externe ne l'a pas clôturé. Ses écritures tardives (charges à payer, provisions, corrections) arrivent par l'import des écritures externes. Lorsque la comptabilité a arrêté ses comptes, importez sa balance générale de fin d'exercice comme référence de parité : dès qu'elle est égale au grand livre de Dokos, le bouton Clôturer un exercice clôture l'exercice dans Dokos.
Contrôler la parité régulièrement
Une routine simple garde les deux grands livres égaux :
- générer l'export des écritures de Dokos et l'importer dans la comptabilité externe ;
- importer les écritures de la comptabilité externe dans Dokos ;
- importer la balance générale de la comptabilité comme référence de parité et vérifier qu'aucun écart ne subsiste.
Un écart signale une écriture passée d'un seul côté, ou un journal tenu par le mauvais système.